如何在辦公室中比任何人都更高效地使用Gmail(以及Slack和Zoom):19個簡單快捷方式 - 《華爾街日報》
Justin Pot
正如科幻作家亞瑟·C·克拉克的名言,任何足夠先進的科技都與魔法無異。難怪你那些精通技術的同事總像魔法師般令人驚歎。我説的就是那些鎮定自若的人——他們能在爭論中瞬間調出證明自己正確的文件、郵件或聊天記錄,同時還能與質疑者保持眼神交鋒。
好消息是:你的工作電腦及其運行的軟件並非真正的魔法。計算機只是工具。和所有工具一樣,通過知識和練習就能駕輕就熟。那些讓你自愧不如的同事以獵豹般的速度完成的操作,其實大多簡單易學。但前提是,你必須敢於探索數字工作站最令人卻步的領域:設置菜單。
如果面對名稱晦澀的文件夾和神秘的功能開關令你望而生畏,請關注積極面。只要咬牙完成幾次設置調整,再掌握幾個精選快捷鍵,你就能像辦公室裏任何一隻"獵豹"那樣高效工作。這樣你就能騰出更多時間,在今年夏天做真正重要的事——比如徹底放空。以下是八款常用複雜軟件的高效使用指南。
探索與嘗試 調整特定設置並掌握快捷鍵後,你的電腦操作會變得簡單許多。插圖:傑克·理查森### Gmail
避免重複勞動:別再一遍又一遍從頭編寫完全相同的郵件或某個版本的郵件。點擊右上角的齒輪圖標打開Gmail設置,然後選擇“查看所有設置”選項,找到“高級”標籤。在這裏,你可以啓用“模板”。然後,一旦你寫好了一封草稿,就可以將其保存為模板。找到三個點的圖標(在“發送”按鈕的右側),懸停在“模板”上並點擊“將草稿保存為模板”。這也是你以後需要使用模板時找到它們的地方。
節省時間:如果你學會了鍵盤快捷鍵,Gmail的一切操作都會更快,你可以在Gmail的“常規”設置菜單中啓用這些快捷鍵。一旦開啓了快捷鍵,你可以僅用“J”(跳到下一條消息)和“K”(返回)在收件箱中快速瀏覽郵件,並用“E”歸檔已打開的消息。更棒的是:如果你開啓了“自動前進”功能(位於“高級”標籤下),每次你歸檔一封郵件時,會立即看到下一條消息,讓你快速達到收件箱清零。
Slack
快速瀏覽頻道:左側邊欄中,有未讀消息的頻道會加粗顯示。你可以逐個點擊這些頻道來打開它們。或者,你可以使用快捷鍵。在PC上,按住“Alt”和“Shift”,然後使用上下箭頭快速在對話間跳轉。(在Mac上是“Option”和“Shift”。)這樣,你可以快速瀏覽工作區中所有有未讀消息的頻道。跳得太快錯過了什麼?在PC上按住“Alt”並按左箭頭——或者在Mac上按住“Command”並按左方括號——可以回到你上次打開的頻道。
Slack的界面可能看起來有些複雜,但它隱藏着各種實用功能。例如,將鼠標懸停在消息上時可以選擇“稍後處理”,這樣就能把軟件當作數字待辦清單使用。圖片來源:Slack保存待處理消息:懸停在任何消息上方,在彈出的工具欄中找到類似書籤絲帶的圖標。所有以此方式保存的內容會出現在左側邊欄頂部的“稍後處理”區域,形成數字待辦清單。您可將其標記為“已完成”或歸檔以便快速查閲。
追蹤提及消息:在同事們的閒聊中,專門@您的重要請求很容易被淹沒。建議養成定期檢查邊欄頂部“提及與反應”欄的習慣。這裏集中顯示所有提及您的消息,確保不會遺漏任何信息。
“提及與反應”標籤頁位於Slack窗口左上角。圖片來源:Slack一鍵已讀所有消息:若因休假積壓了大量未讀消息,與其徒勞追趕,不如按住“Shift”鍵同時按下“ESC”將所有頻道標記為已讀。瞬間輕鬆!
