跨境合規實務｜運用法律科技推動和加強合規管理「走出去智庫」_風聞
走出去智库-走出去智库官方账号-2022-10-31 17:41
隨着世界百年未有之大變局加速演進，大國博弈引發的地緣政治風險不斷增加，美歐為保護各自利益加強跨境投資、供應鏈、數字經濟及反壟斷等方面的監管，這給中國企業走出去帶來了極大的不確定性，跨境合規成為出海企業關注的重點問題。
走出去智庫（CGGT）特約法律專家、卓緯律所高級國際顧問、合通機器人高級副總裁姜鳳紋指出，傳統的企業對法律與合規風險的管理往往是個案的和被動的。無論是跨國公司，還是央企國企，甚至是民營企業，採取主動的和預防性的法律與合規戰略，落地實施各項適用的法律和企業規章制度，運用法律科技推動法律與合規工作的開展，這些對於一家現代企業是非常必要的，也是企業長期健康的盈利增長的保障。
法律科技如何提高合規管理效率？今天，走出去智庫(CGGT)刊發姜鳳紋的文章，供關注跨境合規管理的讀者參閲。
要 點
CGGT，CHINA GOING GLOBAL THINKTANK
1、對於一個擁有全球業務的企業法務部門而言，在全球總部與所在國之間有效地溝通和協作管理法律與合規風險，是保障企業在全球成功合規地運營並盈利增長的關鍵。
2、現代企業法務，應採取積極主動的、預防性的法律與合規戰略來管理公司的法律與合規風險，爭取盡最大努力將問題消滅在萌芽之中，而不是被問題追着跑，當救火隊員。
3、法律行業的發展、律師對高效率、低成本、準確度和可靠性的追求，及其工作的可程序化和複製化的性質，使企業內部推動法律科技創新具有極大的原動力和積極性。基於此，我在多年來的法律實踐中，非常注重運用法律科技，推動法律與合規工作的數字化。
正 文
CGGT，CHINA GOING GLOBAL THINKTANK
文/姜鳳紋
走出去智庫（CGGT）特約法律專家
卓緯律所高級國際顧問
合通機器人高級副總裁
前 言
企業對法律與合規風險的有效管理，對各種所有制的企業都是勢在必行並應高度重視的。設立合規管理團隊、建立合規管理制度、培育合規是底線、全員合規，才能系統性地防範法律與合規風險，保障企業長期健康的盈利增長。
法律風險，是指因違反法律法規、監管規則或者因和交易方產生合同糾紛，而導致財務損失、被處罰或者產生訴訟糾紛的風險。
合規風險，通常指公司及其員工違反公司政策、規章制度和誠信合規行為準則，導致信用損失或經濟損失的風險。
但法律風險與合規風險既有區別又有聯繫。當企業因某業務遭受政府查處時，它所面臨的既是法律風險也是合規風險，因此業界常常將“法律風險”和“合規風險”統稱為“法律合規風險”。
傳統的企業對法律與合規風險的管理往往是個案的和被動的。現代法律與合規管理是一種全新的、制度化的、主動式的管理模式。無論是跨國公司，還是央企國企， 甚至是民營企業，都越來越將合規作為企業健康盈利增長的基石，設立合規管理團隊、建立合規管理制度、創造全員合規與合規創造價值的企業文化、落實合規責任制、系統性地防範法律合規風險。已於2022年10月1日生效的《中央企業合規管理辦法》（下稱“辦法”），作為國內“最為權威”的官方監管文件，首次將央企的合規工作提到了一個空前的高度，並對“合規”作出了明確的定義：“本辦法所稱合規，是指企業經營管理行為和員工履職行為符合國家法律法規、監管規則、行業準則和國際條約、規則，以及公司章程、相關規章制度等要求”。雖然該“辦法”在法律效力上僅適用於中央企業，但其對“合規”的定義，對於各種所有制的企業都應是通用的。
本文分四個部分，從企業法務的視角談談我們是如何管理企業的法律與合規風險、落地實施各項適用的法律法規和企業規章制度，為企業長期健康的盈利增長保駕護航的。
