【壹周讀書】效率達人:讓時間更值錢_風聞
西竹先生-长安一片月,万户捣衣声2018-07-20 09:12
亮點摘錄
1. 提升個人收益的一個有效方法,就是提升效率。
2. 真正高效率的人,能夠生產極具價值的成果,同時也有充分的閒暇享受生活。
3. “幸福”沒有了,我們還有什麼好忙的呢?
4. 每個人每天都擁有且擁有24個小時。
5. 做正確的事而不僅僅是正確的事。
6. 停下是為了跑得更快。停下的時間,是你思考、學習、總結、創新的好機會。
7. 忙併非成功的充分必要條件,忙本身並沒有價值。
8. 懶不是傻懶,如果你想少幹,就要想出懶的方法,要懶出風格,懶出境界。像我這樣從小就懶,連長肉都懶得長,這就是境界。
9. 真正的“勤奮”並不等於玩命幹活,而要對自己有清醒的認識和正確的評價,設定科學的目標,付諸持之以恆的行動。
10. 以出世的態度做入世的事情。
11. 新聞不是為記者服務的,也不是為創造英雄而服務的,需要你服務的,是普通的社會百姓。
12. 差距感對職場中人,如同一把雙刃劍:用好,風生水起;用錯,英雄氣短。
13. 找到我們的差距,記好我們的目標。
14. 目前的工作效率看似很高,並不代表永遠如此。
15. 如果説工作中存在底線,那麼“絕不更改期限”應該是其中的一項。
16. 運動員跑完了馬拉松,叫結果;但取得了良好的名次,這才叫成果。
17. 40%的會議時間都不能帶來任何產出。
18. 在必要的情況下,不強求做到“完美”,而是追求效率,及時轉換工作時間的價值。

第一章 綜述
工作:設定目標並開展具體行動,最終取得成果的過程。
成果:有價值的結果。 必須與目標完全一致;是切實解決問題的結果;沒有超過時間限制;沒有超過成本預算。
目標到成果的實現有兩個方面:一是主導者組織人力、物力、財力展開行動;一是克服前進路途中的障礙和困難。
效率:成果和時間之比。效率與成果成正比,與時間成反比。
幾個基本原則是:
1.設定正確的目標》選擇合適的工具和路徑(正確的路徑是高效率的保障。提高效率的主要方法在於提升執行力。而執行力的關鍵在於 有效+持續 )
2.在自身崗位上的專注。
(小編按:對於設定正確目標這個其實是有一點飄渺的,雖然説的對。因為我們很多時候根本不可能知道自己做的事情是做的還是錯的。另外一種思維的進路就是“你不能知道你做的事情是對是錯,你能做的只能是在你正確的時候把效果做的最好”這種思維的進路和這一種進路同樣面臨不可知的困境。在很多時候,我們在制定目標時,很多問題是無法預料到,我們壓根就不會想到這會是個問題。再者,很多問題是我們難以解決甚至無法解決的。我們進行某項決定的時候,根本難以判斷是對是錯,更無法預料可能產生的後果。即使很多可以量化的決策,也往往受不確定暗流的影響,數字和概率在某些時候並不適用。而且一個很根本的問題,所有的理性判斷和理性分析,最終都要回歸到感性決策上來。即“做什麼”“為什麼要做”“怎麼做”最終都會回到“做不做”這個問題上來。即使有理性的推理和判斷,到最後一刻的拍板,依然有感性的成分。數據和概率似乎在此刻並沒有用。正確的決策源於正確的信息,而正確的信息卻並不對決策負責。即便在大數據時代的今天,或許信息-數據-大數據-信息的趨向可以產出更全面、有層次、準確的描述、解釋和預測,但它依然做不到“控制”。所以即使量化分析正確率是99.99%的事件,依然不能證明這個決策是正確的。因此談論效率時,所謂正確的目標應該是最與工作成果一致的結果,本身的正確性應該並不成立。除開效率之外,在很多時候,“試錯”和專注同樣有價值和效率。)
3.高效思維(不以完成任務為目標,以創造更多的成果和價值)帶來高附加值(成果的受益範圍),因此,在有限的時間內,專注於做最有價值的事情,並通過購買服務和產品來滿足自身的其它需求,或將自身任務授權或者委託他人來進行,是提高效率的一個基本原則。
4.在工作中,為了保持效率,要適當地“停下來”。要麼為了更重要的事,要麼是為了總結和思考。
第二章 關於效率的誤讀
“你認為在下列四個因素中,提高哪一項能夠直接地影響效率”
A. 速度 B.方法 C.知識和能力 D,目標
