《華爾街日報》：擔心被裁員？你可以帶走哪些文件——以及如何操作

當斯蒂芬妮·摩爾在九月參加與老闆的視頻會議時，她沒想到這會是她作為這家營銷公司社交媒體經理的最後一天。她本以為是討論新活動創意，卻從筆記本電腦上看到老闆告知她被解僱的消息，同時公司將她拒之賬户和另一塊屏幕上可見的文件之外。

“這一切發生在30分鐘的會議裏，“27歲、居住在阿拉巴馬州塔斯卡盧薩市的摩爾女士説。她失去訪問權限的工作資料包括：電子表格、她在工作會議上做的筆記，以及她為評估客户社交媒體表現製作的模板。她尤其懷念那些模板。她説這些模板不包含敏感的公司數據，但現在她從事合同工作並繼續尋找全職工作時，這些本可以幫上大忙。（她的前僱主拒絕置評。）

她表示下次受僱於公司時，計劃定期將模板保存到個人電腦。但這是否被允許將取決於她的下一位僱主。

根據追蹤公司Layoffs.fyi的數據，2023年美國已有超過10萬名科技工作者被裁員。有些人發現自己被公司服務器踢出的速度比收拾個人物品還快。另一些提前接到通知的人，則可能利用這段時間保存聯繫人和其他有助於下一份工作的資料。

但要注意：並非所有東西都能隨意帶走。如果保存並使用屬於僱主的電子郵件和其他文件可能會帶來後果，許多公司都設有系統防止員工帶走不該帶的東西。

以下是關於帶走舊工作資料你需要了解的內容。

我可以帶走哪些材料？

紐約大學斯特恩商學院數字經濟領域專家阿倫·孫達拉拉揚教授建議，人們在決定從即將離職的工作中帶走什麼時應當謹慎行事。

孫達拉拉揚博士指出，工作設備上的家庭照片或個人興趣項目清單等個人信息依法應歸屬個人所有。但他與其他專家都警告，首先就不該將個人信息存儲在公司設備上，因為企業可能主張其擁有設備上的所有數據。

除個人文件外，資料所有權主要取決於聯邦和州法律對商業秘密的界定，以及公司採取的保護措施。就業和法律專家表示，某些州可能允許帶走工作聯繫人列表，但嚴格競業禁止或保密協議會限制信息使用。若員工與前僱主簽署保密協議後，仍利用原僱主材料爭奪客户，可能面臨訴訟。

聖地亞哥大學法學院就業與勞動政策中心主任奧莉·洛貝爾表示，聯邦貿易委員會擬議的僱傭合同競業禁止條款禁令，可能促使僱主更明確界定保密信息與可攜帶資料的範疇。

洛貝爾博士指出，以加州為例，該州不執行競業協議。當地州法院判定客户聯繫信息不屬於專有信息，離職員工可下載並用於新崗位。

她補充説，無論你是否簽署了競業禁止協議，研究、開發中的想法、設計以及財務信息很可能都屬於公司所有。因此，與工作相關的文件、文檔、計算機代碼或其他非公開內容都是禁止帶走的。

如何保存我想帶走的文件？

安全分析師表示，許多公司擁有技術手段，可以在有人轉發、下載或打印不應外傳的敏感信息時收到通知。他們還可以採取額外措施，從一開始就防止文件外泄，或者在有理由懷疑不當行為時追溯審查你的活動。

即使你能將某些內容發送到個人郵箱，也不總是意味着你之後能訪問它。僱主有權在關閉你的工作賬户後刪除或轉移數據——包括你創建的數據——給新的所有者。

對於不包含競爭信息的個人文件，在你失去工作郵箱訪問權限之前，授予你的私人郵箱賬户訪問權限。使用個人郵箱賬户打開文件，點擊“文件/另存為”以確保在共享權限結束後仍能訪問。你也可以將文件保存為PDF併發送到個人郵箱，但如果僱主設置了限制，你可能無法訪問。

我可以帶走聯繫人列表嗎？如何操作？

如果你打算保留存儲在Gmail、Microsoft Outlook或其他常見工作系統中的聯繫人，通常有工具可以將它們下載為文件，以便日後上傳到其他地方。你甚至可以下載在持續往來中自動保存的聯繫人信息。

對於Gmail用户，工具欄中提供導出功能的谷歌聯繫人頁面。左側工具欄還可查看並導出自動保存的"其他聯繫人”。Outlook也提供類似操作流程。

至於其他人脈關係，建議通過LinkedIn維護。若工作郵箱關聯了LinkedIn賬户，離職前務必將個人郵箱設為主要聯繫地址。

能否帶走工作郵件？具體如何操作？

Lobel博士指出，能否帶走郵件需視內容而定。包含下季度公司戰略的內部郵件或客户透露高管離職信息的郵件，與上司表揚工作表現的郵件或同事推薦播客的郵件性質截然不同。

不包含僱主核心價值的郵件通常可以安全轉移，但需注意公司仍可能追蹤郵件流轉記錄。

安全專家建議高效轉移郵件時先進行整理：在Gmail側邊欄點擊"標籤"旁的加號，創建新標籤後對目標郵件進行分類。轉移時全選該標籤郵件，通過三點菜單選擇"作為附件轉發"至個人郵箱。若遇權限限制，建議直接與主管溝通需要保留的郵件。

在Outlook左側窗格中，右鍵點擊要添加文件夾的位置，然後點擊"新建文件夾”。命名後按Enter鍵。您可以將郵件添加至該文件夾，再選擇並轉發到個人郵箱。

我可以保存為公司創建的項目嗎？

網絡安全和法律專家表示，您參與的非對外公開項目歸屬僱主所有，不應隨身帶走。

雖然摩爾女士可能想在新工作中使用她的模板，但這樣做可能會帶來麻煩。洛貝爾博士指出，僱主通常認為員工在職期間開發的模板、會議記錄等類似作品屬於公司財產。

“這種界定過於寬泛，試圖涵蓋非機密且無市場競爭價值的內容，“她表示，“但員工下載這類工作成果並試圖在未來使用將承擔巨大風險。“前僱主可能提起訴訟，若被發現使用原公司數據，新公司也可能追究責任。

專家建議，若您所在行業需要作品集展示工作成果，保存任何內容前請先與僱主溝通（以防存在法律細節問題，並確保獲得書面許可。

法律專家稱，公共領域的內容可以分享。在個人網站或領英上添加作品鏈接是無需麻煩的展示方式。

我的Slack聊天記錄怎麼辦？

如果Slack和Microsoft Teams的對話不包含敏感信息，那麼導出這些對話可能是安全的。不過，需要由組織的管理員為您導出。

或許最好的辦法是保留手寫筆記。考慮記下對您重要的低風險信息。畢竟，如果您突然被解僱並無法訪問公司系統，您的筆記本仍然可以打開。

詹姆斯女士是《華爾街日報》駐紐約的報道助理。她的聯繫方式是[email protected]。

刊登於2023年3月20日的印刷版，標題為《離職時，你能帶走什麼——以及如何操作？》。