讓2023年成為你擺脱費用報告困擾的一年——《華爾街日報》

你可以擁有你的健身目標和一月戒酒計劃。我的新年決心是在2023年避免收到財務部門發來的惱人催賬郵件。

我並非差旅違規者。但已經收到大量自動化郵件，毫不含蓄地催促我報銷費用。不止一次，我的報銷單因缺失收據或其他細節被退回。適應新工作中頻繁往返全國的新規則是部分原因。但最主要的是——包括我在內的數百萬人需要更好地管理收據，並在出差後儘快提交報銷，避免積壓。

旅行費用管理公司TripActions 2022年調查顯示，財務高管將延遲提交報銷列為公司面臨的首要挑戰。對員工而言，拖延或馬虎的報銷可能招致抄送領導的逾期提醒郵件警告，甚至更嚴厲處罰。若未使用公司信用卡，延遲報銷可能損害個人財務；若使用公司卡卻逾期還款，還可能影響信用評分。

報銷亂象並非特例，尤其隨着商務旅行復蘇。這是多數員工厭惡的瑣事，尤其面對更緊迫的工作優先級時。誰不曾試圖破譯難以辨認的手寫出租車收據？誰不曾瘋狂尋找與客户昂貴晚餐的分項賬單？誰不曾追討連鎖酒店承諾郵件發送卻遲遲未到的住宿發票？

金融服務軟件公司的客户成功經理薇薇安娜·温特伯頓表示，她上週休假期間抽空處理了三份近期出差費用報告。她説，在辦公室的最後一週，“實際"工作佔據了優先地位。

居住在亞特蘭大的温特伯頓女士還負責審批費用報銷。她説難以置信有些同事居然在共同出差返程途中就完成了這項瑣事。

“我飛機剛落地，就收到了他們的報銷單，“她説。

某軟件公司數據高級副總裁本·沙因11月曾赴新加坡和澳大利亞出差十天。由於超過30天未報銷，他在聖誕節前就開始收到費用提醒郵件。

居住在明尼阿波利斯郊外的沙因先生表示，他出差時會嚴格遵守公司規定，將收據上傳至差旅管理應用。但當需要補找遺失收據時——尤其是那些未按承諾發送收據的酒店——流程就會卡殼。那次國際差旅中，他雖有澳大利亞一家萬豪酒店的收據，卻不得不致電另一家酒店前台索要賬單副本。

12月19日，就在全家啓程前往墨西哥坎昆度假的前夜，他提交了那份被公司費用軟件標記了163處紅色警示（多為逾期費用）的報銷單。

常旅客米歇爾·斯蒂芬斯是南達科他州拉皮德城一位資深醫療健康領域高管兼顧問，專為企業管理者提供包括工作效率在內的培訓指導。

斯蒂芬斯夫人討厭填寫費用報銷單，但她表示，養成整理收據等材料的良好習慣最終能節省大量時間。她指出，對於長期拖延報銷的人來説，這樣做甚至可能保住工作。

斯蒂芬斯夫人的妙招是：收到收據立即掃描或拍照。在應用程序或發送給自己的相關郵件中備註支出的關鍵信息。

她和其他常旅客表示，及時完成差旅報銷的關鍵是隨時使用公司的報銷應用程序。她甚至會在商務午餐時頂着社交壓力拍攝收據。

“我更討厭的是翻找堆積如山的差旅票據，試圖分類整理，還要回憶當時的消費情況，“她説。

傑西卡·萊特的問題不在於隨意收集收據，而在於如何將收據錄入系統。這位國際糧食政策研究所的發展經濟學家總是把收據塞在錢包裏，直到錢包鼓脹才轉移到入住酒店的信封中。

當萊特結束前往電子收據不普及國家的差旅返家後，問題就出現了。最近她為期五天的盧旺達之行就積攢了15張小紙片收據，必須將它們粘貼到A4紙上掃描才能上傳報銷。

“這經常讓我的掃描儀罷工，“康涅狄格州法明頓市的萊特女士説。聖誕節前數日，她仍在處理這份報銷單。

“未來我的目標是差旅結束後一週內完成報銷，“萊特女士表示。

亞特蘭大的温特伯頓女士決心加入快速提交費用報銷報告的行列。

“對於2023年，我現在告訴自己，一定要確保在飛機上就打開應用程序，開始創建並填寫報銷報告，”她説。

每年，Alyssa Billups都會下定決心在工作旅行返程的飛機上開始處理費用報銷報告。她在DirecTV從事影響者營銷工作，經常出差參加活動。但每年都未能如願。

“我總是累得要死，”這位30歲的紐約人説。“我會想，哇，我現在連自己的名字都不知道了。”

年底時，她收到了五封關於逾期費用的郵件，並且面臨着一個多城市旅行費用報銷報告的最後期限。

“我確實想做得更好，因為這會讓你的生活更輕鬆，年底時也不會那麼混亂，”她説。

Alyssa，我和你一樣。

寫信給Dawn Gilbertson，郵箱：[email protected]

刊登於2023年1月4日的印刷版，標題為《公路勇士們害怕費用報告的憤怒》。