一、建立有效的法律與合規團隊和合規制度，保障企業的合規盈利增長
一個企業，尤其是擁有全球業務的企業，會在集團層面設立一個由全球法律與合規總監直接領導下的各方面法律專家組成的法律與合規部門，法律總監設在董事會或執行委員會里，下設全球合規、貿易、反壟斷、數據安全、收購併購、合同風險管理、核能、產品責任、公司與財務、勞動法、訴訟以及知識產權等各方面的法律與合規專家，並在各個地區和所在國也設有專業的法律與合規團隊，在董事會的領導下，與各業務部門和職能部門緊密配合，建立合規制度，領導以身作則，實現全員合規，保障企業長期的健康盈利合規增長。如果一個企業沒有上述全部業務，可以有所取捨，但一個成功的企業背後，一定設有強有力的專業法律與合規部門，和切實可行的合規制度，並能全面踐行，才能使企業在各個運營所在國長期健康地盈利增長，在當今錯綜複雜的國際環境中立於不敗之地。
公司與法律合規有關的制度和政策，通常以公司行為準則、供應商行為準則和員工手冊等形式加以規定，但涉及到專業性強內容複雜且不容易在上述準則中詳細規定的政策，例如《反壟斷政策》《數據安全政策》《出口管制政策》《反商業賄賂政策》等，則可以按照專項規章或指南方式加以規定。這些合規制度和政策，通常是對各相關適用法律法規和公司政策的高度濃縮和概括，例如，行為準則會概括性的規定下列主題：
（1）在全球環境中開展業務，遵守業務所在國家/地區的法律法規；
（2）健康、安全與環境可持續發展；
（3）財務記錄、財務管控與反洗錢；
（4）禁止內幕交易；
（5）公平競爭與反壟斷；
（6）避免利益衝突；
（7）公平就業；
（8）多元化和包容性；
（9）反腐倡廉，憑藉自身優勢爭取業務，不向任何人和組織支付不當付款；
（10）倡導人權的企業文化；
（11）保證信息安全，保護個人隱私與數據安全；
（12）保護知識產權與保密信息；
（13）與國際組織和業務所在國政府合作；
（14）如何幫助客户成功：質量和業績，信任和合規，公平交易，不正當的付款，禮物和款待；
（15）如何選擇並與業務夥伴合規合作，包括供應商、代理人和顧問、分包商、合資公司和關聯公司、貸款人和出口信貸方等；
（16）如何保護公司的資產：使用公司資產，信息系統，郵件和網站，保密信息，他人的財產權利，利益衝突，特權信息，公司機會；
（17）如何相互幫助共同成功；
（18）社會責任；
（19）對違法違規的舉報和處罰。
而比較複雜的《反壟斷政策》《數據安全政策》《出口管制政策》《反商業賄賂政策》等，通常以專項規章加以規定。以《反壟斷政策》為例，它高度地濃縮和概括了企業所適用的各國反壟斷法律法規和公司在該領域的政策，便於企業所有員工掌握和踐行，規定如下：
1. 關於公平競爭：禁止任何壟斷協議和濫用市場地位
要求全體員工要始終遵守一切適用的反壟斷法及其他競爭監管法律，最低標準如下：
要求全體員工遵守如下規則：
要求全體員工都應當使企業主動遠離不當行為。在收到行業協會的會議邀請後，公司會要求查看該行業協會的章程確定是否有遵守反壟斷法的規定，如果有，則會同意派有相關經驗的員工參加。如果競爭者或其員工或代表直接或間接提及不當話題和/或提供商業敏感信息，該員工應當採取如下行動：
4. 踐行中國反壟斷法和公司政策敦促交易對方合規運營