很多人都會選擇A
作者提出了他眼中關於效率的誤讀。
1. 高效率 ≠ 高速度
速度與效率的正比關係存在的前提應該是
1提高關鍵環節的速度
2把速度保持在安全範圍內。
3必要時犧牲速度。
2. 高效率 ≠ 不留白。高效率不是時間滿打滿算,需要部分的預留時間。
3. 高效率 ≠ 解決所有問題
問題需要我們的分類,找現象之後的原因:人事(內外、上下、合作者與競爭者)、資金(收支、預算、現金流)、硬件(工作和質量)以及軟件(工作方法、目標設定、過程管理、溝通等等)
4. 高效率 ≠ 忙碌 不瞎忙
5. 高效率≠ 玩命幹
作者提到:放鬆表面上的忙碌,先進行有效的思考和判斷,明確努力的方向,在工作最初階段,儘量遇見問題。
第三章 高效率與高目標
1. 麻醉(的生活狀態):不再重視工作長遠的意義,不再為自己設計目標,不再批判自己。作者提到了台灣大眾銀行電視廣告-夢騎士篇-TC Bank Dream Ranger
2. (常規生活的)突圍:不是通過跳槽來解決人生效率不高的問題,而是專心致志打破自我設限和束縛,改變長期在一個固定工作崗位上形成的心理懈怠,不斷創造新的目標。
羅列人生所有的夢想>選擇對社會有價值有意義的夢想>選擇與自己興趣相符合的夢想>選擇自己擅長的目標。
3. 尋找工作的意義(意義只有滿足更多人的需要時才充分成立。)
4. 高目標>差距感
差距感不是自卑,也不是嫉妒,而應當是一種健康的模仿、學習和競爭的動力。
5. 瓶頸突破:效率的提高,哪怕具備了99%的條件,也會因為1%的缺失而消弭。
發現>針對性地解決瓶頸
即技術性的瓶頸:依靠練習和熟練。
認識性的瓶頸:依靠接觸、閲讀和調整。
資源性的瓶頸:依靠拓展和增長。
6. 目標的設立必須正確。
一個正確目標的設立,應該滿足
1具體
2可衡量/可量化
3有挑戰但是可實現
4積極(儘量少出現負面的詞彙,如“不再”“不能”“沒有”“絕不”等。PS:Yvonne Oswald的《每句話都有力量》就專門在修正這個溝通方面的問題)
5平衡。(家庭與交際、事業與成就、健康、人生的意義和價值。)
設定目標
1. 確定想要什麼:要什麼、做什麼、以及其次序。並用書面形式寫下來。
2. 假定已經具備了所有的資源,忽略任何限制條件,列出所有的路徑,根據現有條件,權衡找出距離最短、障礙最少的途徑。
3. 設立最後期限。
4. 列出行動事項。
5. 標註優先等級。
PS:作者此處提到了TC項目——目標管理(Target Control):從流程梳理、組織架構建設、崗位職責規範化、管控機制建立等方面建立以目標為導向的管理控制/高效運營體系。(項目啓動-問題分析-策略制定-輔助實施-項目總結)
第四章 高效率來源於好方案
1. 目標分解:有效分解+“每日清算”。作者認為一次性完成一個大的目標失敗率很高,源於細節部分的工作常常反覆地拖延,人為錯誤發生的概率近乎100%。作者提出的目標分解法就是“樹杈”分解法。
2. 設置具體步驟的期限,期限的細分和對於期限絕對服從。
3. 做好“關鍵點”(為目標尋找階段性成果的標誌)
4. 障礙設想
在制定方案時,提前判斷障礙的 出現可能、形成原因、表現形式、出現環境和造成後果。
障礙可能來源於環境壓力、客户質疑、產品缺陷、協調困難和資源短缺。
內部困難:能力缺失、行為習慣、思維方式,已經以往的經驗是否會成為動力,還是新的困難。
外部困難:可供調配的人力物力財力有哪些不足,國家政策規定是否允許。
5. 設定補救計劃。
補救方案應該具有的特點為
1與原方案角度截然不同。
2在全面預測障礙的基礎上作為原方案的補充或者取代。
3替補計劃中的閃光點可以改善A。
4識別主要的困難/問題。
5確定自己需要的知識和技能。
6確定哪些人或者組織可以提供幫助。
第五章 專注成果
1. 結果 ≠ 成果
2. 長遠立場:不能僅僅為提高個人效率,犧牲其它部門、團隊和同事的利益。
3. 持續行動:
1從小事中嚐到甜頭
2用“可持續發展”的思想來認識堅持不懈,要相信科學
3將堅持的行動變為一種生活習慣。
4藉助專業器材。
4. 抵制“出軌”:反思步驟,圍繞目標重點不跑題。
