一家公司如何收回9.5萬小時？取消會議——《華爾街日報》

感謝大家臨時抽空前來。我們直接進入正題。

當雷諾美國公司一月份準備向員工通報重組計劃時，取消了原定90分鐘的全員大會，轉而發佈了一段10分鐘的視頻供員工觀看。

會議已成為企業新的頑疾。Shopify公司、Wayfair公司等企業高管表示，排得過滿的日程表——部分是由於遠程工作減少了快速偶發性交流——浪費了數千小時，降低了工作效率。

具體多少小時？Shopify表示，自一月初宣佈臨時取消某些類型的會議以來，已從員工日曆中刪除了1.2萬個會議，騰出約9.5萬小時。“我們正通過有效精簡開啓新的一年，從荒謬的會議時長中解放出來，釋放出驚人的創造時間。“Shopify首席運營官Kaz Nejatian在給員工的信中寫道。

冗長過度的會議向來是職場生活的毒瘤。過去僱主們嘗試過站立會議甚至行走會議，試圖縮短時間提高效率。

大量研究表明疫情期間會議時長激增。微軟公司通過其商業軟件套件收集的數據發現，從2020年2月到2022年2月，Teams用户平均每週參加的會議數量增長了一倍多，會議總時長更是增長了兩倍有餘。

沒錯。無論員工是否有足夠的時間，他們都在瘋狂地進行反饋、溝通和貢獻想法，除非有硬性停止，否則他們會制定計劃稍後線下處理。

（哦，等等，有人舉手了。）

“上週一我參加了13個會議，”弗吉尼亞州里士滿經濟發展組織“大里士滿夥伴關係”的總裁兼首席執行官詹妮弗·韋克菲爾德説。大多數會議持續30分鐘。從早上7:30到下午6點，她只有兩次30分鐘的休息時間。她如何度過這些寶貴的空閒時間？她用來處理電子郵件。

韋克菲爾德女士目前的煩惱是一個每週例行的會議，其唯一目的似乎就是——開會。

“那個會議讓我抓狂，”她説。“有時候只是有人在胡扯一些事情。如果沒有議程，我就不想去。”

Shopify取消了定期的小組會議，禁止了大多數週三的會議，現在要求50人以上的集會只能在週四的6小時窗口內進行。

雷諾茲的一位發言人表示，這家隸屬於英美煙草公司的煙草企業在一月份的活動上改用了一段短視頻，因為他們沒有足夠的信息與員工分享來證明長時間會議的合理性，並且他們認為這次嘗試是成功的。

“去年，我們收到了幾個關於如何簡化溝通並儘可能減少會議的好建議，”雷諾茲內部溝通負責人克里斯·佐納在這段被《華爾街日報》觀看的視頻開頭説道。

這些額外會議的一個後果？夜間工作更多。微軟在另一項研究中發現，人們會在晚上8點至11點登錄工作應用程序，要麼是為了參加更多會議（尤其是與不同時區的同事），要麼是為了完成工作。

微軟現代工作與商業應用副總裁賈裏德·斯帕塔羅表示：“當我們轉向遠程辦公時，老闆們想的是‘我怎麼知道員工能完成任務？’，而員工則在想‘我如何向老闆證明我在完成任務？’會議成了這兩個問題的答案。”

他説，現在“人們不堪重負”，這導致員工和管理者之間關係緊張，而這種緊張大多尚未解決。

布萊恩·弗萊在杜蘭大學的辦公室；學術界從不缺少。照片：梅貝爾·羅梅羅肯塔基大學法學院教授、杜蘭法學院客座教授布萊恩·弗萊説：“最糟糕的會議是你毫無理由地參加。”他説，在學術界，“你經常被要求出席，但對會議內容毫無興趣或貢獻。每個人都在抱怨，但抱怨者和其他人一樣糟糕。”

隨着員工數量減少，減少會議時間、增加高效工作對高管們變得尤為緊迫。幫助企業建立電子商務網站的Shopify在7月份裁掉了約1000名員工。在線傢俱零售商Wayfair的首席執行官最近宣佈裁員1750人，他告訴員工，裁員是“提高效率”重組計劃的一部分。

他特別提到：“我們希望減少花在會議上的時間。”

莎拉·威廉姆斯認為她的公司找到了正確方案。作為Stride Health Inc.的消費者營銷經理，該公司向自由職業者銷售健康保險和其他福利。2021年，這家擁有約100名員工的公司，在2017年首次試行後，重新實施了“無會議星期三”政策。

莎拉·威廉姆斯很欣賞“無會議星期三”。圖片來源：莎拉·威廉姆斯她利用這一天專注工作，部分時間用於分析數據，這些數據為她在本週晚些時候關於公司電子郵件營銷活動的會議提供依據，尤其是在開放註冊季節。

“如果沒有‘無會議星期三’來做分析，週四和週五的會議就不會那麼有效，”位於丹佛的威廉姆斯女士説。“否則，我認為我們只會白費力氣，甚至可能重複同樣的錯誤。”

詹妮弗·馬洛尼對本文有貢獻

**聯繫作者：**勞倫·韋伯，郵箱：[email protected]

本文發表於2023年2月2日的印刷版，標題為《一家公司如何收回95,000小時？取消會議》。