用工具推動經營，企業增效的「兩個關鍵」_風聞
深响-深响官方账号-全球视野，价值视角。09-11 15:12
革新來自痛點。
比如辦會，規模稍大的會議通常會僱傭會務公司，先建大會官網，再組建幾十個人的聯絡團隊，對着嘉賓名單一個個統計信息，反覆修改參會指南；臨近開會了，把各種相關信息編輯羣發，手動恢復各種問題——有人想要會議日程，有人想提前瞭解展區佈置安排，有人不清楚簽到在哪兒……即便如此，參會者也會忘記各種信息存在哪裏，只好在會場瘋狂查找對接人的聊天記錄。當會後再想調用會議內容時，卻怎麼也找不到完整的資料，大會精心準備的內容永遠塵封在了雜亂的各種文件裏。
低效、混亂、重複工作、堆砌人力……諸多的痛點需要更高效省力的解決辦法。今年，騰訊全球數字生態大會就用了一種全新的方式來處理令人頭疼的參會問題，這次的參會指南不是官網，也不是段密密麻麻的短信，而是一個簡潔清晰、內容齊全的騰訊文檔。
從大會介紹、日程、展區指引等核心信息，到交通食宿各類細節，《2023騰訊全球數字生態大會參會指南》彙集了會議相關的所有資料，並且層級清晰、在移動端也方便閲讀。
而對於會務組來説，製作指南物料的工作冗餘也大大降低了，文檔統一拉齊，不會再出現版本錯誤、信息對不齊的問題，一個文檔可輕鬆轉發，也方便保存，下次再想找資料，直接打開這一個文檔，便一應俱全。
這只是騰訊文檔帶來高效連接、降本增效的眾多案例之一。
災害發生時，一張騰訊文檔「收集表」讓救援隊能快速統計提報志願者信息，把更多的時間用在救援生命上；在生產製造的深處，智能表格打通供應鏈的各個環節，使生產、庫存、銷售等信息及時同步，快速調節供應鏈彈性；而在職場，文檔竟然成了社交利器，新人破冰，“文檔”先行，通過備註文檔增加彼此瞭解，減少了在內部溝通時的尷尬。
其實今年效率辦公領域格外熱鬧，在產品層面，微軟上新Copilot、國產辦公軟件以大模型熱潮為契機紛紛宣佈接入AI能力；在商業化層面，各家思路也在不斷差異化，面向不同類型的客户提供不同的解決方案。
但不管行業內如何鑼鼓喧天，概念上如何標新立異，**最終客户看重的還是能否解決痛點，能否帶來實實在在的效率、效果。**而如何為用户帶來好的體驗，為企業帶來真正的降本增效，也是文檔工具所應該有的自覺與雄心。
推進度、做管理，用文檔為信息提效
這幾年，騰訊文檔有兩次出圈讓人印象很深。
鄭州暴雨期間，《一個救命文檔的24小時》刷屏朋友圈，文檔中不斷更新的救災信息，牽動每一個人的心；同年11月，很多平台和主播製作的《雙11主播攻略文檔》全網瘋傳，成為了不少人的種草清單。
雖然二者看起來風馬牛不相及，但從本質上來看，兩個文檔的刷屏透露出了底層共通的需求——對繁雜信息的高效處理。
今年年初土耳其地震，中國藍天救援隊百餘名隊員帶着3900公斤的救援物資奔赴現場。藍天救援隊有超過五萬名登記志願者，出發前需要篩選人員、清點物資，隊員們便將「收集表」一鍵轉發到企業微信羣裏，實時統計、在線生成表格，還能自動檢查格式，收集證件。
在前線，騰訊文檔也幫助了藍天救援隊實現了對當地複雜情況的實時共享與掌握。包括天氣、救援設備需求、重災區分佈等信息都可以彙總在文檔中供隊友實時查看最新動態。
信息碎片化的時代，收集信息難度大大增加的同時，對信息整理的效率要求更高。在救援過程中，通過高效組織信息，節約的時間就是生命，在商業經營過程中，高效組織信息則意味着進度的提效、利潤的空間。
艾克飛盤是一家專業飛盤體育用品企業。在飛盤運動走紅之後，過去一年都賣不出去的50萬片飛盤一個月內就被搶空了，於是壓力來到了生產端。進銷存數據必須及時更新，否則生產決策就可能出現偏差，生產少了，錯失用户，生產多了，庫存積壓。
為了解決這些困難，艾克飛盤把用了十多年的Excel換成了騰訊文檔，解決彙總慢、數據更新不及時的問題。他們還用到了「智能表格」，只要設置好表頭和數據類型，切換到「看板視圖」，艾克就可以清晰地查看每款飛盤產品的進銷存數量和總價值。
其創始人鄭淦表示：“原來一個小時的會，15分鐘就開完了。”
在這樣的痛點中，騰訊文檔不光起到了信息蒐集重組的作用，更直接降低了溝通成本，讓信息一目瞭然，為決策者提供透視全局的切口，而這背後是互聯網自由透明扁平的底層邏輯。
以君樂寶為例，作為國內頭部乳企，其在全國有超過8000家門店和經銷商，經銷商基層的銷售和庫存數據是總部戰略決策的重要依據。
在以往，這些基層數據在錄入系統前需要花大量的時間進行收集和彙總，最後再通過Excel文檔進行分享。幾千家門店意味着幾千張表格，不僅彙總量巨大耗費時間，還容易發錯版本。
通過使用騰訊文檔的「表格」「多人協作」和「實時更新」的功能，君樂寶實現了對龐雜的經銷商體系的管理創新，所有經銷商和門店可以通過微信一起填寫數據，並保證數據都是最新版，全國一盤棋。
