高管們失去了一項令人豔羨的身份象徵——他們的助理 - 《華爾街日報》

瓦萊麗·巴倫西芬回憶起2019年她第一天擔任某位高管的行政助理時收到的指示：她被僱來只為這位上司一人服務。若其他人想佔用她的時間，她應讓他們自行處理。

幾年後，她説，這家位於達拉斯地區的科技公司又給她安排了一位高管。今年一月，她的職位被裁撤。上週她開始了一份新工作，擔任另一家公司五位領導的行政助理。

38歲的巴倫西芬女士表示，她理解為何幾十年來行政助理的職位一直在減少。軟件可以自動化許多行政任務，而在混合辦公時代，辦公室管理的強度也降低了。

然而，這並不意味着當助理被裁撤時，高管的自我不會受到傷害。

“這是個面子問題，”她説，“大多數人可以自己處理事情。他們只是不想而已。”

長期以來，擁有一名全職助理是地位的重要標誌，向他人表明高管的時間需要有人把關，寶貴到不能花在管理日程或（天哪）填寫費用報告上。但隨着像Calendly這樣的應用可以預約，ChatGPT可以用人工智能起草消息——再加上經濟衰退擔憂下的預算限制——許多企業正告訴高管們共享助理、使用遠程行政助理，或者乾脆不用。

近年來，大型銀行和專業服務公司已經削減了行政職位，有時是在諮詢公司的建議下。現在，最大的諮詢公司之一麥肯錫公司將在未來幾個月裁員多達2000人，其中包括一些支持性崗位。

任何曾經歷過裁員的人，看到大型諮詢公司的合夥人自己動手衝咖啡、手忙腳亂地操作會議室預約應用時，都難免會心一笑——儘管尚不清楚有多少助理和行政人員會在此次裁員中受到影響。麥肯錫拒絕透露具體細節。

“如今能擁有專屬行政支持人員已是極為罕見的福利，“Centri商業諮詢公司高級顧問、畢馬威費城辦公室前執行合夥人傑裏·馬金尼斯表示，“即便是合夥人也得共享行政資源。”

根據美國勞工統計局數據，從2000年到2021年，行政秘書和行政助理數量驟降63%至50.8萬人，該機構預測到2031年還將減少20%。

馬金尼斯指出，年輕職場人比前輩們更精通技術且自立，企業也樂於讓他們在晉升過程中繼續處理自己的瑣碎事務。部分新晉高管表示更喜歡這種掌控感和隱私性，因為配備助理往往意味着要共享大量個人信息。初創公司CEO通常不設助理，以彰顯謙遜姿態和精益運營能力。

位於亞利桑那州斯科茨代爾的GitKraken軟件公司首席執行官馬特·約翰遜透露，他自行安排會晤行程、預訂差旅並報銷費用。即便公司已發展至百餘名員工且實現盈利，他仍要求管理團隊其他成員遵循相同原則。

“我寧願把資源投入到下一位工程師、支持人員或客户身上，而不是行政助理。”他説道，並補充公司確實僱傭了一位辦公室經理處理部分行政事務。

其他人則堅持認為，在助理協助下工作效率更高。

科羅拉多州博爾德市網絡安全公司Immuta的首席產品官莫里茨·普拉斯尼格，在創辦上一家公司時曾配備行政助理，後來他將公司出售。如今他不再使用助理。他並不介意自己管理日程，但希望有朝一日再創業時能重新擁有助理——最好是一位足夠了解他的幕僚長，能像第二個大腦般高效運作。

從未有過行政助理的人無從知曉其價值，而那些曾依賴又失去行政支持的人則會感到難以適應。

“25年前，若走進一家擁有600名律師的律所，每位律師都至少配有一名助理，甚至兩名。如今卻未必有人專職接聽電話。”行政人員安置公司Beacon Hill Associates的董事總經理兼執行副總裁查理·凱恩表示。他打趣道，反正律師很少親自接電話，“那誰去接聽呢？”

那種因忙碌顯赫而讓他人代接電話（‘告訴他們我在開會！’）的優越感，不正是樂趣所在嗎？Alexa、Siri和Cortana證明了人們從委派助理中獲得的愉悦，無論這種協助是否必要——甚至是否真實存在。TikTok上充斥着這樣的故事：有人假裝擁有助理，從而獲得獨家餐廳預訂或航班升艙，以此抬高他人對自己地位的認知。

高管獵頭表示，大型企業組織架構頂端的精英們目前仍可放心擁有專屬助理——至少暫時如此。

“這很可能成為候選人關注的敏感議題，“Cowen Partners高管獵頭公司總裁Ash Wendt指出，“需要持續觀察這一趨勢。”

Human Capital Solutions首席執行官Bo Burch認為，他所招募的領導者對助理的需求更多出於實務考量而非虛榮心。 “行政事務會擠佔戰略規劃時間，“他解釋道，“也可能因通訊過載導致工作失控。”

Burch先生坦言，正是助理幫他及時處理了所有緊急訊息。

“若沒有執行助理統籌通訊和重要會議安排，管理者將陷入困境並喪失公信力，“他強調。

30歲的Angel Walsh補充道，優秀助理能通過讓領導者保持最佳狀態來延長其任期。這位上月因原崗位撤銷而正在底特律地區應聘高管助理職位的專業人士認為，企業若為節省成本裁撤助理崗位，可能因核心管理者過勞離職而後悔莫及。

“失去得力助手如同斷臂之痛，“她如此形容。

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本文發表於2023年3月9日印刷版，標題為《高管們失去夢寐以求的助理》