《華爾街日報》：討厭寫作？這些科技工具或許能幫到你

插圖：皮特·瑞恩你不會用水彩筆粉刷房子，大概也不會只用烤麪包爐做一頓四道菜的美食大餐。我們明白不同項目需要不同工具，即便它們同屬“粉刷”或“烹飪”這類基本範疇。

然而，當涉及到我們工作生活中一個普遍存在的方面時，這種認知卻失效了：寫作。無論是記會議筆記、寫備忘錄還是起草一份百頁報告，我們最常求助的仍是那個老黃牛般的文字處理器。

別誤會：文字處理器有其用武之地，我幾乎沒有一天不使用微軟Word或谷歌文檔。

但這並不意味着文字處理器適合所有寫作任務——因為寫作不只是一類工作。寫作有許多不同類型：文章、電子郵件、博客文章、白皮書、書籍、視頻腳本——甚至包括PowerPoint演示文稿內容。用單一工具處理所有這些，就像用計算器規劃火箭發射。

即便在單個寫作項目中，也常存在截然不同的階段——從頭腦風暴到最終編輯——每個階段需要不同的思維方式，或許能從不同類型的工具中獲益。

要確定你的寫作工具箱中應包含什麼，想想你在寫作時遇到的不同挑戰——因為很可能，每種挑戰都能從不同類型的軟件中受益。

我不知道該説什麼

無論你是撰寫通訊稿、在社交媒體上頻繁發帖還是偶爾需要報告靈感，尋找寫作主題往往是工作中最困難的部分。我經常想到一些自認為不會忘記的寫作點子…結果卻忘得一乾二淨。

這就是為什麼建立一個系統來捕捉你所有的不同想法至關重要，甚至可以記錄那些你可能在未來報告、文章或演示中用到的短句或評論。

過去我把這些零散想法記在小紙本上，但翻看一頁頁潦草字跡讓我難以在需要時找到合適的點子。大約15年前，我決定改用數字筆記本記錄所有隨機靈感。像Evernote或Coda這樣的程序，讓我能快速在手機或電腦上添加筆記，並提供搜索歷史記錄的功能，無需單獨打開每個文件查看。

我發現，你越認真地捕捉靈感，靈感就會來得越多！

我的想法雜亂無章

即使明確了要表達的內容，完成初稿仍可能是個巨大挑戰，因為在將想法落到（虛擬）紙上之前，它們往往有些混亂。有些人通過寫作本身來組織思路，但對大多數人而言，從大綱開始會更有幫助。

我認識一些人仍堅持使用索引卡、便利貼或白板。但我更喜歡將索引卡和便利貼數字化——通過使用虛擬白板之類的工具。有各種應用程序可以實現這一目的：有些被宣傳為大綱工具（如Workflowy），有些是數字白板（如Miro），還有些是"思維導圖"應用（如Coggle和MindMeister）。

關鍵在於找到一種像便籤集合那樣工作的工具：你需要一個能將每個想法或事實視為可快速在屏幕上重新排列的獨立信息片段，而不是將所有分散的思緒當作一大塊文本（像文字處理器那樣處理）。像MindMeister這樣的工具可能特別有幫助，它允許你為想法標註顏色、將點子拖拽到屏幕不同區域，或繪製線條和箭頭連接相關概念。

這些虛擬大綱工具通過簡化筆記重組過程，能更快地將零散想法轉化為連貫大綱。而且與實體白板不同，它們幾乎不會被意外清除。

我無法開始寫作

寫作障礙有多種形式，但對我來説，最令人畏懼的莫過於盯着文字處理器的空白頁面。我的一個技巧是在瀏覽器窗口打開Facebook，像要給朋友發帖那樣先寫幾段文字；這能立刻減輕壓力，讓寫作更自然。

最近我開始藉助生成式AI——這種人工智能工具只需幾個詞或簡短指令就能快速生成初稿。ChatGPT會立即回覆草稿，雖然目前質量有限，但它提供了可修改的基礎，讓我不必從空白頁開始。

我無法快速記錄想法

12歲那年，媽媽向我保證，總有一天我會感謝她逼我學習盲打，她是對的。但即便我打字速度再快，也常有詞不達意的時候，眼睜睜看着絕妙靈感從指間溜走。

對許多人來説，徹底遠離鍵盤才是解決之道。如今用手機或電腦語音輸入草稿既快捷又經濟，將錄音上傳至轉錄服務後即可獲得文字初稿。這種方法不僅能讓你以思考（或至少是説話）的速度"寫作"，更是突破初稿創作瓶頸的絕佳策略。

我總無法集中注意力

寫作時最容易做的事就是停筆。我們擺弄字體、刷社交媒體、查收郵件——做任何事就是不肯寫下一段。

對於易分心者，Ulysses和FocusWriter等寫作應用專門提供"專注模式"，能遮擋屏幕上其他程序界面，呈現極簡文本視圖，使注意力始終聚焦在文字創作上。

我討厭修改文稿

我深知"好文章都是改出來的"，但這偏偏是我最痛恨的環節。

文字處理軟件讓這份苦差雪上加霜：被刪除的內容往往難以找回，若要調整長文檔中的句段位置，等待你的將是繁瑣的剪切粘貼地獄。

曾經，我通過打印出草稿文件並用剪刀剪開來解決這個問題：我會在地板上重新排列這些剪下的碎片，以找出正確的順序。

後來，我學會了如何在屏幕上完成這種分割工作。現在，我所有的編輯工作都在寫作應用中進行，這些應用允許我將草稿分割成段落或章節，並在文檔中拖動這些部分，直到找到合適的順序。我最喜歡的寫作應用（Scrivener）讓我可以在側邊欄中看到所有這些“碎片”的列表，這樣我就能以大綱的形式概覽完成的文檔，分解成各個組成部分。

我知道它可以更好

文字處理器可能會捕捉到你的打字錯誤和拼寫問題——但它不會讓你成為一個更好的作家。為了讓你的寫作更清晰、更簡潔或更易讀，可以嘗試使用AI工具，它會給你關於寫作結構和風格的反饋。語法檢查器和生成式AI工具可以處理你的草稿文本並返回無錯誤的副本；你甚至可以要求AI將你的1000字縮短到800字，或者將你生硬的語氣改為温暖友好。

最近幾個月，我甚至開始讓ChatGPT為我建議標題（需要很多指導和反饋才能得到我想要的結果），我還用它把關鍵概念變成容易記住的首字母縮略詞。這些寫作“特技”人類需要花費大量時間，但AI可以瞬間完成。

許多人認為，ChatGPT和其他生成式AI工具的出現意味着我們即將迎來一個人們可以完全退出寫作工作的時刻。但那個時刻尚未到來：到目前為止，AI的力量在於讓我們從停滯不前到初稿，或者為我們的文章增添最後的修飾。

隨着機器生成的文本日益氾濫，我們人類更需要創作出真正脱穎而出的文字。但要產出這種水平的作品，你必須克服寫作中的最大痛點——這意味着要為工作選擇合適的工具。你的讀者會感謝你的。

 塞繆爾博士是一位技術研究員，也是《遠程公司：如何在任何地方工作並取得成功》的合著者。她的郵箱是 [email protected]。 

本文發表於2023年5月15日的印刷版，標題為《討厭寫作？這些技術工具或許能幫到你》。