老闆想讓你更高效——《華爾街日報》

多年來，當AT&T公司舉辦退休派對時，員工們不得不在電信公司的費用報銷系統中輸入參加者的姓名。這種小小的煩惱是數百萬白領工作者習以為常的職場生活一部分。

但AT&T的一個技術團隊發現，這項要求以及類似的服務週年派對規定，每年耗費員工28,500小時，而這些時間本可用於更重要的任務。因此公司取消了這一流程，過去兩年實施了160多項類似改革，據估算每年為員工節省近300萬小時。

美國企業領導者正通過大大小小的方式重新尋求效率提升。通脹持續高企，利潤率不斷收縮，銀行業動盪加劇了美國經濟陷入衰退的可能性。經濟萎縮的威脅使企業面臨來自投資者越來越大的壓力，要求減少浪費並提高生產力。這導致了一波裁員潮和其他成本削減措施。

許多公司還超越了全面緊縮措施，開始關注日常工作的細枝末節。他們重新審視流程和員工工作方式，目標是讓員工更高效利用時間。高管們表示，這種努力正以多年來未見的程度滲透美國企業。

2月，Meta Platforms公司首席執行官馬克·扎克伯格宣佈2023年是這家社交媒體公司的"效率之年"。福特汽車公司CEO吉姆·法利今年早些時候誓言要在全公司範圍內削減浪費，每天尋找改進方法。

AT&T正在進行一項多年計劃，通過關閉門店、裁員和精簡運營來削減60億美元成本，此前該公司放棄了打造媒體集團的計劃。這項成本削減計劃的一部分被稱為"雨滴項目"，旨在通過簡化和取消業務流程（從費用報銷到電子郵件溝通再到經理審批）來節省資金和時間，這些流程拖慢了員工的日常工作節奏。

“一個單調的流程可能感覺像一滴雨，但當員工生態系統中存在大量這樣的流程時，就會形成額外工作的洪流，“AT&T技術部門副總裁伊麗莎白·維齊説，她負責監督該項目。

AT&T的伊麗莎白·維齊，該公司技術部門副總裁，負責監督"雨滴項目”——通過簡化業務流程來節省資金和時間的計劃。效率關乎工作如何完成，它與生產力密切相關。如果員工更高效——減少完成任務所需的時間和資源——理論上生產力也應該提高。宏觀經濟學家狹義定義的生產力，衡量的是每小時勞動產生的產出量。

企業衡量生產率的方式各不相同。一些公司關注每位員工創造的收入或利潤，另一些則看重交付的項目或上市的新產品。流程優化也可能使企業減少用工需求。

但多倫多大學羅特曼管理學院前院長、現任作家兼高管顧問羅傑·馬丁指出，通過碎片化壓縮工時來節約成本終有極限，企業最終仍需依靠創新與投資推動長期增長。

麥肯錫全球研究院數據顯示，儘管技術不斷進步，過去二十年美國勞動生產率基本停滯。自2005年以來，生產率年均增長僅1.4%，低於二戰後2.2%的長期平均水平。

美國對效率的痴迷可追溯至19世紀末，當時工廠領班弗雷德里克·温斯洛·泰勒手持秒錶研究車間工人動作，試圖消除生產線上多餘環節。這種被稱為"科學管理"的方法促使管理者精細拆解流程，保留最核心要素。

達拉斯AT&T探索區這種管理理念在豐田汽車公司引領下得到傳承與演變，該公司推行的製造方法以極致效率和持續自我評估著稱。如今從科技、金融到餐飲服務，這種管理模式的要素已延伸至製造業之外的眾多領域。

作為效率提升計劃的一部分，Meta正在削減部分項目，減少中層管理人員層級，並致力於重新聚焦公司發展方向。自11月以來，這家Facebook母公司宣佈將裁員2.1萬人，約佔其員工總數的四分之一。

愛彼迎（Airbnb）首席財務官戴夫·斯蒂芬森表示，這家房屋租賃公司在2020年疫情初期裁員近2000人後，對保持效率"有了深刻認識”——此前該公司2019年員工人數激增了40%。這種增長過於迅猛，暴露出制定公司目標時的更大問題：“我們當時試圖同時推進所有事情。”

斯蒂芬森稱，愛彼迎此後在項目優先級排序上更加審慎。“我們不再讓基層提出100個創意，再花數週時間篩選排序，而是自上而下確定幾十個重點方向，集中思考’當前最需要完成什麼？'”

另一個熱門優化對象：會議。電商服務平台Shopify在1月初宣佈臨時取消某些會議後，隨即從員工日曆中刪除了1.2萬個會議安排。該公司表示，這項改革預計將在2023年為1.16萬名員工騰出32.2萬小時。

加州門洛帕克Meta園區設置的視頻監控器。這家Facebook母公司正通過削減項目、精簡中層和戰略聚焦來推動效率提升。照片：賈斯汀·沙利文/蓋蒂圖片社這些變化可能減少“表演式工作”——即員工主要為顯得忙碌或讓管理者和同事看到而進行的活動。根據職場分析公司Visier Inc.於2月對1000名全職員工的調查，約43%的受訪者表示每週會花費超過10小時來假裝高效，而非投入有價值的工作。

