在線辦公差異化進階：深度解讀如流“AI+知識管理”打法_風聞

文 | 曾響鈴

來源 | 科技向令説（xiangling0815）

在複雜的競爭局勢下，企業越來越需要動態化的適應能力，能夠快速抓住機會、改正不足，一成不變的固化組織能力只能面臨被淘汰的結局。

因此，企業們時時刻刻在為組織、為員工充電，各種內外部培訓輪番上陣，投入了大量資源和精力。

而在這個過程中，能夠讓企業將自身積累的能力有效沉澱，實現部門和員工間經驗傳遞的知識管理的重要性也逐步凸顯——不論是否意識到，知識管理都已經成為企業的剛需。在數字化的大背景下，企業的知識管理也順勢借了一把東風，快速發展起來，這尤其表現在各類在線辦公軟件產品身上，它們紛紛提供了對應的模塊或者功能，讓企業把知識管理這件通過傳統方式十分有挑戰的工作更好落地下去。

只不過，雖然都是“知識管理”，但各產品之間的“產品思維”卻千差萬別，這可能直接導致最終執行結果的差異。

**功能配置只是表象，**知識管理是否整體化滲透才是根本

釘釘為用户提供了知識庫這樣的統一知識資料存儲中心，還支持用户通過手機對各種資料進行分門別類存入知識庫，其過程，是十分典型的通過數字化推動傳統工作更便捷的做法。

很容易在雲之家、企業微信等產品上發現類似的知識管理“功能配置”，它們讓企業告別了過去手工錄入和存檔管理的繁雜低效知識管理過程，而在操作上變得更加便捷。

似乎與此類似地，強調“知識管理”的百度如流，也提供有“知識庫”這種名稱的功能，各家似乎都在做着相同的事。

然而，事實卻是，對知識管理的態度不同，確實導致了知識管理的建設方式的本質差異。

釘釘的知識庫，在層級上隸屬於其釘盤功能，直白地説，就是劃出一個模塊專門給知識管理來用——這與釘釘整體上配置知識管理功能是一致的，因為企業必備工作有這麼一個部分，所以“集郵”式地配置上去，實現在線辦公產品的完備性。

傳統ERP轉型過來的雲之家，以及強調只做底層連接的企業微信，就更是如此了。

而到了如流這裏，以知識管理作為價值核心之一，現在看來並非説説而已。在如流平台上，知識管理並非單一的功能模塊配置，而是面向企業進行平台化的滲透，形成了工作閉環。

用通俗的話説，如流的知識管理，是伴隨企業工作全業務、全流程存在的，業務的開展過程，就是知識管理體系的建設和落地使用過程，企業不斷深化在線辦公的過程，就是自身能力沉澱和有效複用的過程。

這從如流一些產品設計上可見一二。

如流的知識庫，就沿襲了AI+知識管理理念，被定位為“智能知識庫”，藉助百度的AI中台和知識中台能力，存儲和索引知識內容只是其最初級的功能，更重要的還有利用AI讓知識管理的過程也變得智能化起來。例如，其可以直接理解文檔內容，把文檔和員工、項目建立關聯，配合對全局不同工作場景的理解將知識精準高效地分發給需要的員工；又例如，其與如流會話消息互通推進智能協作，在員工日常多人協同工作過程中幫助進行有效的知識流轉與分享，實現協同工作與知識管理的無縫結合。

這種知識管理與工作的融合，還體現在很多方面，例如如流支持基於企業知識圖譜的全局搜索功能，輸入關鍵詞後，可以查詢到所有相關的文章、消息、圖片、資訊、甚至是員工信息，點狀沉澱的知識被體系化組織起來，這使得員工可以快速上手新的工作任務，而同樣在企業知識圖譜的加持下，如流還支持跨部門溝通時“以事找人”，即對員工進行多維度職業標籤，在用户輸入對應信息時可以快速“定位”到匹配事項的員工，大大提升對接效率；還例如，可以智能推薦內容的知識廣場，幫助員工在繁雜的資訊信息中聚焦核心關鍵內容等；還有，如流上召開的在線音視頻會議，可以自動的把語音內容轉化為文字保存下來，這改變了會議的形式，使會議討論的內容更容易沉澱和分享。

