在大廠，開好一場會有多難？_風聞
字母榜-字母榜官方账号-让未来不止于大2021-10-15 09:24
在國內一家電商平台任職的李曉，十一期間在家仍然忙於開會。她不停接收領導各種會議安排，整理材料，並通過羣消息、郵件、日曆等各種手段，反覆提醒同事們會議時間和參會鏈接……繁瑣的開會程序讓本來打算回老家度假的李曉非常鬱悶。假期結束回到公司後，李曉對開會的恐懼變得更嚴重了。
在家遠程視頻起碼不用擔心會議室的問題。而在公司，搶會議室已經成為所有科技大廠的普遍難題。
眼下正值雙十一備戰期，李曉每天需要參加的會議平均下來七個以上，再加上組內的週會、部門例會等，需要李曉預定的會議室每天就得三四個，有些樓層會議室可以提前一週預定，而有些樓層的只在前一天才會放出來，“搶這些會議室，就像打仗一樣，（時間）精確到秒。”
其中一次得而復失的經歷給李曉留下深刻印象。那天她們小組好不容易定到一個會議室，遇到組長的領導臨時召開一個會議，結果組長就討好地讓出了。
搶不到會議室後，李曉她們就只能轉戰到公司休息區討論，“一堆人要弓着身子盯着一個電腦屏幕，真想罵人。”
這還沒完，會後小組成員還要輪流整理會議紀要，做成文字版發給全員。李曉最害怕的就是被公司派去參加行業大會，回來整理會議資料，動輒幾小時的語音，“要麼自己辛苦熬夜，要麼就得花錢找專業速記。”
在動輒過萬人的科技大廠裏，隨着各工種之間越來越強調團隊配合，會議佔據的工作時間越來越長。但一個骨感的現實是，反感開會的年輕人也越來越多。
釘釘新任協同產品負責人傅徐軍在採訪時介紹，過去一年，釘釘上就有超過2億場線上會議，但也有大量用户反饋希望有一個更好的開會工具。
從社交平台上隨手一搜，有關“大廠會議”的吐槽隨處可見，總的來説，年輕人討厭的並非會議本身，而是與開會相伴的其他事項：
比如沒有實際輸出的會議，“二十分鐘能説完的事情要用一兩個小時blabla一堆，人都聽困了”，或是工作時間之外的會議，“要下班了開會，要去吃飯了開會……然後開會佔了工作時間導致工作沒做完又要加班。”
説到底，在時間即成本的高強度工作下，大廠員工反對的是毫無效率的形式主義會議。
為了避免浪費時間，打工人開始利用會議時間各種摸魚。針對全美國微軟員工的開會摸魚情況，斯坦福大學和微軟研究院還聯合發表了一篇論文。
論文中寫到，微軟美國員工會在30%的會議上編寫郵件，25%的會議上編輯文檔，“如果不用打開視頻或音頻，那直接變成了‘幹私活’的天堂。”
而且，時間越長、參會人數越多的會議，員工分心的可能性也就越大。論文提到，80分鐘以上的會議，員工分心概率是20分鐘的6倍；10人以上的會議，員工分心的概率接近1對1會議的3倍。
可想而知，在大廠想要開好一場會，該有多難。
同樣在互聯網大廠擔任產品經理的魏磊，也沒少吃開會的苦。在魏磊看來，一些會議表面是頭腦風暴，其實就是領導帶着下屬胡思亂想，跟會議主題毫無關係。
蘋果創始人史蒂夫·喬布斯在世時曾説過：“除非你清楚知道自己要達到什麼目標，否則，不要召開會議。”
有一次，魏磊臨時被通知參加一個會議，開始之後才知道是關於一個產品新功能上線的覆盤會。在經歷差不多兩個小時的七嘴八舌討論後，什麼有意義的結論都沒推導出來。最後，領導拍了板，説要再找個時間繼續討論。
這樣的無效會議越來越多，不堪其擾的魏磊選擇了跳槽。
相比魏磊，從一場場會議中磨礪到互聯網大廠中層領導的費文，對開會的態度頗有哲學意味：你無法改變會議，那就只能選擇適應會議。
