《華爾街日報》：為什麼我從不刪除任何郵件，而是全部歸檔

當存儲空間越來越便宜時，就無需清理數字雜物。相反，保存一切並使其井然有序、便於搜索。插圖：丹尼爾·赫茲伯格如果你能完美記住過去20年裏的每一次專業交流或完成的任務會怎樣？如果你能在5分鐘而非50分鐘內快速處理完收件箱會如何？

只要遵循數字整理的一條原則，這一切皆有可能：不刪除，只歸檔。

歸檔意味着保留經你虛擬之手的所有郵件、消息和文件。是的，我指的是一切。

過去17年間我收到或創建的每一封郵件都存放在當前Gmail的“所有郵件”文件夾中，總計318,568封。

我還保存着過去22年所有文件的硬盤，以及一個鞋盒裝滿了17歲至30歲期間創建的軟盤文件。

這35年全面的數字囤積總計約1.5TB數據。而一個能容納我整個成年生活的硬盤僅需約100美元。

我明白這聽起來如何——尤其對那些從刪除郵件中獲得巨大心理滿足感的人。但請聽我説完。這100美元的存儲賦予了我職業超能力。我能快速處理郵件，因為無需分類或篩選：知道我會永久保存一切，意味着只需關注需要回復的內容，而非糾結於哪些值得保留或整理。

更重要的是，當我與數月、數年甚至從未聯繫過的人交談時，我們的對話可以基於之前的所有互動或業務往來——因為只需快速搜索我的文件存檔，就能讓我想起他們出現在我視野中的每一個場景。

那些可怕的項目崩潰，當你意識到由於幾小時前的錯誤導致數週工作付諸東流時？這些不會發生在我身上，因為我在工作時會持續創建新文件版本——所以我能輕鬆回溯到最近可用的版本。當我開始新項目、文章或演講時，我擁有過去數十年的幻燈片、數據集和文檔可供重組再利用。

數字囤積者的生活與用實體物品堆滿房屋或辦公室截然不同。實體雜物會佔據空間、需要除塵整理才能再次找到，而數字雜物的存儲成本幾乎為零。

要戰勝你心中虛擬的近藤麻理惠（整理大師），剋制刪除不再帶來快樂文件的衝動，你需要建立讓存檔產生價值的系統和習慣。這意味着遵循三個核心原則：讓數據可搜索、持續歸檔、確保信息安全。

確保可搜索性

與刪除相比，存檔的價值在於能利用過往工作。但要做到這點，還必須具備可搜索性。為此：

**減少整理。**如果保存一切的想法讓你不堪重負，那是因為我們常像對待實體檔案那樣看待數字存檔：認為需要通過耗時流程仔細分類、標記和整理。但事實上，如今數字搜索功能如此強大，把大部分文件堆在一起完全沒問題。

**系統化你能做的。**話雖如此，稍加整理就能事半功倍。為文件建立基本的文件夾結構，無論是按日期、項目、客户還是工作類型分類。幾十年來，我一直將工作內容按類型（“寫作”、“客户”、“演示文稿”）分為幾個大類，每個大類下是具體項目的文件夾，項目文件夾內有時會再按子主題或階段細分。通過查看備份或雲盤中的項目存檔，我能輕鬆找到15或20年前的工作文件。統一的文件命名方式也很有幫助。

**OCR技術應用。**光學字符識別（OCR）能將任何文本——包括照片中的印刷體甚至手寫體——轉換為可搜索的文件。如果你想將手寫筆記、白板內容、名片等紙質材料數字化，只需拍照並存入支持OCR的應用即可實現內容檢索。

持續歸檔

許多人習慣刪除文件或郵件，因為視覺混亂令人不堪重負，或影響查找最新相關文檔。但其實無需徹底刪除舊文件，只需讓它們退出日常視野——移出收件箱、電腦桌面和當前工作區。具體包括：

**清理設備。**保留所有文件不意味着都存放在常用電腦上。硬盤過滿會導致多數電腦運行緩慢。我的筆記本僅保留近三年工作內容，更早的文件都存儲在雲盤和客廳的大型備份硬盤中。每月約一兩次需要查找舊文件時，搜索雲盤或備份盤很方便，同時日常搜索結果也不會被陳年文件干擾。

**保留所有郵件。**與其刪除郵件，不如在每封郵件處理完畢後立即歸檔，無需擔心分類或標記問題：這會大大加快郵件處理速度。但請放心，當你需要時這些郵件仍會立即出現：只需搜索同事姓名或過往郵件中的關鍵詞，所有已歸檔郵件將瞬間呈現。對於需要集中保存的特定類型郵件（如供應商發票或客户表揚信），建立少量文件夾或標籤可能有所幫助——但絕大多數情況下，搜索功能都能在你需要時精準定位所需內容。

**自動化歸檔流程。**藉助自動化工具能讓郵件和文件歸檔系統更高效。FileJuggler（Windows系統）和Hazel（Mac系統）等應用程序可創建規則，指導計算機按類型自動歸檔文件：例如將PDF存入指定文件夾、圖片歸入另一目錄，或根據文件內關鍵詞進行智能分類。郵件規則同樣適用於自動標記或歸檔高頻查閲郵件。以我為例，所有來自家庭醫生的含"收據"或"發票"字樣的郵件都會自動標記為"醫療憑證"。這些郵件仍會進入收件箱（以便及時支付賬單！），而付款後只需一鍵歸檔——在後續辦理保險理賠或税務申報時，我能隨時在"醫療憑證"文件夾中找到對應記錄。

確保數據安全

沒有什麼比丟失舊文件更可怕——除非是這些文件可能被他人獲取。以下方法可降低雙重風險：

所有文件保留雙備份。 數字檔案中的每個文件至少存儲在兩處，以防某個備份失效。一份副本應存儲在本地（電腦、硬盤或家庭/辦公室文件服務器），另一份存儲在雲端。雲存檔能確保隨時隨地訪問，同時防範硬盤故障或被盜；本地實體備份則可在雲服務遭黑客攻擊或離線時提供保障。

使用"永久"格式存儲。 我曾有許多因格式過時而無法直接打開的文件，不得不進行專業轉換。成箱的3.5英寸軟盤和Zip磁盤迫使我保留着帶軟驅的老款Mac電腦，直到將所有文件遷移至雲端或共享驅動器。建議採用RTF、CSV、PDF等主流格式，或至少使用通用辦公格式（.doc/.xls）和圖像標準（PNG/JPEG）。若存有軟盤/CD數據，應考慮轉存至硬盤——存儲介質或格式越冷門，後期讀取難度越大。

全程加密保護。 歸檔時需評估文件敏感程度，對機密信息採取加密措施。通常這意味着加密整個存檔文件夾或驅動器（確保他人必須通過密碼、指紋或移動認證才能訪問）。

使您的數據可搜索、持續歸檔並確保所有數據安全聽起來像一個大項目——但最大的挑戰在於將思維模式從刪除轉變為歸檔。建立一些簡單的結構和實踐來進行歸檔，您會發現花在維護文件上的時間大大減少，而實際使用它們的時間則大大增加。

 塞繆爾博士是一位技術研究員，也是《遠程公司：如何在任何地方工作並取得成功》的合著者。通過電子郵件聯繫她：[email protected]。 

刊登於2023年3月20日的印刷版，標題為《為什麼我從不刪除任何郵件。我只是全部歸檔。》。