5. 隨時檢查、反思:從成果出發,倒退成果實現所需要的條件、資源、策略和方法。
6. 承擔責任,出岔子儘快補救。
第六章 拓展能力
1. 發現和培養自己的核心技能,
力行地發現自己的特點>將特點特長融入工作>注重展示,發揮“特技”
2. “內功”培養:長期學習+虛心求教
3. 保護自己的能力(核心競爭力):不被心態損害能力,別被看法限制能力。
4. 能力購買:購買服務
能夠“購買”的服務或者能力的前提是
4.1誰能否代替我做
4.2誰做的比我好
4.3這件事能否被取消,會有什麼後果
4.4分析自己的缺失,考察合作的夥伴
5. 藉助他人的能力:向上借力和平行借力。
第七章 做好大事情
1. 四象限的原則,同時注意第三象限的擴大會使第一象限的事件減少
2. “二八法則”:在工作結束時統計每件事花費事件和產出價值,計算比例。數據的最小週期為一週。
3. 瞭解老闆:不是奴顏婢膝,而是通過思路跟隨尋找工作中的重點
出身背景——重視工作中的哪一個環節
教育背景——重技術 OR 重經驗
性格特點——交高效率的交流方式
情緒狀況——有效的交流時間、地點
4. 選擇最有價值的崗位:證明自己適合+別輕易離開適合的崗位
5. 關注未來變化
1個人發展方向:學歷、知識、能力、崗位、他人評價
2企業和行業變化——樹立正確的心態和尋找正確的切入點
3找到與他人的契合點。
第八章 勇敢拒絕
1. 處理雜事。
1培養判斷雜事的眼光,可以藉助觀察標兵和頭頭輔助實現。
2形成拒絕雜事的能力
3迅速解決雜事的手腕
4勇敢説不
2. 及時清空、關注任務中轉站(完成度在1%-99%的任務)
2.1 定時檢查任務中轉、定期仔細記錄、分析備忘錄,確定任務真正走向
2.2 給“任務垃圾”分類:“可回收”以及“不可回收”
2.3 用方法/外援解決可回收任務垃圾
3. 保護專屬時間:“擋”同事;“引”領導
4. 控制電話交流
電話前:仔細思考電話交流是否必要、有哪些內容
電話時:引導話題,保持話題,減少閒聊和瞎扯
在必要時結束通話,且注意“我一會打給你”的説法,如果不能在稍後立刻回撥,諾不輕許。
5. 清談無益。
不主動引發無關話題+表現出對話題的迴避+及時表露態度,事後解釋説明。
6. 處理無效會議。
確定召開會議有無必要>制定會議議程並且發送(結構分明、重點突出、時間預算)>按時開始,準時結束>作好記錄,並且在24小時之內傳閲
第九章 壞習慣的克服
1. 不要過度追求完美。
1動態看工作任務進度
從目標、價值來評價,立足整體工作環境。有的任務需要完美完成,有的任務需要追求效率。
2少制定不切實際的計劃。
3注重接受、分析和照顧評價者感受
2. 別泄氣:消滅不良情緒+激活自身能力+儘快和主動分析失敗
3. 零碎時間的利用
1將小任務留給零碎時間
2注重部分零碎時間的規律性,進行習慣性安排
4. 給自己適當的壓力
樹立人生的目標,找到超越的目標對象,設置預留緩衝時間等等
5. 克服拖延
寫在紙上>準備好所有的資料和工具>從小事做起>完成最害怕的任務>思考後果>預留緩衝時間(下定決心專心工作的15分鐘,不擔心其它事情)>保持快節奏>承諾必定實現>請他人監督>
6. 克服自卑
讚美自己,用善意的眼光讚賞他人
第十章 效率工具
1. 用好便利貼
便利貼要充足,用不同的便利貼標註不同等級/次序的事件,及時更新便利貼和不要濫用
可以用便利貼記錄:工作時間,地點,內容,注意點以及完成記錄。
2. 辦公工具箱:並且巧用收納袋,給抽屜編號
3. 固定化資料的運用
保留“通用”材料+收集可借鑑材料+電子和書面版的備份
4. 標準化的好處
制定個人工作制度,每日日程規律化
5. 整理辦公環境:適當綠化+不要保留太多無用的東西
6. 控制網絡運用
6.1 上網定時 :午飯後的半小時 或 工作結束前的十分鐘
6.2 合理利用網絡資源
6.3 學會關上電腦。
參考書目: 《效率達人》 周文斌 浙江大學出版社 2012年6月第1版
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