@被“入轉調離”逼瘋的HR們：電子合同真的很香！_風聞

筆者有個在上海知名企業做HR的朋友。自從2019年疫情開始，她吐槽工作的次數就明顯多了起來：“一份合同，按規定得幾個領導簽字後才能生效。可人有時候突然被封了，我上哪讓他簽字去？這麼重要的文件，我總不能直接搞個掃描件再摳圖P個簽名上去吧？”疫情開始前處理起來毫無壓力的“入轉調離”等流程，都因為疫情突然陷入困境。一旦員工出現點“意外狀況”，流程就全面停滯，對於公司和員工本人來説，都是消耗。

2020年3月人力資源社會保障部辦公廳印發的《人力資源社會保障部辦公廳關於訂立電子勞動合同有關問題的函》，對於HR們來説，不可謂不是一個好消息。文件明確，“用人單位與勞動者協商一致，可以採用電子形式訂立書面勞動合同”。此後，各地競相推廣電子勞動合同。比如2022年8月，浙江省人社廳等5部門就聯合發文，力爭到2023年6月底， 基本實現電子勞動合同全覆蓋。延續30多年的紙質勞動合同將逐步進入電子化新時代，HR也即將進入“無紙化”時代。

 

電子合同，解放了HR的雙手

 

在人力資源場景中，HR們需要跟員工簽署多種類型的合同文件，存在大量的文件簽署和管理工作。根據 HR Daily Advisor 研究顯示，超過四分之一的HR，日常需花費 25%-50% 的時間在合同或文件的流程管理上。這很大程度上是因為紙質合同的耗材量大，存在一定的文件滯留，因此，從簽署到備案存檔，整個過程效率低、成本高。另外，紙質合同雖具備法律效力，但存在可能導致效力存疑的風險。

與紙質合同比起來，電子合同的優勢是顯而易見的。

簡單來説，電子合同是指參與方全程在線簽署且具備和紙質合同同等法律效力的合同形式。一份合法合規的電子合同，適用於企業員工管理的整個週期，包含身份認證、數字證書、電子簽名、時間戳、存證保全和法律支持等服務。

電子合同能在簽署、保存、管理和人力資源規劃、人才庫搭建過程中推動資源配置優化，起到正向作用。將合同以電子文件形式保存，能提高HR們簽署、保存、調閲等方面的工作效率，降低相應成本，在同樣具備法律效力的基礎上還不易被篡改。

所以説，電子合同在某種程度上解放了HR的雙手。對人力資源行業而言，只要有自己的系統平台就可以接入電子籤供應商的服務，入職手續、合同工協議、員工手冊、保密協議、薪酬表單、離職證明等都在電子合同適用的文件範圍之內。疫情之下讓HR們頗為頭疼的公司異地招聘合同簽署，員工查閲合同細則，也能通過平台進行操作。

 

電子勞動合同的調取、儲存、應用，並不是隨心所欲

 

電子勞動合同能幫HR節省成本、優化流程，但這並不意味着，它可以被隨心所欲地調取、儲存和應用。

國家人社部曾提醒，用人單位要提示勞動者及時下載和保存電子勞動合同文本，告知勞動者查看、下載電子勞動合同的方法，並提供必要的指導和幫助。同時，要確保勞動者可以使用常用設備隨時查看、下載、打印電子勞動合同的完整內容，不得向勞動者收取費用。勞動者需要電子勞動合同紙質文本的，用人單位要至少免費提供一份，並通過蓋章等方式證明與數據電文原件一致。

電子勞動合同的儲存期限要符合《中華人民共和國勞動合同法》關於勞動合同保存期限的規定。作為電子勞動合同訂立平台，還要留存訂立和管理電子勞動合同全過程證據，包括身份認證、簽署意願、電子簽名等，保證電子證據鏈的完整性，確保相關信息可查詢、可調用，為用人單位、勞動者以及法律法規授權機構查詢和提取電子數據提供便利。

電子合同是對傳統合同訂立習慣的重大變革。訂立電子合同不僅是疫情時期的特殊之需，更是互聯網經濟發展的大勢所趨。讓我們共同期待，電子合同的技術發展更加完善，訂立流程更安全、簡便和快捷。