在德莫因的大膽舉動 - 彭博社

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湯姆·格拉夫在首席金融集團（PFG）贏得了他的角落辦公室。現在擔任負責投資者關係的高級副總裁，他在德莫因的保險公司工作了35年，從精算實習生的第一個職位開始，逐漸將層壓板換成了仿紅木，將隔間換成了辦公室。因此，當他得知去年進行徹底辦公室改造的消息時，他感到不安。“他們想要拿走我的窗户和門，”他説。今天，格拉夫在一個明亮的低牆隔間內撥打投資者的電話，這個隔間的大小僅為他舊辦公室的四分之一。令人驚訝的是，他喜歡他的新環境。

這次翻新是首席執行官巴里·格里斯韋爾於2004年12月發起的一項實驗，旨在重新思考辦公室設計如何影響創新。格里斯韋爾與Herman Miller（mlhr）和Steelcase（SCS）的設計師合作，為首席金融集團位於市中心的辦公樓羣中的四個運營單位重新配置新的工作空間。目標有四個：打破傳統的等級制度，改善協作；彌合嬰兒潮一代和二十多歲一代的不同工作風格；激勵員工的忠誠度；以及降低成本。

現在，最後一個小組在新辦公室工作超過六個月，格里斯韋爾的實驗得出了一些有用的結論。到目前為止，結果大多是積極的：節省成本是顯而易見的。協作正在上升。外部調查顯示員工滿意度更高。然而，許多員工，特別是年長員工，仍然抱怨缺乏隱私和需要更多的存儲空間。畢竟，空間是一種珍貴的商品。

在硅谷設計公司或紐約市廣告代理商等創新熱土中，設計實驗是預期中的事情。另一方面，Principal是一家沉睡的、已有127年曆史的金融服務公司，處理401(k)計劃並承保保險單。在其建築中，每天有9,525名愛荷華州人上班，這些建築主導着得梅因的天際線，他們大多數人在這裏度過了整個職業生涯。

‘他們會把我們堆起來嗎？’

一個多世紀以來，Principal一直是私有公司。這一情況在2001年發生了變化。像許多大型保險公司一樣，在1990年代末，這家由保單持有人擁有股份的互助保險公司上市。Griswell知道，增加每日股價將使管理層更加關注盈利能力，並讓Principal更容易進入資本市場。這是有效的。公司的利潤從2002年的1.42億美元躍升至2006年的超過10億美元。為了實現這一目標，必須進行重大的組織和文化變革。Griswell稱之為“未來工作空間”項目，是公司希望促進更具競爭文化的一種方式。“物理空間是你所做事情的窗口，”他説。

當Griswell應前Principal董事會成員的邀請加入設計師Herman Miller（MLHR）的董事會時，他的觀點得到了進一步的闡明。這位保險高管在Herman Miller位於密歇根州澤蘭的總部度過了一段時間，在那裏他見證了靈活、開放的設計如何促進非正式的交流。他審查了設計對生產力影響的研究。然後，首席執行官招募了四個主要運營單位的領導者來啓動試點項目。

首先是Principal Global Investors的交易員，他們是公司最有才華的員工之一。與華爾街公司的寬敞空間不同，Principal的交易大廳擁有獨立的辦公室和安靜的走廊，像一家古板的律師事務所。集團總裁詹姆斯·麥考漢希望讓交易員們互相交流，並且想要節省開支。因此，他與赫爾曼·米勒的設計師合作，將交易員從三層樓搬到兩層樓，按投資組合將開放式辦公區進行分組。

這聽起來是一個聰明的策略，但麥考漢沒有足夠地讓大多數員工參與設計決策。員工們低聲抱怨公司是在以他們的代價來節省開支。“人們在問，接下來會發生什麼？他們會把我們堆在一起嗎？”投資組合經理史蒂夫·拉爾森説。

隨着翻新工作的展開，Principal的高管和赫爾曼·米勒的代表通過建立新辦公室空間的原型，並邀請拉爾森和他的同事們前來查看並與設計師交談來做出回應。這幫助很大。足以説服拉爾森，儘管空間有所犧牲（他也失去了一個辦公室），但這次搬遷使他的部門顯得前瞻性。

帶輪子的傢俱

為了促進非正式的合作，赫爾曼·米勒將隔間牆的高度從通常的65英寸降低到54英寸。桌子以120度的角度切割，而不是90度，創造了更多可用的表面空間和提供更多隱私的角度。所有傢俱都有輪子，因此員工可以將桌子和椅子拉到陽光明媚的角落進行即興交談。交易員、分析師和行政團隊以圓形排列工作。每個小組的中心都有一張低會議桌。

交易者們擔心缺乏隱私。他們的許多工作都是機密的。因此，他們建造了四個辦公室大小的房間，供人們進行電話會議、打電話給醫生或只是閲讀。公司還通過天花板音響系統播放白噪音，即風扇的嗡嗡聲，以淹沒幹擾。越來越多的員工也依賴耳機來阻擋噪音。

最後的試點項目涉及由瑪麗·奧基夫領導的企業傳播部門。她從一開始就讓所有50名員工參與設計過程。但全面參與帶來了自身的問題。員工們表示，他們希望有更多的隱私和更多的存儲空間。但為了促進公司增加合作的目標，員工們需要降低他們的隔斷，去掉門，坐得更近。這一切導致了更少的隱私和存儲空間。

為了應對這些擔憂，赫爾曼·米勒的設計師們訪問了員工的工作空間，討論權衡，重點關注幫助部門協同工作的最佳環境。奧基夫提前展示了計劃，並解釋了她所做的選擇。“當人們看到這些計劃時，他們説，‘這更明亮、更輕鬆——還有一個咖啡吧。’”

這一變化是徹底的。每個人都曾在傳統的高側灰色隔間和辦公室的黑暗矩陣中工作。員工們被調動到兩排開放的隔間，面向一個通風的主走廊。隔間的牆壁降低到60英寸。這使得窗户能夠將自然光灑滿整個樓層。在樓層中間，兩個設計靈活的小會議室被兩個類似餐廳的座位和裝有閲讀材料的自助亭環繞。還有一個廚房，長吧枱周圍圍着凳子，非常適合隨意的午餐對話。

所有的工作場所大小相同，員工重新分配時的搬遷成本從750美元降低到250美元。由於隔間更小，Principal可以在更少的空間內容納更多的人。一位Herman Miller設計師觀察了50名員工，以幫助定製環境。員工被邀請從選項中選擇，包括小型儲物單元、PC屏幕設置、公告板，甚至是隔間牆的數量（四面或五面）。

由於通訊團隊比交易員更緊密地聚集在一起，隱私和噪音成為更大的問題，鬱金香形狀的柱子發出“粉紅噪音”（類似於另一間房間裏開着的電視的聲音）來屏蔽對話。這裏和那裏，人形網狀屏幕可以用作開放式隔間的門。

在試點項目完成幾個月後，Principal邀請了愛荷華州立大學的教授來評估實驗。他們對350名員工進行了調查，這些員工在翻新和未翻新的區域之間平均分配，發現試點參與者的士氣有所提升，留任率略有提高。翻新區域的員工報告稱，他們對同事的滿意度更高，職業控制感也更強。

工作人員尚未準備好給予強烈的支持。他們對隱私仍然有持續的擔憂，並對額外的儲物空間感到不安。但即使是曾經抱怨的交易員們也報告説，他們現在很高興能帶客户參觀。而Griswell已經開始將Principal的設計經驗應用到公司的其他部分。“我們現在有了未來工作場所應該是什麼樣子的模板，”他説。

作者：傑西·亨佩爾