淺析會議活動策劃中的那些類型、流程和要點_風聞

本文來源丨公關之家，作者丨404號房客

會議的種類有很多，比如年會、表彰會、座談會、報告會、聯誼會、交流會、研討會等，不同的會議有着不同的目的和側重點，也需要針對性的開展方案策劃，今天我們就挑最常見的三種會議展開講，如何進行會議策劃？有哪些流程和要點？

一、企業年會

每到年末，各個企業都會召開年終總結大會，對公司過去一年所取得的成績進行回顧，對存在的問題進行梳理，對公司的未來進行展望。年會本質上是企業內部的自我剖析會議，具備一定私密性和封閉性，但由於年會自帶的話題屬性，導致年會的“公關”效果逐漸開始形成，哪家企業年會辦的好，哪家企業請到了明星前來表演，哪家企業在年會上給員工發了xx大獎等等，都會在行業內外以談資的形式進行傳播，都在對企業的形象輸出形成影響。

年會由於晚宴的存在，一般將時間安排在下午或者晚上，地點選擇酒店宴會大廳，可以聘請專業的主持人，也可以選擇能力優秀的企業內部人員，年會節目也是如此，可以每個部門出1-2個節目，也可以邀請表演嘉賓。在準備階段，要做好物料的採購，包括抽獎禮品、遊戲道具、席位卡、裝飾物、抽獎箱、條幅、證書、鮮花等。除此之外，要安排好相關人員做好現場的拍攝和錄影，方便素材記錄和宣傳。然後活動時間要提前通知到各個部門，要求準時出席。

流程安排上，一般是先由主持人開場，宣佈年終總結大會正式開始，然後各部門及項目負責人上台進行年度述職報告，總結各個部門的成績和項目進度，然後由總經理出席發言，對企業的年度表現進行總結歸納，並提出新一年的目標和計劃，接下來由主持人宣佈領導上台為優秀員工頒獎，並頒發榮譽證書和獎金以及合影留念，然後邀請優秀員工代表發表獲獎感言。

接下來，年會表演環節正式開始，各組節目依次上台進行匯演，由主持人進行串詞介紹，並煽動台下氣氛，最終對節目表演進行投票，然後票數排名靠前的節目上台領取獎品，表演環節的同時，還可以穿插一些團隊遊戲，邀請員工上台進行分組的遊戲比賽，比如搶凳子、筷子運氣球等，帶動現場氣氛。最後，在董事長的總結髮言後，晚宴環節正式開始，大家共同舉杯，祝願企業新的一年更加輝煌。席間，部門領導及員工互相敬酒，促進感情。最終，晚宴結束，主持人邀請全體員工上台合影留念，年會正式結束。

一般來説，年會的議程安排相對固定，能讓人產生話題並傳播的主要是抽獎、頒獎、晚會表演環節，畢竟，大家都羨慕那些對員工大氣的企業，在員工福利上不遺餘力的公司自然會在行業內成為大家談論的對象，而年會則是一個極好的自我展示的平台。但除了對外公關上，年會更多的側重於對內公關，所以，在預算有限的情況下，辦好一場年會有哪些要點呢？

第一，要調動各個部門的數據、案例來進行總結，少用形容詞，多用“數次”和“動詞”，這樣才是一個“務實”的年會，所以年會要有總結和排名，同時考慮到市場大環境、競爭對手等外部因素，讓內部員工能發現自己的成果和不足。第二，年會永遠都是獎勵和更正並重，不僅要發現問題、改正問題，更要對優秀的部門和個人給予足夠的肯定，才能充分調動員工積極性，並鞏固對企業的歸屬感。第三，總結和展望並重。一般來説年會內容是總結部分和展望部分三七開的比例，要看到新的市場變化，並鼓勵員工不斷提升能力，在新的一年大展宏圖。

二、行業交流論壇

為了塑造行業影響力，有些企業或者平台會牽頭舉辦行業論壇，邀請眾多業內知名人士，大家共聚一堂，分析行業形勢，預判行業走勢和熱點，形成觀點碰撞，鞏固共同認知，促進行業交流，而主辦方也在論壇活動的舉辦中逐步樹立行業話語權和權威。