千萬別小看數據統計對於“增效”的重要性。對於老闆而言，完整且準確的數據能使公司決策的觸角更為敏鋭、戰略更為正確。而對於員工，他們需要知道“上下文”才能理解自己為什麼要做這件事，對於公司的安排不牴觸，從而進一步提升工作效率。
在剛過去的騰訊文檔新品發佈會上，騰訊文檔多項產品能力全面升級，推出了獨家自研的雙核編輯引擎，對Office格式的兼容和原子化的協同，實現了在文檔領域的核心能力突破。在智能方面，不僅推出了具備AI能力的“智能助手”，還表達了對未來智能辦公領域新的暢想。
實話説，做to B產品挺容易陷入技術自嗨的，比如產品同學脱離實際場景“腦補”需求，陷入對技術“鑽牛角尖”式的執着，或是蹭熱點，盲目上新功能。這些都是to B產品常見的坑。
今天我們看回騰訊文檔，圍繞具體品類、具體場景、具體需求，去解決企業降本增效過程中的實際問題，也正是產品、場景和生態共生共融發展最好的註解。
全域降本：原生式溝通協同一體除了解決數據信息帶來的時間浪費、人力浪費，提高業務推進效率，騰訊文檔其實還做了更多。“連接”是理解騰訊式路徑的關鍵詞，騰訊文檔和企業微信的配合，為企業在全域範圍內降本增效提供了更多可能性。
馬化騰在此前的內部講話提到，騰訊的優勢是“一門三傑”（企業微信，騰訊會議和騰訊文檔）代表的協同辦公能力，以及小程序連接的to C和to B業務閉環。“這些是很好的，全世界都沒有，為什麼不發揮這個優勢呢”。
建築龍頭企業中國建築，業務涵蓋施工、工廠生產、前端設計開發、後端運營以及運營維保等業務場景，騰訊文檔通過企微套件一體化的能力，為中國建築推出了一套以“協作、存儲、安全”為核心，涵蓋全套協同數字化辦公平台的解決方案。員工可以通過企業微信的多個端口一鍵進入文檔，實現共享協同和跨部門操作，打通IM，既保障了信息傳遞的時效性，又降低了信息溝通的時間成本。
將業務場景安置在由“一門三傑”構成的辦公生態下，不僅實現了**全域降本，還減少了不同工具之間跳轉帶來的信息損耗。**現在的騰訊文檔提供了四種解決方案，包括基於企業微信Saas版和私有化版，以及騰訊文檔企業版的Saas版和私有化版，在前者結合企業微信的版本中直接兩者融合以及原生體驗。
而B站的例子更為有趣，可能連騰訊文檔也沒想到自己能被這麼玩。
每逢有“萌新”入職，老員工就會在企業微信上給他發送一個用在線表格製作的「新手村文檔」，裏面展示着同事的工位座次，以便快速認人，座次表上還鏈接了用在線文檔製作的個人簡介，方便大家相互瞭解，更高效地展開溝通。
**所謂“媒介即信息”，信息的載體本身就是企業的文化。**在B站，騰訊文檔的存在不僅是一張工位座次表，還流露出B站鼓勵員工自由釋放個性的價值取向，從而使員工更樂於表達自我，激發工作中的創造力。
這也就是説，“在線文檔”的存在同時構建了一個“多對多”的圍觀廣場，企業微信在營銷和私域這兩方面有天然優勢，文檔可以在社交連接的基礎上為企業沉澱私域，打造輕量型的文檔社區。除此之外，騰訊文檔的開放性還為不同的企業提供了豐富的API，支持企業的自研插件，方便不同公司解決個性化的問題。
對於投顧機構盈米科技而言，公司有很多內部的投資研究資料絕不能外泄。在過去，業內的傳統做法是在PDF文件上加密碼或水印，傳遞資料只能通過公司內網或物理拷貝，在文檔的存儲和協同過程中都面臨着安全的問題。而現在盈米科技使用的是企業微信的文檔，可以通過靈活設置權限、設置明暗水印等方式防止泄密。
由此可見，企業對於文檔的安全需求不是單點單場景的，而是貫穿整個經營過程的。
結語
迴歸到企業降本增效的難題上，我們都知道降本增效是對的，但一頓操作後結果卻不如人意：
強行降本，甚至削減掉了一些關係到銷售業績、產品質量的關鍵投入；強行裁員，結果企業元氣大傷，人才流失；強行提效，把壓力給到員工，制定不科學的拔苗助長式的目標。與其傷筋動骨，強行降本增效，招致更嚴重的副作用， 不如找準冗餘的癥結從組織章法、流程、業務推進機制等方面入手，選擇有效的工具步步為營。
據瞭解，目前已經有超過100萬家企業和組織，選擇騰訊文檔作為辦公效率工具。數字背後，是場景實踐、實際運用的考驗與判斷。
一個工具，抓住企業內外部信息流轉的關鍵點，一方面降本，減少不必要的時間損失，把浪費在流程上的精力解放出來；一方面提效，用高效的產品邏輯牽引着業務朝着高效的方向前進。這勢必能為企業經營打好基礎、贏得效率。
在本次騰訊全球數字生態大會上，IDC聯合騰訊雲發佈了《下一代雲》白皮書，其中提到下一代雲三個核心能量即為“智能、效能、創能”，而全局視角的騰訊文檔則是關鍵效能利器。點擊下方圖片下載白皮書全文，瞭解我們如何“在以智能化技術為嚮導、全面提升基礎設施智
能原生性能的同時，基於智能化技術、持續演進雲平台能力，同時面向企業提供加速智能化技術業務價值轉化的雲服務。圍繞基礎設施、大模型、數據、開發、安全、應用六大維度，促進企業實現智能加速、效能提升、創新湧現。
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