想要在線辦公更普及，光靠“玩花活”還不夠

巨頭紛紛投身在線辦公“藍海”，各款軟件百花齊放。據報道，有數據顯示，2020年中國智能移動辦公市場規模將達到449億元，全球市場也將迎來一次大爆發。Facebook、谷歌等IT行業巨頭也紛紛入局。

不久前，微軟研究院新推出了一種在線會議系統VROOM。遠程會議用户戴上VR頭顯設備後，可在機器人的輔助下讓自己的“分身”去現場開會，並和在場同事進行即時交流互動。辦公室的同事戴上AR頭顯設備後，就可以與遠程辦公者“在一個時空匯聚”，看到彼此並打招呼。

花樣百出的在線辦公方式會有效提升辦公效率嗎？經過數年的發展，在線辦公領域的發展還面臨哪些待解的難題，又該如何破局呢？

目前在線辦公更像是替代性需求

在北京市社科院助理研究員王鵬看來，遠程辦公並非新鮮事物。早在上個世紀80年代，一些公司就開始通過終端聯網的方式，實現員工之間的遠距離協作。近年來，隨着我國互聯網產業的發展壯大和新技術、新業態、新職業的不斷湧現，在家辦公和靈活辦公的需求越來越大。在這一過程中，不少企業推出了具有在線會議、即時通信、遠程桌面、在線文檔等功能的在線辦公軟件，讓遠程辦公成為現實。

“在線辦公、遠程辦公在過去多年一直屬於‘精英需求’和‘定製化’服務，侷限在部分行業的少部分人羣，這種大的市場背景，使得中國的在線辦公雖然技術和功能已經都具備，但在產品開發尤其是場景應用方面，相較國外還處於一個十分初級的階段。”金山辦公軟件股份有限公司董事長葛珂表示。

改變發生在今年春節期間，伴隨新冠肺炎疫情肆虐，相當一部分的企業、組織和個人開始把原來在線下的工作和生活等搬到線上，這促生了全球範圍內最大規模的在線辦公市場需求，2020年也被稱作是中國“遠程辦公”或者説“雲辦公”的元年。

“目前，中國的在線辦公主要還集中在企業的業務拓展和商業活動用‘線上’代替‘線下’的層面，因此在線辦公的需求更像是一種替代性需求，而不是常規能力、常態化需求。”葛珂説，未來在線辦公發展的關鍵，在於能否幫助政府、企業、高校等組織建立使用習慣，以實現線上辦公常態化趨勢，而不至於在疫情結束後迅速被拋棄。這意味着需要在具體的應用場景層面，做大量從技術功能化到產品服務化的升級。

他指出，在線辦公的模式應該與傳統行業或者產業進行深度融合，進而優化甚至完全改變一些行為場景、需求場景。比如，教育領域的在線課堂、無接觸的政務辦公等。

變成更多人的主動選擇仍有障礙

復旦大學管理學院教授黃麗華認為，中國的在線辦公企業站上了發展風口，在線辦公軟件的快速普及與迭代助力中國企業提前3年駛入數字化快車道。從實踐應用的廣度和深度看，在線辦公應用已經成為中國企業數字化的端口型新基建。

葛珂認為，未來在線辦公軟件的3個變化會促成其進一步的普及。“第一，隨着雲計算技術的快速普及，在線辦公軟件將變得更加簡單易用；第二，未來在線辦公的技術方案、技術手段將越來越多、越來越先進，使用它的辦公工作效率也會提升得更高；第三，5G的來臨讓整個帶寬成本、存儲成本、雲服務的成本快速下降，這也促使了在線辦公成本的降低。”葛珂説。

雖然人們普遍認為遠程辦公應該是大勢所趨，但在王鵬看來，遠程辦公想從非常時期的“不得不用”，變成更多人的主動選擇，把機遇轉化為發展的持久動力，操作起來仍有一定障礙，需要相關在線辦公平台付出更多努力。

王鵬指出，針對科學家和工程師交流模式的研究表明，若兩張辦公桌距離超過30米，他們定期交流的可能性接近於零。IBM公司曾做過一項測試證實，同一辦公室裏的員工對於一個潛在問題平均要交流38次，而不同工作場地的員工遇到問題時通過線上的交流只有8次。因為人與人之間的協作並不止藉助於語言，動作、手勢甚至一個眼神都可以對外傳遞交流信息。即便網絡延時被一再壓縮，但無法逾越的物理門檻，始終會讓人與人之間的協作體驗大打折扣。同時，信息技術的介入容易導致工作時間變長，這也容易給員工帶來職場焦慮。正因如此，視頻會議這種遠程辦公形式雖早已出現，但推廣一直很難。

“此外，在線辦公軟件要實現大規模應用，還會對相關配套設施提出更高要求。例如，在線辦公對網絡寬帶、終端硬件的要求很高，直接使用公共網絡的話，使用人數過多容易造成掉線、卡頓、延時等問題，這會明顯降低工作效率。”王鵬説，“近日，由於眾多企業和單位密集使用遠程會議系統，給服務器造成巨大壓力，一度導致一些線上辦公軟件崩潰。這也提醒相關在線辦公平台，提升技術能力、優化服務體驗，才是在線辦公能夠贏得用户的關鍵。”