如何舉辦一場成功的發佈會？_風聞
公关之家-公关之家——中国公关行业门户网站2019-06-28 15:56
文丨公關之家 作者：李姍
引言：一場成功的發佈會，足以讓大眾認識、喜歡上品牌和產品。
在有限的時間當中向大眾展示企業風采，傳達發佈主題與內容，需要有序、有創意地進行發佈會的策劃與執行。要舉辦一場成功的發佈會，必須要在各個環節上做出彩，做到井井有條一絲不苟，讓發佈會充滿魅力與靈魂。
化整為零，分清主次
將發佈會的每一步都做到極致，需要弄清一場正式、完整的發佈會都具有哪些具體的組成部分與環節，分清其中的主次部分，並將其分割成一個個小任務，化整為零，高效突破。
我們將一個完整的發佈會分為主體和輔助部分，在主體的範圍內又分為前期與後期任務。
首先，主體部分的內容包括：發佈會主題、目的、創意、時間、場地、預算等重要內容，這些必須計劃清楚，形成一個有序的體系和方案；而輔助部分，則是發佈會相關的設備、後勤，以及吃用住行等方面的配套設施。
發佈會的主體部分是重中之重
在主體部分中包括前期與後期兩大板塊，前期包括主題、創意、目的、場地、人員、預算等詳細方案的制定，而後期則包括具體的執行、工作人員分工與安排、嘉賓和媒體的邀請等。
一、前期的策劃與準備工作
所謂“凡事預則立，不預則廢”，有方案有計劃，胸有成竹，才能夠保證發佈會有序地組織和執行，所以策劃和方案是整個發佈會的首要前提。
主題：要舉辦一個發佈會，首先要有一個主題。成功的發佈會並不是説有多麼高端、多麼奇特，而是要緊緊圍繞着主題來展開，鮮明地突出這個主題，讓大眾接收到。發佈會主題的擬定需要根據品牌的特質與屬性，要藴含品牌自身的內涵。像很多知名的奢侈品牌，其主題必然與時尚、高端等元素掛鈎，以更好地體現出品牌的氣質與風格，同時也注重場景氛圍的設計以及時尚明星的參與。
一個發佈會需要在大眾心中留下記憶點，就必須要有凝聚品牌個性的核心亮點，這個核心就是主題，在此期間，發佈會的所有事宜都需要圍繞着這個核心來進行。
目的：企業舉辦發佈會必然要有一個預期的目標，所以明確發佈會的目的也是非常重要的。比如一般的新品發佈會主要目的是對新的產品進行宣發，並藉此與廣大消費者及重要客户構建緊密的聯繫，以促進新品的發售，而新聞發佈會則是建立、提升或者矯正公共關係，維護品牌形象。企業舉辦發佈會，要有確切的目的和方向，既要符合當下的發展需求，同時也需要了解市場和針對對象的特點，在發佈會結束後也可以據此來對活動進行評估。
創意：創意是一場發佈會的靈魂，如何讓發佈會不變成枯燥乏味的大會，就需要用創意來讓發佈會更加充滿靈性。會場的選擇與佈置、燈光音響設備的效果、舞台美術、表演內容等發佈會上各個環節的具體內容，都需要創意。做到杜絕雷同，運用一些新元素或者流行元素，體現出時代性與主題個性，會讓發佈會充滿更多亮點。
時間：在開發佈會這件事上，時間的選定一般都有個約定俗成的共識，即使是緊急的危機公關發佈會，也需要選擇一個合適、具體的時間。如新品發佈會一般可選在上午十點或者下午三點，時長在2個小時之內為佳，而新聞發佈會一般可以遵循新聞節目開始或者刊物發行的時間來擬定。總之，要在人們能夠產生關注的時間內舉辦，而通常避免飯點或者休息時間。
場地：場地的選擇多種多種，可以根據發佈會的規模、檔次來選擇合適的場所，既可以選擇室內，也可以選擇室外。當然，從企業的形象與目的出發，如果要體現出重要性，可以選擇高檔的酒店會所；如果要體現出學術性，可以選擇專業、權威的學術機構。為了方便來賓的到訪，發佈會的場地還需考慮到周邊的交通及住宿等條件。此外，場所的選擇還應考慮到發佈會佈置、內容的需求，如背景板、顯示屏、舞台等設施的空間範圍。