作為部門領導，在推進公司項目時，費文經常要在不同的部門之間進行溝通，加入了各種各樣的羣，然後他就開始不停在羣聊天中切來切去，一會兒要看這個羣文檔，一會兒要向另一個羣轉發郵件，一邊點進視頻會議，一邊還要在新打開窗口審批郵件。
這種低效的協同辦公體驗，大大降低了費文處理問題的效率，同時各種碎片化的操作，也在不停打斷費文思考的連貫性。
有時聽取下屬彙報時費文也感到頭疼，因為很多人都沒有事前準備，講話中缺乏明顯的邏輯，開會過程中還容易走神拖沓。
PPT的彙報方式，曾一度讓費文出醜。作為一種凝練濃縮的彙報內容，PPT上呈現的句子在缺失上下文語境時候，很容易對閲讀人產生困惑。
有次聽取員工彙報時，費文就對PPT上的內容提出了一堆問題，等到員工一一解答完翻到下一頁時，費文才發現原來答案就在這頁上。
儘管反感着下屬的PPT彙報形式，但身處其中的費文也不得不精心準備着自己的一個個會議PPT，向更高層領導彙報。
亞馬遜成為站出來改變這一切的第一家科技大廠，棄用PPT，改用文檔開會。
亞馬遜創始人傑夫·貝佐斯對着全體亞馬遜員工説到：“為什麼寫一份優秀的備忘錄要比寫20頁PPT更難，因為備忘錄使用的是敍事體，這就使得人們不得不更用心地去思考和弄明白，究竟什麼比什麼更重要。並且，備忘錄的句子結構很完整，有主題句，有動詞和名詞，而不僅僅是對概要的簡單羅列。”
同時，文檔開會還讓人們在聽取其他人意見之前，有時間提前形成一套自己的思考邏輯。
禁用PPT，代之以6頁文檔，構成了後來業內聞名的亞馬遜30分鐘“黃金沉默”開會原則。這些開會小技巧甚至被亞馬遜副總裁布拉德·波特描述為亞馬遜的重要戰略優勢之一，因為“正是這樣的創新做法才使得亞馬遜跑得更快、規模更大、決策更好。”
為了提高信息流轉、決策、沉澱的處理效率，提升組織和員工的生產力，谷歌則率先在全球啓用了OKR考核制度。每個季度，每位員工都需要更新自己的OKR，並在公司內發佈，好讓大家快速瞭解彼此的工作重點。
想弄清一個員工背後的驅動力是什麼，“通過其自我描述來審視其工作內容以及他關注什麼，這是最快的途徑。”谷歌首席人才官拉斯洛·博克説到。
國內互聯網公司對於生產力的探索也從未止步。
從手工化辦公走到自動化辦公，從本地部署的Office辦公軟件，走到基於雲的在線協同辦公時代，一場全新的數字化解決方案正在各行各業發生。
以科技大廠為例，一方面為了加強內部協同，另一方面也是為了內部信息安全，它們都自研有辦公產品，如阿里的釘釘、百度的如流、字節的飛書、騰訊的騰訊文檔等。
這些協同類工具產品的出現，都是為了讓工作環節，比如讓開會變得更加目標明確，議程清晰，過程有序，內容聚焦，和結論明確，並且能夠讓員工會後還可以高效跟進。
實踐方向有了，難的是如何去高效落實。尤其是考慮到多工種協作正在成為企業和組織的工作常態後，擺在這些協同產品面前的最大挑戰是，如何把開好一場會議的流程固化下來。
據字母榜瞭解，阿里巴巴內部曾一度想通過直接的物理方式，減輕員工開會的痛苦。
2020年，阿里巴巴多個高增長業務的技術團隊，為提高效率，嘗試每週安排一個“無會議日”。這一舉措在阿里內部引起激烈討論——沒有會議，信息和決策如何準確傳遞到位？
阿里反對派人士認為：“簡單粗暴地減少會議，帶來的效率提升其實有限，破題的關鍵在於會議質量如何提高。”
不僅是亞馬遜，享譽全球的各類工作法，背後基本都有對應的一家先進公司的雛形，OKR、Scrum以及國內此前被推崇的番茄工作法等等。這些各類“法則”，其實背後始終是對工作效率的追求，在深一層，是追求生產力的提升。
