員工現在每週花整整兩天時間處理郵件和開會——《華爾街日報》

如果你曾疑惑為何工作中總沒時間完成任何事，不妨想想這個：我們許多人每週要花相當於兩個工作日的時間開會和處理郵件。

這是微軟最新數據中的發現之一，該數據分析了數百萬使用其商業應用程序的員工活動。作為這家軟件製造商年度職場生產力趨勢研究的一部分，這些數據提供了關於人們如何實際分配工作日的最新且最大規模的測量指標之一。

微軟與谷歌、Slack和Zoom同屬職場通訊工具的頂級供應商，其報告用數據量化了信息、郵件、會議和通知的洪流——許多人表示這些事務吞噬了他們的工作時間並分散了實際工作的注意力。

研究人員發現，其應用程序最活躍的25%用户（即大部分在線工作使用微軟商業軟件的人羣）每週平均花費8.8小時閲讀和撰寫郵件，7.5小時記錄會議。

這些數據尚未包含即時通訊、電話或與同事臨時對話的時間。總體而言，普通員工57%的時間用於會議、郵件和聊天等辦公軟件溝通，剩餘43%則用於創建電子表格或撰寫演示文稿等產出性工作。

員工和老闆們都在抱怨，數字過載正在損害創新與生產力，這一觀點在眾多職場研究中得到呼應。微軟公司一項針對全球3.1萬人的獨立調查顯示，近三分之二的受訪者表示難以找到時間和精力完成本職工作。這些受訪者認為創新和戰略思維構成挑戰的比例是其他人的三倍多（該公司未披露不同國家或行業的情緒差異）。

“人們感到不堪重負，彷彿同時在做兩份工作——既要完成聘用時約定的職責，又要承擔溝通協調與協作的額外任務，“領導微軟現代工作團隊並牽頭此項研究的賈裏德·斯帕塔羅表示。

誠然，溝通和參加會議是許多員工（尤其是管理者）工作的主要組成部分。但不少員工和管理者指出，耗費在討論協作上的時間未必能提升職場溝通效率。

哈里斯民意調查2022年對1200多名員工和高管開展的調查顯示，管理者估計其團隊每週因低效溝通平均損失7.47小時——相當於一整天。根據為語法檢查軟件公司Grammarly撰寫的報告，按66,967美元的平均年薪計算，這些時間損耗相當於每位員工每年損失12,506美元。

隨着遠程和混合辦公模式的普及，線上溝通時間激增。Slack、Dropbox等公司嘗試通過設定專屬時段來應對溝通過載問題，分別為會議和專注工作預留時間。部分企業還縮短會議時長，並提高召開會議的門檻。

總部位於亞特蘭大的日程安排軟件製造商Calendly發現會議時間逐漸延伸到部分遠程員工的晚間和凌晨時段後，將核心會議時間限定在中午12點至下午5點之間，保留當天其餘時間用於專注工作。Calendly首席執行官託佩·阿沃託納表示：“大約兩年後，我們發現員工們依然支持這一安排。”

職場諮詢公司Science House執行副總裁麗塔·J·金指出，會議安排往往缺乏明確目標。“關鍵在於除非你完全確定某人需要參會並能説明原因，否則不要邀請他們，“她説。

微軟公司持有ChatGPT開發方OpenAI的大量股份，正將生成式AI功能融入Outlook和PowerPoint等核心辦公工具，以消除其高管所稱的某些工作任務的’苦差事’。該公司調查顯示，多數員工認為AI有助於減輕工作負擔，但近半數受訪者擔心這項技術可能危及職位安全。

部分員工已開始自創妙招提高效率。軟件公司項目經理基馬尼·邦納在田納西州納什維爾遠程辦公，每天要連續參加多達10場會議。

他會在電子日曆上預留專注工作時間段，並列出待辦事項清單以提醒自己在此期間保持專注。

他表示，那些習慣“讓我免於每週工作60到70小時”。

聯繫Ray A. Smith，郵箱：[email protected]

刊登於2023年5月10日印刷版，標題為《會議與郵件吞噬工作時間》。