如何減少對電子郵件的關注——《華爾街日報》

田納西州納什維爾的放射科醫生裏德·奧馬裏去年冬天某天登錄工作郵箱時，直接選中數千封未讀郵件，鼠標一點便將其從生活中清除。

“我刪得乾乾淨淨，“他聳聳肩説，“重要的郵件自會找上門來。”

我們太多人被電子郵件支配：不斷刷新頁面，在垃圾信息中艱難跋涉，為構思一封真正重要郵件的回覆而壓力山大。即便有人清空收件箱——能做到的鳳毛麟角——新郵件提示音又會即刻響起。

或許該學學那些"叛逃者”。就是那些工作出色，卻對你的郵件愛答不理的同事。他們若給郵件分類，唯一目的就是永久遺忘。他們只認Slack或Teams，其他通訊工具概不理會。

有人設置極其具體的自動回覆——僅早9點晚3點查收郵件/今日全天約見客户——且説到做到。下週才可能回覆你。而他們…居然能完成工作？

商業作家格雷格·麥基翁指出：“查郵件讓人感覺高效，但重要事項毫無進展。”

他建議：乾脆別看郵箱。每天先在紙上列出優先級，在日程表預留兩個半小時專門處理郵件（而非持續刷新），其餘時間完全忽略。

當然，有些工作幾乎完全通過收件箱進行。有些人如果讓郵件擱置半天可能會惹上老闆的麻煩。有些人則沉迷於查看新消息。

“你永遠不知道會收到什麼，”麥基翁先生説，“再拉一下手柄。可能是驚喜，可能是糟糕的，也可能什麼都沒有。”

多年來，斯蒂芬妮·沃雷爾以幾乎即時回覆郵件為傲，甚至在凌晨兩點也不例外。她買了一塊板子固定在浴缸上，把筆記本電腦放在那裏，一邊泡澡一邊看着郵件進來。

“這有一種快感，”這位住在波士頓的54歲女士説，“有人覺得我很重要。”

她的孩子們卻不以為然。他們抱怨她總是在打字回覆郵件。由於久坐，她還出現了背痛。

她開始設定計時器，限制自己每天只查看兩次，每次15分鐘，並發現如果她只回復100封郵件中最重要5封，其實也不會有什麼大問題。她建議客户和同事如果有急事就發短信給她。

如今，她的三個收件箱裏積壓了46,000封郵件，但她對此毫無焦慮。

“我感覺自由了，”她説。

研究電子郵件影響的薩塞克斯大學高級講師艾瑪·羅素表示，那些掌控自己收件箱的人更冷靜、更快樂、更高效，也更容易實現工作目標。關鍵在於制定計劃——比如承諾在下午6點後和週末不登錄——然後公開宣佈。

教練和研究人員告訴我，與你的上司溝通，瞭解什麼是可以接受的，什麼是不可以的。如果有必要，進行協商。通常，只要讓經理明確具體的指導方針，就能明白沒有人期望在兩分鐘內得到回覆。

解放可能適得其反。斯德哥爾摩科學家約翰·倫德斯特倫在休假三週後刪光所有郵件時欣喜若狂。一年後，同事質問他為何沒推進其嗅覺研究獎項的申請——原來他本可獲得一萬美元資助金，只需在一週內回覆郵件即可。

雖對錯失感到惱火，他仍不後悔。

“我盯着幾乎空蕩的收件箱亢奮了一週，“他説。

如今他閲件不常回復，即便回覆也僅寥寥數語。他設置了15分鐘郵件接收延遲以避免信息轟炸。最妙的是：他發件越少，收到回覆就越少。

他仍記得曾用八小時跨洋航班處理200封郵件，次日收件箱卻被回覆淹沒。

“簡直是地獄般的惡性循環，“他感嘆道。

培訓公司Zarvana首席執行官馬特·普盧默建議：通過篩選和文件夾減少垃圾郵件。將新聞簡報等非緊急郵件移至待閲文件夾，每週固定時間處理。將重要人物（如大客户、上司）的郵件設為每小時查看的專屬文件夾。可進一步細化規則，如標紅正文含你姓名的郵件，或將抄送郵件標記為低優先級。但他提醒：“不必花五小時建立複雜系統，隨收隨整，保持簡單。”

“別搞37個郵件文件夾，”他説。

每隔幾年，數字與敏捷顧問盧巴·薩哈魯克就會受到某位效率大師的啓發，試圖整理收件箱。這種努力通常只能持續幾個小時。

“我剛清理完，就他媽丟東西，”她説道，因為文件被誤存到莫名文件夾或誤刪文檔。

她曾渴望成為“收件箱清零”派，整潔有序。但最近她想：算了，無所謂。

“該做的事我都完成了，客户也很滿意，”她説，“如果混亂就是我的方式，那就是我的方式。”

聯繫雷切爾·費因茨格，郵箱：[email protected]

刊載於2022年5月23日印刷版，標題為《如何對電子郵件少些糾結》。