而與之對應的各種培訓、經營管理課程長期存在，反映出的是國內大多數企業，都知道有那麼一套“法則”，但關鍵是落地不下去。
在基於對亞馬遜文檔等開會原則基礎之上，釘釘近期推出了更進一步的高效開會功能“釘閃會”，在文檔開好一場會。
除了像亞馬遜一樣提倡會前提前閲讀文檔，建立思考之外，會議中員工還可以隨時插入音視頻、PPT等，支持同步編輯，文檔一鍵發起閃享後，就能實時出現在所有參會員工手機上，會後相關音視頻還可以一鍵轉為文字紀要，並將會議結論轉成待辦任務分配給相關員工。
上文提到的李曉“一堆人要弓着身子盯着一個電腦屏幕”開會的問題，和小組成員會後輪流整理會議紀要的痛苦，以及費文之前遭遇的PPT彙報出醜情況，都有望被釘閃會解決掉。
釘閃會的本質，其實是給了一套標準路徑，即便一個團隊並不懂那些高大上的開會法則，只需要按照釘閃會的界面一步一步往下走，就可以獲取到那些高效“法則”背後的工作方式。
當然，不可能完全吸收，但意義依然不小——要知道，中國大多數千萬級的中小企業與傳統企業，在管理方式上依然停留在一個較低的水準。
對比當下國內協同文檔開會方面的同類競品，藉助釘閃會功能，重心重回協同辦公效率的釘釘，在激發員工和組織創造力與創新力上，可謂實現了一個大的突破，也宣告着一種新的心智轉變，即從服務管理者的固有認知，重塑為提升員工個體生產力的效率平台。
不止釘釘一家將目光盯向了文檔開會。騰訊、字節跳動也都有相關佈局。
科技大廠紛紛下注背後的直接原因是，疫情正在讓數字化辦公進程提速。
傅徐軍在採訪中提到，原來預計用三到五年實現從離線轉入在線工作的計劃，被疫情催熟到了一年走完。
尤其是混合辦公模式的到來，員工和組織之間協同的需求被進一步引爆。
最早趕上這波東風的Zoom，被外界視為這一需求下的最大受益者。其股價從2020年初的68.72美元，飆升至2020年10月中旬的568.34美元高點，市值一度逼近2000億美元。
看到這種時機，騰訊2019年底上線了騰訊會議，華為也將內部軟件WeLink對外開放。
IDC《2020年IDC中國視頻會議與協作市場跟蹤報告》顯示，2020全年中國視頻會議市場規模達到9.5億美元，同比上漲18.9%，預計2021年會突破10億美元，到2025年將突破15億美元。
在知名經濟學家樊綱看來，作為數字經濟的一環，協同辦公產品“提高了效率，降低了成本”，正在成為新的數字技術生產力。
這也是釘釘推出釘閃會的目標，創新協同產品，成為新生產力工具。如釘釘總裁不窮所言，就像PC時代電腦被視為生產力工具，移動時代協同辦公產品就是最好的新生產力工具。
顯然，面對後起之秀的競爭，尤其是2020年以來飛書在協同領域的心智建立，釘釘在做好教育、政務等行業的深度價值後，開始回頭補課，加大對協同、文檔、音視頻的投入。
但釘釘產品創新的底層邏輯不大一樣。在傅徐軍看來，這一次釘釘協同產品升級，尤其釘閃會，不是簡單改造音視頻通話，打破了傳統視頻會議應用的固有產品形態。其背後思考是從做一個“功能”，轉向圍繞用户需要的一件事去設計產品，這是釘閃會的創新點，也是以事為協同這個思想的創新點。
接下來，考驗協同辦公產品的重心已經不在於對功能改造，或者功能的從無到有，而更多看重對用户的數字化服務，從有到好。
誰能把李曉他們從會議流程中更徹底的解放出來，誰就有可能贏下這場事關生產力解放的新較量。
（文中李曉、魏磊、費文均為化名）