中國是與美國、歐盟相併列的三大反壟斷司法轄區之一。近年來中國進一步加強了反壟斷執法，尤其是2020年12月中央政治局會議明確要求強化反壟斷和防止資本無序擴張以來，將互聯網平台經濟領域作為反壟斷執法的重中之重，全年辦結了109件反壟斷案件，罰沒金額4.5億元。2021年2月7日《國務院反壟斷委員會關於平台經濟領域的反壟斷指南》正式頒佈實施。2021年是中國反壟斷的“大年”，國家將強化反壟斷作為新常態，重點辦理大案要案，行政執法和司法雙軌合力，依法制止和打擊互聯網領域壟斷行為。2021年4月10日、12日，阿里巴巴、食派士相繼受罰，成為平台企業反壟斷執法的風向標和里程碑。2021年4月13日，市場監管總局、中央網信辦、税務總局又聯合召開互聯網平台企業行政指導會，30多家平台企業紛紛發佈合規經營承諾。2021年全國共查處各類壟斷案件175件，同比增長61.5%，罰沒金額235.92億元，其中阿里巴巴一家就被罰182億元。平台經濟領域“二選一”行為基本停止，市場競爭秩序明顯好轉，進一步增強了發展活力。2022年8月1日，自2008年實施以來首次修改的《反壟斷法》生效。三大亮點：（1）不得利用數據和算法、技術、資本優勢以及平台規則從事壟斷行為；（2）大幅提高對反壟斷處罰標準；（3）增加壟斷協議“安全港”規則，在縱向壟斷協議中新增了兩種豁免情形：一是能夠證明不會限制競爭的情形；二是能夠證明市場份額低於規定的情形。
在上述期間，在對互聯網平台經濟領域強化反壟斷執法的大環境中，我所代表的一家電商公司，經過法務和業務團隊的不懈努力和艱苦談判，終於成功地促使一家互聯網平台公司改變了其此前一直堅持在合同中保留違反反壟斷法的“毛利潤保證”的條款的錯誤做法，最終同意刪除了該等條款。這是反壟斷法律實踐的又一勝利，也使市場競爭環境得到了進一步改善。
二、具有域外效力之法律在所在國的落地實施
對於一個擁有全球業務的企業法務部門而言，在全球總部與所在國之間有效地溝通和協作管理法律與合規風險，是保障企業在全球成功合規地運營並盈利增長的關鍵。所在國的法律與合規團隊，應充分運用全球法律與合規團隊各領域專家的經驗，尤其是對於那些具有域外效力的法律，應採取由上而下地推動、由下在所在國層面拉動該等法律在該國的落地實施，從而保障企業在成功運營的同時將法律與合規風險最小化。
常見適用於企業的具有域外效力的法律包括但不限於：歐盟的《通用數據保護條例》（下稱“GDPR”）、中國的網安法、數據保護法、個人信息保護法、反壟斷法、美國出口管制法、和美國海外反腐敗法，等等。由於篇幅有限，本文僅以歐盟的GDPR和中國的網安法為例，説明我們採取瞭如下由全球領導委員會通過專業運營團隊和各職能部門領導自上而下推動GDPR在運營所在國的實施，落實到人頭，所在國法律總監領導當地團隊拉動GDPR在該國/該地區的落地實施，從而順利地按計劃完成了該法律在公司集團各運營所在國的落地實施，在保護個人數據的基礎上，促進了數據在集團內部的有效流通。
1. 歐盟的GDPR和中國的網安法、數據保護法及個人信息保護法
三、法律與合規部門採取主動的和預防性的法律戰略
現代企業法務，應採取積極主動的、預防性的法律與合規戰略來管理公司的法律與合規風險，爭取盡最大努力將問題消滅在萌芽之中，而不是被問題追着跑，當救火隊員。在這方面，我們做到了如下，取得了良好的效果：
法律行業的發展、律師對高效率、低成本、準確度和可靠性的追求，及其工作的可程序化和複製化的性質，使企業內部推動法律科技創新具有極大的原動力和積極性。基於此，我在多年來的法律實踐中，非常注重運用法律科技，推動法律與合規工作的數字化。
1. 公司治理數據庫
公司治理數據庫，是記載公司集團及其子公司和分公司從設立、運營、重組到解散的關鍵信息大數據，也是實現知識共享和有效管理公司法律與合規風險的可靠基礎和工具，通過授權方式將數據庫信息與領導層和職能部門經理分享，可極大地加強公司治理的效力，減少風險和資源的浪費。有沒有該等數據庫，對於能否高效地管理一個公司差別很大，舉例如下：
