我在聯合國的25年 | 溝通的藝術_風聞

教科文組織的官員來自各會員國，我們曾經做過統計，教育部門的人員來自94個國家。這些人有不同的文化背景，要把他們團結在一起，形成一個目標一致的團隊，溝通是關鍵。從就任助理總幹事之初我就開始採取不同形式在教育部門內大力促進溝通。

首先是通過定期的管理人員會議來上傳下達，統一認識。每年我會召集一到兩次教育部門的高管團隊會議，讓分散在世界各地的成員聚集於巴黎，討論部門的大事。這種會議上我都會安排半天時間“務虛”，大家可以暢所欲言，對全球教育的發展趨勢，對教育部門的大政方針展開討論。

我還建立了一個領導團隊的電子郵件羣，每次我接到總幹事或總部綜合協調部門的重要文件和通知，都會及時與領導團隊分享。在巴黎總部我兩週召開一次司長會，事先通知與會人員要討論的事項，我還規定每次會議不超過一小時，準時開始。在這類會議上，我會傳達總幹事的指示。在高管會議上討論情況，就部門內的大事討論並做出決定。各司長也在會上通報自己的主要工作，大家互相通氣。我同時要求各司長也同樣定期召開自己司內的處長會。我發現，對我來説本是很正常的工作方式在教科文組織裏並不是常態。

教育部門在總部有十幾位處長，這些人其實是保證我們的戰略與計劃實施的關鍵。我自己以前當過處長，理解他們希望經常得到高層信息和直接瞭解教科文組織高層戰略思考的心情。我每個季度召開一次部門內的處長會，給他們機會與我這個助理總幹事直接對話，聽他們反映問題，為他們解答或解決問題，這個做法讓他們很滿意。

我的前任們在當政時曾在有要緊事時才召開總部教育部門的全體人員會，我上任之後把全體會變為定期，每年在夏天休假高峯之前的六七月和聖誕節休假高峯前的十二月中旬各召開一次。每次開會我們還會通知在總部外各研究所和各國辦事處工作的隸屬教育部門的員工，他們可以通過內部互聯網遠距離看到實況轉播並可以提問。在會上，我會通報近期教科文組織和教育部門的大事、總幹事和會員國對我們的要求、我們實施改革的情況、我對同事們提出的要求等等。然後是對話環節，任何人可以問任何問題，我都會給出回答。

2017年，我的助理與秘書團隊。

在我剛剛開始做助理總幹事時的全體員工會上，還是會有一些情緒化的問題被提出，主要是因為當時一些同事對以前他們沒有機會與領導對話不滿。後來幾年，隨着各種溝通形式的付諸實踐，同事們的不滿情緒消散，全體員工會上的氣氛一直很和諧。

我們的全體會出席人數很多，所以都是在總部大樓的一個會議廳開會。這些會議廳的廣播系統可以連接總部大樓各辦公室和各國常駐代表團的辦公室。有一年12月的會上，總部負責會場音響系統的技術員錯把我們那天開會的會議廳的話筒連到了各國代表團的辦公室。後來有幾位大使告訴我，他們偶然在辦公室聽到了我對教育部門人員的講話。我忙問：“我沒有説什麼不合時宜的話吧？”他們都説沒有，反倒是説聽到我告誡我的部下要重視會員國代表團的意見與要求，讓他們很滿意。倒是“歪打正着”了。

領導教育部門這麼龐大的隊伍，信息分享也是很重要的一環。我的一位前任丹尼爾當年擔任助理總幹事時，他有時會自己寫一兩頁紙的非正式的“內部通訊”發給部門的全體人員。我覺得這個做法很好，在我擔任助理總幹事之後，我開始每個季度寫一份“內部通訊季刊”，以電子郵件的形式發給教育部門在總部和總部外機構的所有人。“內部通訊季刊”通常有3~4頁，這個形式的一個重要目的是使我們的員工，特別是那些在總部外機構工作的同事瞭解教育部門的大事，使他們對教育部門的總體形勢有所瞭解，也瞭解他們的助理總幹事的工作，感到他們沒有被遺忘。我在助理總幹事任上8年，一共發出了32份內部通訊，受到教育部門同事尤其是總部外同事的歡迎。

2012年，看望駐古巴哈瓦那辦事處的同事們。

在教科文組織擔任助理總幹事經常要到世界各國出差，每年要出差20次以上。我每到一國，只要當地設有教科文組織的辦事處，一定會抽出時間去辦事處的駐地訪問。因為我不僅是教育部門的最高負責人，而且還是教科文組織高管團隊的一員。我利用這個機會，代表總幹事慰問全體人員，肯定他們的工作，向他們介紹教科文組織和總部近期的大事，聽取他們的意見，進行坦誠的對話。

每次見面會上我都會對他們説：“你們的工作直接面對會員國，是教科文組織的臉面，你們的工作直接影響到教科文組織的聲譽。你們在前方打拼，我們總部的人在後方應該為你們提供支援。”這些話都是我們的同事願意聽卻又難得聽到的。他們提出的問題，能夠當場解決的，我都會當場拍板決定。這些同事總是對總部一些中央服務部門的官僚作風頗有微詞，這些在我的權力範圍之外，但我都會向相關部門轉達他們的意見。我的看望每次都受到總部外機構同事們的極熱烈歡迎。

聯合國教科文組織總部地處法國，假期安排也是隨着法國的習慣。每年的7月下旬到8月底是法國人放假享受生活的日子，巴黎就成了遊客的天下。教科文組織的員工每年可以享受30個工作日的帶薪假期，30個工作日相當於6周。絕大多數員工都會在七八月休假。另外一個休假的集中時間是聖誕節和元旦，絕大多數人會休兩週的假期。每年9月初和1月初，當同事們在休假後回來上班時，我都會花上幾個半天的時間到教育部門的每一個辦公室走訪一遍，與大家打招呼，聊聊天，問問他們的工作情況，頗受部下歡迎。

2017年，我和我的司長們。

我們的同事來自不同文化背景的國家，對待他們要有不同的方法，但是有一點是共同的，就是要尊重他們。尤其是那些秘書、輔助行政人員。通常對來自歐美國家的同事，講話應該客氣但直爽，他們認為這才是對他們的尊重。發展中國家來的同事自尊心更強一些，説話更要注意方式方法。我的方式應該説是東西方文化的結合，既有親切的一面，也有明白堅定的一面。如果不注意，不同的文化背景常常會造成一些誤會與誤解。

我當辦公廳主任時有這樣一件事。我們的一位高管來自發達國家，有英美的文化背景，給他安排的秘書是非裔法國人，雙方文化背景差異甚大。工作一段時間後高管反映秘書聽不懂他的指示，耽誤事兒。我去提醒秘書，但她渾然不覺，自我感覺良好，認為領導很滿意她的工作，還要求給她提級。不久，這位高管實在無法湊合了，要我們通過人事局把秘書調到其他部門。秘書不服，向有關部門申訴，認為遭到了種族歧視。有關部門來向我瞭解情況，我實話實説，不是種族歧視，純粹是不同文化背景導致的溝通障礙。可見這種事處理不好也很容易引起不必要的麻煩。

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文章來源 |《我在聯合國的25年》

作者 | 唐虔

編輯 | 外交官説事兒 青巖