從這些典型表現，可以看出如流與釘釘等產品在知識管理上的本質不同，後者是“集郵”的結果，而如流的做法必須要有整體思維，這兩種玩法不能説誰好誰壞，只能説各有利弊。

在“集郵”式做法中，由於新的功能可以很快地被接入進來，方便快速將產品做大、做全，企業的數字化體系可以快速覆蓋各個業務線，例如知識管理只要配置上去即可；而如流的做法則進程會相對慢一些，由於必須在頂層設計上就思考企業業務全過程和知識管理的融合，“前期準備”的打磨會花費更長時間，但一旦落地推進，帶給企業的價值更為深入。

企業究竟需要在線辦公****提供什麼樣的知識管理“方案”？

説一千道一萬，能夠符合企業需求的才是好的知識管理產品，而基於特殊的時代環境，企業對知識管理顯性或隱性的需求，無非有這四個方面。

1、總體目標層面，要推進效率最終提升而非只滿足辦公要求

任何企業進行的數字化變革，最終都是要提升效率，為企業帶來實實在在的價值增益。

從這個意義上看，就不難理解如流作為一個智能工作平台為什麼敢於將原本只被看作一個“模塊”的知識管理作為核心價值優勢之一。

將知識管理整體滲透企業業務進程的做法，讓員工在業務開展的同時分享、獲得知識，起到的是沉澱和複用經驗、提升員工與組織能力的作用，可以看作一個始終在進行的全員培訓過程，最終將在短期和長期範圍內提升工作效率。

這在具體的工作場景中體現得尤為明顯。2020年5月，隸屬百度研究院的百度量子計算研究所僅用了兩個月時間就推出了國內首個、也是唯一的量子機器學習開源框架：量槳（Paddle Quantum），幫助科研人員和開發者便捷地開發量子AI應用，而這種前沿技術的快速落地，除了研究所員工的奮戰外，如流作為內部工作平台起到了重要作用，除了知識的快速沉澱和流動加速了新想法的碰撞和傳播以外，無論是OKR管理方式的落地，還是團隊日常的便捷溝通，亦或是會議紀要的智能精確記錄，都推動了工作效率的有效提升。

也即，這種知識管理，並不是只是拿來滿足辦公在線化要求的，而是內在起到了以智能化推進企業長期成長的價值，畢竟，無論是提升效率、降低成本，人員和組織能力的持續強化都是最根本的動力，一個只是“收集”、“備查”的知識管理是無法實現等同效果的。

2、創新發展層面，要能推動知識有效流動進而激發創新

推動創新是知識管理的應有之義，知識的複用最直接的價值之一是幫助企業產生更多創新。

眾所周知，既有知識的有效碰撞往往是創新產生的重要來源，而當知識管理滲透到企業全局時，這種碰撞就會常常發生。如果只是把知識管理作為一種補充知識不足的工具，那它可能很難起到激發創新的價值。

以如流的做法來看，整體化、平台化的知識管理，讓組織和員工在日常工作中得以告別按部就班，而有機會讓不同的知識在企業內部根據實際的工作需求流轉，例如A業務在AI的推動下，可能獲得來自較遠的B業務的知識，從而開拓全新的工作思路，創造性解決問題、提升效率。

不斷的知識交匯和應用，大量的創新更容易被激發出來，當然，這其中需要AI的深度應用，去洞察業務背後究竟需要什麼樣恰當的知識，而不僅僅是引入AI讓一些工作過程更智能。

3、知識傳導層面，要降低知識獲得的“摩擦力”

企業傳統的知識管理走向失敗，最直接的原因之一，是知識的利用過程過於繁瑣，導致執行落地過程中員工難以堅持，最終不了了之。

企業們在很多這樣的管理提升過程中吃過虧、交過學費，不論什麼樣的前沿、領先方案，能夠有效落地都是價值實現的前提。如果辦公軟件僅僅將傳統知識管理“線上化”，顯然這個問題並沒有得到徹底解決，員工該嫌麻煩還是會嫌麻煩。

