冗長的郵件往來如何讓人沮喪且效率低下——《華爾街日報》

經過漫長的郵件往來後，‘你不僅動力下降，認知能力受損’，一位研究者指出。插圖：盧卡·杜爾比諾通過郵件解決複雜問題會讓人感到沮喪和疲憊，這已不是秘密。但依賴郵件的代價可能比之前所知的更為深遠。新的研究表明，與面對面交流相比，電子郵件不僅使問題解決更加困難，還可能降低人們在後續任務中的表現。

“你不僅動力下降，認知能力也會受損，”該研究的主要作者拉維·加金德蘭表示。

佛羅里達國際大學管理學副教授加金德蘭博士稱，這項研究源於他的親身經歷。

“我討厭這些冗長的郵件往來，”他説，“曾有位同事只要開始郵件交流，就會回覆長篇大論，然後你又得用另一篇長文回應。這種拉鋸戰真的讓我精疲力竭。”

出於對這種效率損耗的好奇，他與同事設計了四項實驗，將數百名受試者兩兩配對分為兩組。每組實驗中，第一組被要求通過面對面方式完成複雜任務，第二組則需使用Gmail完成相同任務。

不出所料，面對面協作的兩人效率更高。例如，在第一項實驗中，面對面協商銷售策略的兩人平均花費6分鐘達成共識，而通過電子郵件溝通的兩人平均耗時20分鐘。

加金德蘭博士表示，電子郵件是傳遞信息的絕佳工具。但當需要達成共同理解時，面對面溝通效果要好得多。

研究還顯示，通過電子郵件解決問題的參與者在後續任務中表現更差。例如，當被要求找出一篇關於年輕企業家新聞報道中的語法錯誤時，此時獨立工作的電子郵件溝通者發現的錯誤比面對面溝通者少19%。在解決一系列邏輯問題時，電子郵件溝通者的表現也差49%，在複雜推理測試中表現差20%。

研究人員通過實地測試結束了他們的研究，該測試彙總了真實工作環境中員工的數據。他們要求100多名在職成年人在上午結束時的調查中報告他們每天基於文本的溝通水平，以及在一天結束時的工作目標進展和工作投入度。

這些結果表明，雖然大量基於文本的溝通對那些解決問題需求較低的工作沒有影響，但從事高問題解決需求工作的人在一天結束時對工作感到不那麼興奮和有活力——並且不太可能報告感覺自己取得了進展。

加金德蘭博士説，電子郵件可以記錄對話，而且通常比試圖安排會議更容易——尤其是當人們遠程工作或處於不同時區時。“有時我寧願打一封電子郵件，把它從我的辦公桌上處理掉，”他説。

但他補充道，人們常常只是出於習慣而使用電子郵件，卻忽視了其隱性成本。他建議改為定期安排會議，這樣可以用更少的精力解決未決問題。

他表示，當陷入噩夢般的郵件鏈時，在轉向下一項任務前，要意識到它帶來的損耗。

“你可能需要休息一下，或者做一些不重要的事情，“Gajendran博士説，“做一些與需要大量決策的事情相比相對不需要動腦筋的事情。”

Kadet女士是居住在紐約市的作家。可以通過[email protected]聯繫她。

刊登於2022年6月13日的印刷版，標題為《長時間郵件往來的代價》。