復工復產後，風口上的協同辦公怎麼樣了？_風聞
深响-深响官方账号-全球视野，价值视角。2020-04-17 13:03
隨着疫情緩和，協同辦公工具的討論熱度也在下降，但輿論熱度並不等於產品在實際應用中的熱度。協同辦公工具有效助力了企業項目和疫情防控，其既是重要的辦公工具，也在重塑已有的工作方式。數字經濟已成主流，年輕的數字工作者是未來職場主力，企業需要通過數字化轉型營造高效的企業文化，移動辦公將成為常態。
©深響原創 · 作者｜鴻鍵
在疫情逐漸緩和的日子裏，是時候重新看看協同辦公的未來了。
兩個多月前，因為疫情無法返工的情形還歷歷在目：假期過後，分散在各地的上班族穿着睡衣，在家開始了遠程辦公，巨大的流量湧向協同辦公工具，導致釘釘、企業微信在開工第一天出現了不同程度的不穩定。根據釘釘提供的數據，2月3日，有近兩億人開啓在家辦公模式。
隨着遠程辦公成為主流，協同辦公工具也呈現出爆發式增長：飛書以免費開放的姿態進入高速增長的市場中，釘釘、企業微信衝上App Store前三。
除了新“BAT“，華為也在加碼企業協同辦公賽道。3月初，任正非在與WeLink團隊座談中曾提出：WeLink要成為中國最大的企業業務辦公平台。
不過，隨着疫情防控取得成效，企業陸續復工復產，在家辦公不再是主流。在這個時間節點上，關於協同辦公的討論熱度也在下降。
問題隨之而來，當遠程辦公不再是常態，協同辦公的未來是什麼？
協同辦公改變了什麼
協同辦公的好處，很多人已經體驗過了。
受疫情影響，團隊無法線下辦公，溝通障礙多。得益於協同辦公產品，團隊實現了即時的信息共享和同步，讓工作得以正常展開。
對於許多人來説，如果沒有疫情，他們可能不會這麼快接觸到協同辦公產品。特殊時期，遠程辦公成為主流，協同辦公產品迅速變成剛需，也得到了接觸新用户的機會。
“之前從沒用過，但現在每天都要用它們打卡、填表、收集信息”，一位用户曾對「深響」如此反饋。今年，他成為了協同辦公產品的新用户，使用之後發現體驗不錯，未來將繼續用下去，這是協同辦公在疫情之下獲得新用户的典型代表。
在打卡、填表、收集信息等基礎功能之上，協同辦公產品也為團隊項目的推進提供了莫大助力。
以笑果文化為例，受疫情影響，脱口秀演員們無法在線下錄製，觀眾也無法去現場觀看，在這種背景下，如何找到合適的方式將這一十分重線下體驗的表演形態轉移到線上，非常考驗工具的選擇和使用。
笑果文化嘗試了疫情期間快速發展的飛書：誕生於笑果工廠的播客節目《車間訪談》改為直播形式，主持人和脱口秀演員通過飛書的視頻會議功能完成了直播試水，解決了線下無法正常錄製的痛點。
這是協同辦公在疫情期間發揮實效的典型代表，通過協同辦公產品，社會各界的不同組織能在不直接接觸的情況下實現信息的收集、流通和共享。
除了笑果文化，疫情期間，還有多家銀行、高校、企事業單位通過協同辦公產品實現了線下業務的平穩過渡，甚至有部分醫院將一些門診服務都挪到了線上。比如國家税務總局青島前灣保税港區税務局用協同辦公產品實現組織健康管理的在線化、數字化；南方醫院的3個專家在疫情期間藉助協同辦公產品，為醫生進行在線問診及新冠肺炎治療的相關培訓等。
整個社會的基礎服務保障在疫情期間得以平穩運行，協同辦公產品功不可沒。
除了基礎的溝通和信息收集，協同辦公產品們更深入到了團隊協作的環節，例如在笑果文化的嘗試中，脱口秀演員寫稿、讀稿試演、討論和修改都在飛書的協作文檔和視頻會議上進行。從這個案例可以看到，協同辦公產品的重要價值是讓分散的團隊成員實現遠程項目協作和管理，這對於排期已定的項目、尤其是需要緊急上線的項目而言至關緊要。
不止是中小團隊，疫情期間，一些上億的項目也是通過協同辦公完成落地。比如今年春節免費請全國人民看《囧媽》的意外操作，據字節跳動介紹，從聯繫影業公司、談判價格、確定簽約，到產品專題頁研發、在線觀看壓力測試，整個過程只花了36小時，其中大部分工作是通過飛書在線上聯動完成。
不過，新鮮期過後，輿論場對協同辦公的討論熱度已經下降，但輿論熱度不等於協同辦公產品在實際應用中的熱度。
深入瞭解協同辦公的本質不難發現，對協同辦公的討論本質上是對工作方式的討論，協同辦公在疫情期間成為全員通用工具有特殊時期的窗口效應，但從工作效率提升的根本目的出發，事實上，協同辦公正成為人們愈加重要的辦公工具，並重塑已有的工作方式。
不是風口，是趨勢
比起“剛需”的定義，協同辦公工具代表的其實是更貼合時代的工作方式。
對於協同辦公產品的使用者來説，工具可以替代，但由工具形成的工作方式會重新塑造企業、組織、機構的辦公。
以工作中最常遇到的場景“開會”為例，許多人都對此頗有怨言，大多數抱怨都有共同指向：拖沓、效率低、浪費時間。開會效率幾乎是所有公司的難題，典型的場景是會議上演講人照着PPT講，但PPT涵蓋的內容有限，信息傳遞效率依賴演講人的水平，台下的人只能被動聽報告。