該公司發現，最常見的作秀式任務包括：即使無需立即回覆也儘快回應同事郵件；參加與己無關的會議；以及為項目進行不必要的額外調研。

多收一個垃圾箱

在廢物管理公司，數千名卡車司機每天在全美各城市清運22英尺長的矩形垃圾箱。這些員工上班時會獲得指定路線，告知他們何時前往客户處收取容器以及行駛路線。

這個過程非常複雜。

廢物管理公司CEO吉姆·菲什表示，路線規劃涉及約70個不同因素——從道路橋樑高度到當地交通狀況，再到司機專業水平和客户偏好的收取時間。傳統上由路線分析師和調度員制定路線，但司機有時會憑直覺行事，忽略計算機指令。

公司管理層發現，優化路線規劃並説服司機嚴格執行，能實現重大效率目標：讓每班次多收運一個垃圾箱。

廢物管理公司司機胡安·梅迪納正在使用公司的新路線優化工具。圖片來源：廢物管理公司該公司耗時數月開發了一款“路線優化工具”，據稱每天可節省半小時，這意味着司機在10小時內可清空6個集裝箱，而非之前的5個。這項技術類似於已有數百年曆史的“旅行商問題”算法，旨在尋找目的地之間的最短路徑。

公司高管菲什表示，出於安全或其他考慮，司機可自由偏離優化路線，但如果司機大體遵循優化路線並收集更多垃圾，可能會獲得金錢激勵。

“如果公司只是對吉姆説‘恭喜你，現在能用相同時間完成更多工作，但工資不變’，那我肯定不會太興奮。”菲什説，“所以我們討論的是以工資形式將部分效率提升收益返還給司機。”

區域調度經理艾米·佩爾蒂埃表示，初期數據顯示公司縮短了服務客户的行駛里程，減少了錯過收運時間等服務中斷情況。她負責伊利諾伊州、印第安納州和愛荷華州區域的司機調度工作。過去調度員需要在電腦顯示器貼滿便利貼記錄路線狀況，或通過Word文檔規劃理想路線，現在他們能借助該工具更便捷地向同事傳遞指引。

菲什先生表示，廢物管理公司部分自動化舉措（如呼叫中心）將使這家擁有約5萬名員工的企業縮減1000個崗位。但他強調，呼叫中心的減員將通過自然減員方式實現。

三億次點擊

AT&T抽調技術部門六名員工牽頭"雨滴計劃"。自2021年起，該團隊通過眾包方式收集創意，邀請各部門員工提交改造繁瑣、耗時或低效流程的建議。截至目前，團隊已篩選230條建議並落實了大部分。

除取消退休歡送會流程外，AT&T還實現了辦公區域准入申請自動化（節省23,333小時）、將連接企業內網的雙次點擊簡化為單次（年省3億次點擊）、精簡每月發送給司機團隊的數十封郵件（節省41,310小時）。

通過流程優化，AT&T年省近300萬小時，相當於16萬員工人均每年挽回18.75小時——約合兩個多工作日，這些時間以分秒形式分散在全年中。

“我們將這些時間返還給員工用於核心業務，“維齊女士表示。公司測算這些時間節約相當於1.86億美元價值。

德州理查森市AT&T呼叫中心經理埃米利奧·佈德瓦尼透露，過去處理季度差旅報銷需耗費兩天時間整理掃描收據，只能在郵件電話間隙或下班後操作。現在整個過程僅需約一小時。

德克薩斯州理查森市AT&T呼叫中心經理埃米利奧·佈德瓦尼發現，提交費用報告變得更快更容易了。他説，更令人欣喜的是，呼叫中心批發訂單部門的客服代表登錄系統所花的時間大幅減少。“在收到的數千份訂單中，我們希望確保在24小時內回覆客户。有時我們無法實現這一目標。“他表示。隨着登錄步驟的取消和其他一些改變，該團隊的準時績效已從一年前的90%提高到現在的97%。

當然，AT&T關於時間和成本節約的計算基於一個重要假設：員工會將節省的時間用於實際工作，而不是在網上訂購寵物食品或與同事閒聊。

哥倫比亞商學院管理學教授勞拉·佈德羅指出，微觀改進與最終效益之間往往沒有明確關聯。“這些微小變化可以累積成可觀的規模，但它們可能真的難以量化和衡量。“她説。

不過佈德羅女士表示，關於遠程辦公的研究表明，當通勤等工作相關活動節省時間時，至少部分剩餘時間會以更多工作的形式回饋給公司。

AT&T表示，最近幾個季度其客户羣和利潤都有所增長。維齊女士稱這很難量化，但她認為減少瑣碎任務是業績改善的部分原因。

PowerPoint的困擾

為了提高運營效率，資產管理公司普信集團將矛頭指向了企業工作的標配：PowerPoint演示文稿。

多年來，銷售人員耗費大量時間製作定製化演示文稿向客户介紹公司產品。用於創建這類演示文稿的內部數據庫幻燈片數量激增，超過了8000張。

公司首席運營官金伯利·約翰遜表示，他們意識到數據庫過於龐大難以篩選，員工經常重複製作機構內已存在的幻燈片。定製每份演示文稿的時間消耗使員工無法開展其他以客户為中心的工作。

“這嚴重限制了業務增長。“她説。

普信集團約二十人組成的委員會花費約18個月解決PowerPoint問題。他們將幻燈片數量精簡至約3000張，並開發了模塊化工具，員工只需點擊幾下就能輕鬆創建定製化演示文稿、圖表和數據。該團隊於2022年秋季完成這項工作。

“我們不再需要從海量幻燈片中手動提取內容，“她表示，“這為員工節省了數百小時的工作時間。”

達拉斯AT&T總部的辦公空間。聯繫記者：勞倫·韋伯（[email protected]）與奇普·卡特（[email protected]）

出現在2023年4月29日的印刷版中，標題為《老闆想讓你更高效》。