如何舉辦讓所有人保持參與的混合會議 - 彭博社

插圖：Jim Stoten為彭博商業週刊繪製隨着在家辦公遇到後疫情時代重返辦公室的壓力，一個“科學怪人”誕生了：混合會議，由Zoom或Teams上的人員與總部會議室裏的同事拼湊在一起。這個生物仍然被會議領導者和與會者們誤解。“遠程參與的人會感到有些被邊緣化，”北卡羅來納大學夏洛特分校組織科學教授、即將出版的《很高興見到你：一對一會議的藝術與科學》的作者史蒂文·羅格爾伯格説。他回憶起在疫情之前對完全遠程會議普遍存在的擔憂。現在許多人對混合會議也有類似的顧慮。正如卡內基梅隆大學組織行為學教授阿妮塔·伍利所説，一切都在於“確保每個人都在同等地位上參與”。但要在面對面和遠程參與之間取得正確的平衡很難，尤其是由於一些員工因返辦公室的要求而比其他人更頻繁地遠程參與。我們請教了專家們，管理者和員工如何應對Zoom帶來的挫折，使混合工作發揮作用。

**是（混合）還是不是？**如果你正在考慮是完全遠程還是嘗試混合，專家們表示遠程是最好的選擇，即使這意味着你要從辦公室參加視頻會議。“虛擬會議本質上更具民主性，”羅格爾伯格説，他提到了數字白板、投票機制和缺乏“桌頭效應”。更高級別的執行人員出現在辦公室，而基層員工在餐桌上辛勤工作，或者反之亦然，可能“強化負面的社會動態”，伍利説。但如果混合是唯一的選擇，不用擔心——有辦法使其有效。“領導只需照顧好現場觀眾以及牆上的那一方，”領導溝通公司SNP的聯合創始人莫琳·泰勒説。

**混合會議必備條件是什麼？**為了確保遠程參與者能夠充分參與，最好有一個主持人徵求意見，解決技術故障並朗讀聊天內容。如果混合會議將成為工作組合的重要部分，您還應該投資於技術，例如360度會議攝像頭、優質揚聲器和多向麥克風，以便參與者可以清晰地看到和聽到彼此。根據《基礎與應用社會心理學》發表的一項研究，獨自構思被證明比團體頭腦風暴更有效，因此允許參與者休息專注於手頭的問題是很好的。保持在正確軌道上的另一個提示是：“我非常贊成將議程組織為一組要回答的問題，而不是要討論的主題，” Rogelberg説。

插圖：Jim Stoten為彭博商業週刊**我們的會議室需要重新設計嗎？**過時的辦公室佈局可能會破壞您的混合風水。會議室必須讓遠程參與者輕鬆地看到和被看到，以便他們感到被包容。縮小會議空間可能意味着減少空座位和改善聲學效果。傳統的圓桌配置應該被換成馬蹄形、劇院式或類似的分組，擴大虛擬參與者的視野。“如果遠程工作者無法情感參與，很容易忘記他們的存在，”俄亥俄州哥倫布市未來工作諮詢公司Disaster Avoidance Experts的負責人Gleb Tsipursky説。戰略性地設置照明也可以突出發言者的反應和肢體語言，促進理解並改善協作。

**如何吸引不參與者的注意？**在視頻會議期間進行多任務處理而不被發現已經成為一項奧林匹克運動。很難判斷你的觀眾是否在關注——雖然快速掃視和關閉攝像頭可能會暴露他們，也很難知道如何把他們拉回來。泰勒有一個堅定的規則：無論如何都要打開攝像頭。“如果你要參加會議，就打開攝像頭，這樣你就在場了，”她説。泰勒推薦一種稱為“threading”的技巧來提高參與度，而不讓任何人感到措手不及。它是這樣的：稱呼一個員工的名字，提供背景然後問一個問題。與與會者確認他們的出席是否真正有必要可以消除潛在的旁聽者，並確保那些不需要在場的人不會浪費時間。

插圖：Jim Stoten為彭博商業週刊繪製**如何處理家庭干擾？**狗叫、大聲施工、嬰兒尖叫——總是在你關閉靜音時發生。泰勒説：“重要的是不要感到尷尬。” 技術問題是虛擬會議的一部分。我們都會遇到這些問題，雖然你應該盡力減小家庭背景聲音——關上窗户，讓孩子遠離工作區——但最重要的是保持冷靜。關閉自觀功能並模糊背景可以幫助你專注於議程，而不是你邋遢的頭髮或混亂的卧室（或兩者兼有）。將手機放在手臂夠不到的地方並關閉通知也是一個好習慣。“我們經歷了一場真正的危機，”泰勒説。“但我們在成長，變得更擅長這個了。”