為了提升開會效率，亞馬遜創造了獨特的會議方式，大致流程是禁用PPT，主講人會前準備一份“六頁備忘錄“，會議開始時將其分發到與會者手中，與會者在靜默閲讀後，對各項信息和問題進行討論。這一模式比傳統的PPT式會議碰撞更多，效率更高。
“亞馬遜會議法”充分展現了工具能在何種程度上塑造工作方式，隨着協同辦公產品的出現，會議效率的提升也有了進階的解法。
比如，一向強調工具重要性的字節跳動，便基於飛書在內部普及了新的開會方式”飛閲會“，所謂”飛閲會“是會前先用協作文檔完整記錄下會議要討論的議題，文檔會被髮到日曆自動創建的會議羣裏。在會議開始的15至20分鐘，與會者先共同默讀會議議題、並在協作文檔上標註和評論。在所有人對會議的內容和問題心中有數後，開始下一階段的互動討論，進而形成結論去落實。
“飛閲會“的產品支撐是包含協作文檔和視頻會議等功能在內的飛書，也就是説，類似“飛閲會“的新型會議模式，只要參會人使用協同辦公工具便能實現。
對任何企業或組織而言，提高效率是共同目標，這意味着協同辦公工具有長期價值。
無論是亞馬遜的”六頁備忘錄“還是字節跳動的”飛閲會“，本質上都是通過使用辦公工具改變辦公方式，提升辦公效率的行為。有意思的是，主動尋求辦公方式改變的亞馬遜和字節跳動，都屬於數字經濟範疇，這一定程度上反映了產業的趨勢。
據IDC發佈的《未來企業效率白皮書》，到2022年，全球GDP的60%以上將是數字化，每個行業的增長都是由數字化增強的產品、運營和關係驅動。與傳統工業社會形成的工作方式相比，數字經濟的運轉模式對工作方式提出了更高要求，IDC在白皮書中提到，傳統的工作模式需要進一步適應數字化轉型帶來的數字化工作方式。
從這個角度來看，隨着數字經濟已成為主流，數字化轉型成為企業的核心戰略，協同辦公便不會是特殊窗口期下的臨時之選，對相關工具的使用將持續貫穿在產業升級的進程中。
用協同辦公“抓住”新生代
人始終是歷史進程的實施者。IDC在報告中指出，在數字化轉型中，以千禧一代和Z一代為代表的年輕人是參與主力。
目前，千禧一代和更年輕的Z一代陸續進入職場，在互聯網浪潮中成長起來的新生代天然對數字化工具更有親近感，他們早已習慣了用社交媒體、IM工具隨時隨地和家人朋友溝通聯繫。
Polycom曾在協作技術趨勢預測報告中指出，千禧一代對未來工作場所的影響最大，他們擅長使用先進的通訊技術，更傾向於通過視頻進行溝通設學習。調查顯示，78%的千禧一代受訪者認為技術會使他們的工作更有成效，希望在工作場所擁有媲美日常生活的溝通協作體驗。
IDC指出，到2025年，以千禧一代和Z一代為代表的數字工作者將佔70%以上，成為全球勞動力的主要組成部分。
新生代是撐起企業未來發展的核心羣體，很難想象，這些用慣了新潮互聯網產品的年輕人如何忍受傳統辦公系統的陳舊和冗雜。如果企業無法提供具有吸引力的協同工作體驗，在人才招聘上也會失去競爭優勢。
良好的協同辦公體驗是“抓住”新一代工作者的必要手段，而新一代工作者數字化需求大多集中在：超越傳統辦公室場景，實現隨時隨地溝通協作、並減少重複勞動。
超越傳統辦公室場景意味着，在未來工作空間中，工作不再侷限於寫字樓、會議室等空間，移動辦公將成為常態。
行業通用的解決方案是通過即時通訊、視頻會議、在線文檔等營造共同協作環境。國內農貿SaaS服務商早在2月2號就開始復工，他們嘗試用飛書“線上辦公室”語音實時溝通，來還原辦公室工作場景，進行協同。在實踐效果上，菜小秘的CEO吳敏曾表示，遠程辦公期間，管理層每週六會用“線上辦公室”進行實時腦暴會，週一是全員正常的視頻例會，例會有固定主題，但在“線上辦公室”會更即時、更發散一些。
值得注意的是，雖然協作工具能在具體工作上提高效率，但重複勞動的現象仍然突出。由於協作工具眾多，每個人都有自己的使用偏好，一個項目中可能出現六七種協作工具，團隊溝通、對齊存在困難。工具磨合會產生額外的時間，工具的分散不統一，則會造成信息無法沉澱，團隊、企業知識資產無法管理。
市場上的主要協同辦公產品釘釘、企業微信、飛書等都提供了綜合的解決方案。例如疫情期間，Nreal公司用飛書的健康報備功能，統計員工健康狀況，用飛書文檔表格統計排班和問題反饋。復工後，Nreal還用飛書掃碼大師代替了原有的紙質表格，來實現復工考勤。與此前多種工具並行的情況相比，引入協同工具後，Nreal整體效率得到提升。
可以看到，在產業升級和新生代數字工作者進入職場的背景下，工業化時代形成的工作方式亟待改變，而疫情只是加速和放大了改變的發生。
從這個意義上來説，協同辦公產品最終比拼的是對新一代辦公方式的理解，目前正在激烈廝殺的協同辦公產品背後，哪家公司對新一代辦公方式的理解最透徹，誰就能分享到時代產業轉型的紅利。