一場成功的行業交流論壇，必定具備有時代感、針對性、現實意義的主題，圍繞着核心主題開展有價值的探討。成功的行業論壇，能為人們提供思維路徑，提出有創造性的精彩觀點，所以論壇邀請的嘉賓就很重要，要找到那些在行業內積澱已久的大咖、專家、學者等，具備一定的行業名氣和權威，能夠輸出有見解有深度的言論。而主持人最好也是業內人士，要有廣博的知識面，要能鎮得住場，能夠與現場形成共鳴和互動，並善於引導話題。除了嘉賓外，可以適當邀請部分媒體前來記錄，併發布相關報道進行宣傳造勢。

活動準備階段，要採購好會場佈置的物料，要做好論壇場地的篩選，對活動參與人數要有一個預判，選擇合適的場地，擺放相應的物料，並安排圓桌、主席台、橫幅、音響、LED投影、講台、座位等，要不斷調整確保現場有一個好的視覺效果，方便圖片、視頻等現場記錄和宣傳。

要發放相應的邀請函，邀請函要簡潔明瞭，言辭誠懇，包含時間、地點、規格、主題、嘉賓、邀約詞即可。邀請函務必提前發放，並溝通到位，給對方預留足夠時間準備論壇發言稿，值得一提的是，有些主辦方會要求嘉賓將發言稿提前發過來進行審核，避免敏感話題、跑題和打軟廣。

在議程設置上，除了嘉賓對不同話題展開發言外，還可以設置辯論話題，製造一些衝突感和參與感。而論壇的整體流程也相對簡單，簽到、開幕、主題演講、專題研討、集體留影、閉幕、晚宴（可有可無）。在論壇中，要做好會議記錄，包括文字、語音、圖片、視頻等形式。

三、內部座談會

一般來説，公司內部的座談會往往有着更為直接的主題，比如企業文化建設、項目創意、重要決策的探討等，而會議整體流程也不算複雜，所以策劃起來會相對簡單。其重點還是在於一個參與感，去引導大家的發言去回應大家的想法，要以真誠的態度去面對去組織，然後保證落實，而不是做些表面功夫，這種形式的座談會才是一個良性的循環。

首先要確定好時間、地點、參會人員、目的、主持人、負責人等因素，地點可以考慮公司會議室可以考慮酒店等場所，也可以考慮穿插在公司團建中的形式。策劃方案中預算和時間安排都要做好。預算大致要包括往返交通費、娛樂休閒活動、場地費、餐費和其他費用。時間安排上，要合理和鬆弛有度，從集合、出發、小遊戲、座談會、用餐、休閒活動、返程等，各個環節的時間要把控好。

會議主題和目的，可以是對公司日常管理工作出現的問題進行交流，改善公司運營效率；或者讓團隊明確公司的戰略目標和計劃，在這個基礎上做好個人和部門的具體規劃；也可以去強調員工的主人翁意識，發揮主觀能動性，為公司創造更多的效益提供有創意的思路，總之，其目的一定是圍繞公司的發展和員工進步所展開的。

會議流程的話，一般是由主持人做開場白，闡明此次開會的目的和安排，然後由負責人發言，接下來由主持人拋出相應話題，並有請各個成員開展討論並發表感想，記錄人員以文字、音頻形式記錄好大家的想法，攝影人員以照片、視頻對此次會議做好記錄，若干話題結束後，主持人對此次座談會的主題和觀點做好歸納總結，大家拍照留念後，宣佈座談會結束。

注意事項上，有幾點要強調。第一是，各個參與座談會的成員一定要守時，要服從指揮，不要掉隊，否則會給團隊帶來很多不便。第二，座談會路程中要保管自己的私人物品，注重自身安全。第三，對於臨時的突發狀況產生的變動要通知到位，具體到每一個人。第三，對外出行的座談會中各個成員要注重公司的整體形象，保持良好的着裝和舉止，營造良好的團隊氛圍和企業形象。