在實踐中，企業通常具有公章、法人代表章、合同專用章、財務專用章、發票專用章等等。企業的印章作為企業身份和權利的證明，是企業經營管理過程中行使權利的重要憑證和工具，所以，印章的使用和管理關係着企業能否正常合規經營以及生存與發展。
幾年前，我們曾遇到有人非法偽造企業的公章，並用來偽造“獨家授權函”“代表”該企業參加招投標。發現該非法事件後，我們確信該公章是偽造的，本想報警由警方介入調查並通過司法程序將其繩之以法，但苦於企業當時是紙質管理公章使用的審批流程，沒有留下足夠的證據證明該公章是偽造的。基於此教訓，我們立即制定了公司印章使用線上審批的政策和流程（如下圖），從申請人到各個審批人，都必須在公司授權的範圍內申請和審批，並且必須書面承諾其申請和審批的內容是真實的和有效的，其將遵守中國適用法律法規和公司政策，如有違法違規，其將承擔一切法律後果。該流程走完加蓋了公司公章後，將永久保留記錄，從各方面堵住了漏洞，杜絕了上述法律風險。
除上述數字化項目外，法務部門還設立專門的法律在線網站和法律網盤，承載優化、統一化和數字化的各種合同模板，法律項目文件、合同風險審查記錄，爭議案件的解決文件，以及培訓文件供法務部和相關業務部門共享。合規團隊還設有專門的合規網站，包括所有合規信息、政策、審批程序，審查捐款、贊助協議、審批禮物和款待申請等，並對供應商和第三方合作伙伴作盡職調查和入圍審批，所有這些都使法律與合規風險的管理更加透明、專業、高效和便捷。
4. 合同的優化、統一化和自動化
在上述部分實現的合同優化、統一化和數字化的基礎上，我還與相關法律科技公司合作，進一步運用法律科技和專業知識，對各種合同文本進行優化、統一化和自動化，包括雙語合同智能起草，英文合同智能審查，以及根據《外商投資法》和《公司法》轉化三資企業的合同和章程，使其全面符合《公司法》的規定。這又從法律科技的角度，為企業法律與合規風險的管理進一步提供了自動化、高效力和技術保障。
綜上所述，設立合規團隊、建立合規制度、領導以身作則，實現全員合規，採取主動的和預防性的法律與合規戰略，落地實施各項適用的法律和企業規章制度，運用法律科技推動法律與合規工作的開展，這些對於一家現代企業是非常必要的，也是企業長期健康的盈利增長的保障。
作者簡介
姜鳳紋
走出去智庫（CGGT）特約法律專家
卓緯律師事務所高級國際顧問
合通機器人高級副總裁和高級專家
畢業於北京大學法學院，並獲得了美國加州大學伯克萊法學院法學碩士和博士學位。現已在中國和亞太區工作近30年，先後任職於美國知名律師事務所，和美國及歐洲世界500強公司法務部，擔任亞太區、和亞洲/中東/非洲地區的高級副總裁-法律與誠信合規總監。
在其中國的執業生涯中，姜律師領導和參與了數百個外國投資併購、公司重組、公司治理及合規項目；並利用合通機器人的法律智能工具幫助公司法律部門設計和實施法律技術解決方案，為三資企業根據《公司法》重組和修改合資合同和章程，還直接領導了合通機器人的合同內容開發工作。姜律師還與”全球公司法務協會”（In-House Counsel Community）和”全球商務和合同組織”合作，會同合通機器人的首席專家Robert Lewis/呂立山博士和其他外部專家一起舉辦了關於《中國外商投資法》和《公司法》的系列合規網絡研討會；她還受邀為香港科技大學EMBA班就“公司的法律與合規風險的管理”為主題授課，並擔任了“全球公司法務協會”評選 “2021年度最佳法務團隊”的評審委員。