熱門辦公桌技巧：幫助員工適應即時預訂工作空間 - 彭博社

插圖：Jim Stoten為彭博商業週刊繪製

每週在家工作幾天可能會付出代價：放棄辦公區域。波士頓諮詢集團合夥人尼克·南説：“更靈活的條件是你不能擁有一個自己稱之為自己的空間。” 隨着在規模縮減後的疫情後辦公室中空間變少，開始出現熱座位。這個概念起初緩慢發展，主要強加給訪客、臨時工和兼職人員，有時也在快速發展的科技公司和初創公司中廣泛應用。現在它正在佔領整棟辦公樓。

員工在哪裏工作

辦公桌所佔調查受訪者比例：

來源：對1138,005名受訪者進行的Leesman調查

這並不受歡迎。“我們想坐在一個熟悉的地方，和我們一起工作並喜歡的人在一起，”英格蘭温徹斯特Armstrong & Partners辦公文化研究員克里斯汀·阿姆斯特朗説。“任何一個旨在整合空間並讓人員混合的善意技術解決方案註定會讓人們反感，並且會被希望使用它的人繞過。”以下是幫助員工適應熱座位的七種方法：獲得反饋首先詢問員工他們希望從熱座位中得到什麼，查看什麼有效，什麼無效，然後重複並再次重複。從移動二樓的風扇到徹底改進整個預訂系統，研究各種建議，無論大小。“你會覺得自己在一起做這件事，而不是管理層又實施另一項會影響我的幸福感的事情，”倫敦員工健康顧問GoodShape的臨牀戰略主管蘇珊·馬歇爾説。

插圖：Jim Stoten為彭博商業週刊繪製實施熱座位禮儀規則至關重要。“建立非常明確的關於如何預訂座位、如何使用共享資源、清潔政策是什麼的政策和準則，”South説道。然後考慮良好的行為。預訂兩個座位是否可以接受？可以使用空置的預訂房間嗎？“您必須加強圍繞預訂的良好行為文化，靈活並讓每個人意識到他們必須遵守規則。”

創建社區創新發生在讓平時不會坐在一起的人混在一起時。關鍵是，他們需要一個共同的目標。否則，坐在離熟悉面孔15排遠的地方會讓人感到疏遠。“市場部真的在乎法律團隊的想法嗎？可能不在乎，但市場部需要考慮銷售團隊，”亞特蘭大管理諮詢公司MindGym的首席行為科學官Janet Ahn説。“以更有意義的方式使用熱座位。”

插圖：Jim Stoten為彭博商業週刊繪製正確預訂總會有那種預訂了一個角落桌子六個月卻從未使用的人。為了避免這種情況，可以將預訂應用程序設置為如果預訂者未簽到則釋放空間。另一個極端是允許人們僅在幾小時前聲明一個桌子帶來的混亂。“人類是有領土意識和部落意識的，”Armstrong説，他建議採用允許每週預訂的系統。“給人們合理可預測的模式，然後將團隊移到空間中並將他們聚集在一起。”

重新思考辦公空間桌子並不是唯一受人珍視的房地產。“你需要安靜的區域進行專注工作，你需要合作區域，你需要會議室，休息空間，用於Zoom通話的地方，” South説道。一些公司還有樓層經理幫助導航新空間，並回答諸如“打印機在哪裏？”或“如何發送傳真？”等問題。即使是小的調整也可以產生很大的影響。“保持色彩豐富，放一些漂亮的盆栽和畫作，” Marshall説。

插圖：Jim Stoten為彭博商業週刊繪製購買更好的桌子如果你在家裏組建了一個辦公室，有三個屏幕，一個用於閲讀的躺椅，以及一個擺放家庭照片的寬敞桌子，那麼到辦公室坐在一個大小並不合適的桌子和椅子上可能會感覺像是退步。“你應該安裝全可調節的設備，並確保每個人都知道如何使用，” Marshall説。考慮一下可以升降的桌子，帶有腰部支撐的椅子，以及具有可定製亮度的靈活屏幕。如果你雄心勃勃，並且有大把的錢，可以看看 谷歌的熱門辦公桌，當你刷卡時，它會根據你保存的偏好自動調整高度、温度和屏幕傾斜。

不要排除例外考慮為人力資源主管或一線經理等需要進行面對面交流的人提供個人空間。無論你的辦公椅有多可定製，你的預訂系統有多高效，有些工作簡單不適合熱插拔式辦公桌。“我是一名職業健康護士，” Marshall説，“在熱插拔式辦公桌環境中工作對我來説會非常不舒服。”*閲讀下一篇：*這位CEO想租用你的空桌