而如果知識管理與日常工作緊密結合，這就不會成為一個問題。如流平台上，在背後AI理解企業業務、員工職責、知識內容的一整套複雜邏輯基礎之上，員工最終知識獲取過程，有點像百度移動生態的消費級應用體驗——便捷的搜索+精準的推薦，一個主動而深入、一個被動而智能，知識傳導的過程十分自然地完成。

由於無縫融合的體驗，員工在知識管理這裏感受到的將是對完成工作、自我提升的幫助，而不是一種“為了配合老闆知識管理想法”的額外負擔。

4、工作實操層面，要幫助更好地完成具體工作任務

當然，在線辦公平台提供知識管理，在那些長期而深遠的價值之外，於員工工作實操層面也必須有所作為，幫助他們更好地完成工作任務，這是最直接的要求。

而如果把知識管理整體化推進，就會發現這種幫助會更為深刻。

通常的在線辦公軟件在知識管理方面都會提供一些AI輔助功能，例如OCR識別，而如流的知識管理+AI則走得更遠，思考更多日常工作細節，例如，如流智能知識庫的“一鍵轉化演示模式”就支持員工將獲取的文檔信息秒變PPT，這樣能夠幫助員工在工作中更快速獲取和分享知識。

此外，還有諸如以事找人/以事薦人（基於企業知識圖譜對員工進行多維度職業標籤記錄，方便快速查找和匹配工作所需要對接的人員）、關鍵詞查找圖片（主要通過OCR技術理解圖片內容，讓員工通過簡單的關鍵詞就能方便搜索圖片）、無縫還原在線會議（智能提取會議重點內容，形成智能紀要）等能力，都體現出AI更深刻應用後所能帶來的不一樣的工作任務完成體驗。

企業知識管理需求不斷深化，在線辦公產品還需進行更多探索

企業踐行知識管理原本就存在很多痛點，解決這些痛點是在線辦公平台應該承擔的任務，值得進一步探索。

典型如內部管理機制的配合，由於知識管理體系的建設往往伴隨企業內部的流程、績效機制等的相應調整，這離不開員工的積極參與，包括知識的貢獻、知識的使用等，需要始終關注人的維度。

可以看到，如流這樣的產品，以AI的方式不斷降低知識管理的門檻（例如自動識別、分類，讓知識的上傳更容易），提升知識獲取體驗、加快知識流動速度，給予員工更好的過程體驗，客觀上推動了企業內部變革與知識管理更好地同頻共振。

又例如，隱性知識顯性化（把經驗化的知識以文本等規範形式表達出來）一直是公認的知識管理難點，但它又對企業能力提升意義明顯，這方面，技術的加入未必能完全解決，但卻大有用武之地，例如如流在AI加持下對業務、員工、知識內容的系統洞察，準確定位知識和個人，其實就是一種儘可能幫助還原與重建知識的過程，讓那些無法“言傳”的經驗儘可能以具象化的維度沉澱下來，實現優質知識的有效傳承。

總的來看，知識管理是企業管理中一門龐雜而重要性又越來越凸顯的學問，其中存在大量的創新提升空間，也帶來豐富的市場機會，一些平台走在了前面，例如作為以知識管理為核心的新一代智能工作平台，如流就通過深度耕耘成為了AI時代知識管理領先品牌，助力員工成長、推動企業創新。

可以料想的是，在線辦公平台依託知識管理，在幫助企業轉型升級、實現價值提升方面將大有可為。

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【完】

曾響鈴

1鈦媒體、品途、人人都是產品經理等多家創投、科技網站年度十大作者；

2虎嘯獎評委；

3作家：【移動互聯網+ 新常態下的商業機會】等暢銷書作者；

4《中國經營報》《商界》《商界評論》《銷售與市場》等近十家報刊、雜誌特約評論員；

5鈦媒體、36kr、虎嗅、界面、澎湃新聞等近80家專欄作者；

6“腦藝人”（腦力手藝人）概念提出者，現演變為“自媒體”，成為一個行業；

7騰訊全媒派榮譽導師、多家科技智能公司傳播顧問。