北京人力社保局：將流動人口檔案遷入電子化新家
先將檔案封皮貼上帶有電腦可識別的條形碼，再按嚴格的先後順序將檔案內的材料整理，最後用上平板掃描儀或高速掃描儀，將檔案內容一一轉化成影像材料……這是紙質檔案數字化後工作人員的例行工作。今年北京人力社保局改變低效、繁瑣的紙質化管理，藉助浪潮電子檔案解決方案為東城區和西城區檔案構建電子化“新家”，將查檔、電子婚育證明等業務辦理時間從十幾分鍾縮短到2-3分鐘，甚至幾秒鐘，提升為羣眾服務的效率。
又慢又佔地兒，紙質檔案的“窘境”
北京統計局數據顯示，2013年年底在京流動人口達到758萬，已經成為北京新增人口最主要的來源，與人口快速增長相伴而來的是檔案管理的困難加劇。
“我們擁有大量紙質的歷史數據，保存的時候需要做到防潮、防水處理，還需要佔用大量的檔案庫房。2014年市人力社保局的財政預算表中，僅下屬的勞服管理中心這一個部門開列的檔案庫房租賃費就是55萬元。另外對於紙質檔案業務的辦理，羣眾體驗也不好，去開個證明，通常都要等很久，好不容易等到檔案被從檔案庫中提取出來，還得一頁一頁翻。”
北京市人力資源和社會保障局（以下簡稱北京人力社保局）負責人説，“要想提高效率，必須實現全面的電子化處理。另外，我國將在2015年全面推開電子婚育證明等業務，北京是首批實現的城市，這也是我們檔案電子化處理的一個重要動力。”
浪潮電子檔案方案為北京流動人口檔案安“新家”
但是流動人口的檔案電子化並非易事。
首先，檔案電子化對存儲設備的容量提出了高要求。歷史的紙質數據是掃描成圖片後進行存儲的，如果每張紙的掃描圖片按照2MB空間計算的話，每100萬流動人口的存儲空間是2TB。而一份檔案包含數張至數十張不等，按一份10張計算，需要能支持20T以上的容量，加上做RAID的需求，就需要存儲系統提供40T以上的空間。
其次，快速增長的數據對系統的擴展性要求很高。根據北京市統計局數據顯示，從2004年到2013年的10年間本市常住人口增加了622.1萬人，其中常住外來人口增加472.9萬人。如果按照數據平均計算，本市常住人口每天增加1704人，常住外來人口每天增加1296人。也就是説，每年新增的檔案數據有近50萬份，每年新增及備份的存儲空間需要20TB。
再者，檔案要求永久保存，存儲的可靠性必須保證。根據《中華人民共和國檔案法》和《機關文件歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》的要求，流動人口檔案需要永久保存。不同於短期保存為十五年以下，也不同於長期保存的十六年至五十年左右，永久保存的要求需要存儲介質更為可靠。
電子檔案方案，打造流動人口檔案“新家”
“電子檔案建設是我們的重點工作，我們希望選擇有較多項目經驗的存儲廠商，同時，解決方案要有較好的性價比，經過系統評估，浪潮提出的以AS500E和TL1000為核心的電子檔案解決方案獲得認可”，北京社保局負責人表示。
浪潮AS500E儲存了大量北京市流動人口電子檔案數據
選擇浪潮AS500E系列作為主要的存儲設備是因為其一貫表現良好以及滿足大容量和高擴展性需求。具體説來，AS500E採用3U16盤位，容量64TB；算上擴展櫃，最大支持64塊盤，最大容量可達到256TB，並且支持LUN在線擴容、在線動態RAID組擴展和動態邏輯卷擴展。當新的存儲設備聯入SAN後，經過容量和區域的劃分，就可以被聯入SAN中的主機有效識別使用，很好的滿足了電子檔案快速增長對擴展性的要求。
浪潮AS500E的可靠性來自於無單點故障的設計理念，在關鍵組件比如控制器、電源模塊、散熱裝置等都採用冗餘配置，而且支持控制器、風扇、電源及硬盤的熱插拔。此外，雙控制器的多個工作模式可以無縫切換，保證了系統的穩定運行。為流動人口的檔案管理打下堅實的基礎。
浪潮TL1000物理磁帶庫備份大量檔案數據
TL1000物理磁帶庫作為備份都是這個解決方案的一大亮點，物理磁帶庫具有技術成熟、存儲容量大、成本低，作為備份設備使用比較合適。TL1000物理磁帶庫可以採用LTO5和LTO6兩張驅動器，如果是LTO5 的驅動器，壓縮以後的容量為72T，如果是LTO6的驅動器，能夠提供最大壓縮容量為150T，成本比其他存儲方式要低很多。在保存時間上，TL1000物理磁帶庫的數據保質期達到30年，符合了北京市人力資源和社會保障局對數據歸檔的要求。
業務辦理縮短到3分鐘以內
提到檔案電子化的好處，北京人力社保局負責人表示，一是優化了辦事程序；二是提高了檔案的安全性。據其介紹，以往單位查檔或個人開證明，要先從檔案庫裏調出檔案，再打開檔案一頁一頁翻看，辦理時間一般在10分鐘以上，麻煩的甚至半個小時，窗口經常排出長隊來；現在，只需在電腦中輸入身份證號或檔案編號，檔案相關材料便在電腦中顯示出來，兩三分鐘之內搞定，快的幾秒鐘，複雜的也就五分鐘。
另外，從環保角度來看，如果按照平均增速50萬份檔案來計算，用紙質存儲方式，需要接近350棵20年樹齡的大樹。而現在採用電子檔案，每年就可以在檔案上少砍350棵樹。
北京人力社保局負責人説：“選擇浪潮AS500E存儲及TL1000磁帶庫組成的電子檔案解決方案比較成功，在東城區和西城區的先期建設中，我們已經投入使用，目前運行穩定。在其他城區將逐步推廣，幫助我們構建出一個完整的流動人口檔案電子化管理新模式。”