預算：發佈會設想得再宏大再精彩，也要在預算的範圍之內，否則就只能是空中樓閣。對於每一項支出，都必須要儘量精確地算出，儘可能地將預算花明白。同時，在預算一定的情況下，須要明白“好鋼用在刀刃上”，將預算中的大頭用在最為關鍵、最不能省的地方，讓資源得到充分的利用，把錢花得值當。在此前提下，若要超過預算，可以在其他方面進行一定的調整與縮減，在場地、表演明星、配套設施等方面的花費，可以儘可能地去追求高性價比。總之，一定要在預算的範圍之內考慮發佈會的創意和其他需求。
二、後期的具體操作與執行工作
有了確定的方案，執行起來就相對更為簡單，為了確保實際執行上的萬無一失，可以先進行一定的彩排與演練。
彩排與預備方案：如果時間充裕，內容較為複雜，可以在正式的發佈會之前進行可操作的排練，將所有的流程走一遍，主持人、發言人的台詞與狀態可以提前適應，表演內容與環節也可以事前準備與演練，等等，以確保正式開始後更加流暢與完美。同時，為了應對正式開始後可能出現的一些突發事件，需要事前準備一些備用方案，如實際時長的把控，嘉賓的需求等。
工作人員：工作人員的安排和分工需要在前期的策劃中做好，在後期的執行中要分配清楚各自的任務，做好本職工作，包括公司內部工作人員以及外請過來的活動人員。內部執勤、引導、幕後、接待等人員明確分工與位置，外部的公關、活動公司需要事先協調好並保持及時溝通，表演者、主持人、禮儀、化妝師等專業人員也需要事前進行溝通和排演，在正式的發佈會上恪盡職守。總之，策劃和統籌人員在現場必須認真執行、監督好各部門的行動。
嘉賓和媒體的邀請：發佈會還需要邀請業界的權威人士、知名人物及重要顧客等人員到場作為嘉賓，同時需要邀請一些媒體前來作為面向公眾的媒介。具體的與會嘉賓和媒體人員在策劃工作中通過交流討論後得出一份名單，嘉賓人員可以根據會場和規模來確定，而媒體可以邀請一些權威的、知名度高的，對於一些主動前來播報的媒體記者也要表示歡迎。
以上就是發佈會主體範圍內的大致內容了，前期的各項策劃工作可以説是一個藍圖，起着重要的統率和指導作用，後期的執行更是決定發佈會實際效果的重點。
做好後勤與輔助部分能夠為發佈會錦上添花
除了重要的主體部分外，舉辦發佈會還要考慮到後勤與輔助的部分，即時間表、配套設施、吃住行等。
時間表：各項活動和環節在主體部分前期的策劃中就會安排好，包括每個環節的大致時長與總時長，這些事項和時間安排都需要進行有條理、一目瞭然的彙總和排布，做成一張精確的時間表，在活動開始前分發到發言人、工作人員的手中，同時製作一張具體的節目表和安排表分發給嘉賓，以便工作的順利進行及人員間的相互配合。
配套設施：一定要確保會場內各種設備的齊全、安全與可用性，舞台電源、投影儀、顯示屏、音響設備、麥克風、桌椅等各類配套設施是否齊全，是否能夠穩定、有效地發揮效用。同時，場地的租用、舞台的搭建、會場的佈置都需要提前協商好、準備好。
吃住行：有些嘉賓或許是遠道而來，很多人員也需要趕往會場，所以交通是不能忽視的一點，確定好合適的交通路線和工具，藉助當下的即時通訊工具與嘉賓和工作人員保持溝通和聯繫，安排好交通工具和帶領人員。同樣的，在酒店住宿的安排上也需要及時溝通、引導，並保證較好的住宿條件。至於餐飲，很多發佈會上會提供茶歇，而時間較長的還有午宴或者晚宴，這些都需要進行提前的安排和預定，根據規模和檔次、與會人員的人數、食物類型等作出合適的選擇。
總之，以上輔助措施也是發佈會中不可缺失與大意的重要環節，它能夠影響參與者在發佈會期間對於品牌的整體印象，周到、優越的後勤和接待，能夠為發佈會錦上添花，帶來更好的效果。
一場成功的發佈會不僅能夠鮮明地體現出主題和品牌的優勢，同時在整體的觀感上也令人舒適和投入。突出亮點，做好細節，從容有序，同時做到個性化與人性化的結合，是成功舉辦一場發佈會的重要法門。