Windows系統
加速啓動技巧:在Windows 11中查找文件或應用可能令人困擾,不必浪費時間四處點擊。只需打開屏幕底部的開始菜單,直接輸入目標名稱,當結果出現時按回車鍵即可。休斯頓,我們已成功起飛。
點擊開始按鈕後,搜索欄將出現在屏幕中央。圖片來源:微軟快速訪問應用:將應用固定到屏幕左下角任務欄:右鍵點擊圖標選擇"固定到任務欄"。之後可通過單擊或按住Windows鍵+數字鍵快速啓動(“1"對應最左側固定項,“2"為下一項,依此類推)。
增強剪貼板功能:是否曾因意外覆蓋重要複製內容而懊惱?Windows內置剪貼板管理器可解決此問題。在"設置"中進入"系統”-“剪貼板”,開啓歷史記錄功能。此後按住Windows鍵+“V"即可查看最近25項複製內容。
獲取額外工具:PowerToys是微軟 開發的工具集,提供電腦本應具備的基礎功能,包括快速調整圖片尺寸、無格式粘貼、添加字母特殊符號等。這些免費工具可在Windows應用商店獲取。
MacOS
加速搜索:無需通過啓動台或點擊Finder中的文件夾來搜索應用和文檔,只需點擊屏幕右上角菜單欄中的放大鏡圖標(或按下“Command”加空格鍵)啓動Spotlight搜索。輸入你要找的內容,按“回車”鍵即可打開。
啓動Spotlight後,你可以快速搜索所需的任何文件或應用。圖片來源:蘋果獲得更多屏幕空間:覺得屏幕太擁擠?與其直接購買第二塊顯示器,不如打開“系統偏好設置”,進入“顯示器”選項卡。在這裏,你可以調整顯示尺寸——“更多空間”選項會縮小所有內容,讓你能同時查看多個窗口。如果閲讀小文字有困難,這可能不太理想。但如果你經常在不同應用間切換,這簡直是救星。想要更多空間,可以回到“偏好設置”,找到“程序塢與菜單欄”選項卡,勾選“自動隱藏和顯示程序塢”。現在,程序塢只會在鼠標移到其原位置時才會出現。
谷歌瀏覽器
找回關閉的標籤頁:不小心關閉了標籤頁?按住“Ctrl”和“Shift”鍵(Mac上是Command-Shift-T),再按“T”鍵即可重新打開。剛關閉的標籤頁會立即恢復,比查看歷史記錄快多了。
快速創建文檔:要新建一個Google文檔,只需在地址欄輸入“docs.new”即可。同樣適用於Google表格(輸入“sheets.new”)、Google Meet(輸入“meet.new”)甚至Adobe Photoshop(輸入“photoshop.new”)。
Zoom
簡化邀請流程:是否曾在Zoom會議開始後苦等同事,結果發現根本沒發邀請?在設置菜單勾選"會議開始時自動複製邀請鏈接”,今後就能快速補救。啓動會議時,邀請鏈接會自動複製,可隨時粘貼到聊天軟件或郵件中。
Zoom"設置"菜單裏藏着許多實用功能圖片來源:Zoom隱藏自我視圖:會議室不裝鏡子是有道理的——看到自己容易分心。Zoom默認會顯示本人畫面,可通過設置→視頻→勾選"隱藏自我視圖"關閉。現在只有其他參會者能看到你了。如需臨時檢查光線或攝像頭角度(比如避免拍到未整理的牀鋪),右鍵點擊任意參會者畫面選擇"顯示自我視圖”,查看後記得再次關閉。
如果進入會議前忘記關閉自我視圖,只需在視頻畫面角落找到三個點,點擊即可選擇“隱藏自我視圖”。圖片來源:Zoom### Microsoft Word
語音轉文字功能:有需要轉換成文字的錄音嗎?使用Microsoft Word即可。只需點擊文檔上方主工具欄(微軟稱之為“功能區”)中“聽寫”按鈕下方的小箭頭,選擇“轉錄”。上傳任意音頻文件,稍等片刻,文字轉錄稿就完成了。轉錄結果可能不夠完美,但修改現有文本總比從頭開始打字輕鬆得多。注意:該功能僅限Windows和網頁版Word,Mac版本暫不支持。
Microsoft Teams
快速跳轉功能:PC端按住“Ctrl+E”,Mac端按住“Command+E”可快速跳轉至搜索欄。在這裏不僅能搜索消息,還能通過斜槓鍵觸發各種命令。例如輸入“/away”將狀態設為離開;“/mentions”顯示被@的歷史記錄;輸入“/call+人名”可直接呼叫對方。
在Microsoft Teams窗口頂部找到放大鏡圖標的搜索欄,既可搜索消息,也能通過輸入“/away”等指令更改狀態。照片:微軟限制消息提醒:通知太多?前往“設置”然後選擇“通知”,將提醒選項從“所有活動”改為“提及和回覆”。在這裏你還可以關閉郵件通知,避免浪費時間刪除那些Teams應用內已顯示過的消息通知郵件。
傳統待辦清單的讚歌
從古至今,簡單的紙質清單既加速了採購雜貨等日常事務,也承載過《十誡》和《美國憲法》這般厚重的綱領。雖然你可以用Trello、Asana等數字工具創建待辦項,但鮮有能媲美手寫清單的滿足感。以下是四位高管如何運用這一古老工具兼顧效率與責任。
### Kindbody首席營銷官 Joy Altimare
“我的Moleskin計劃本讓我保持條理,還收藏着從報刊上摘錄的靈感。不必擔心繫統更新會抹去我的思考軌跡、動力源泉和行動記錄,這感覺很棒。”
### 西南偏南大會聯合主席兼首席內容官 Hugh Forrest
“我用Mead作文本記錄一切:每日待辦事項、會議筆記、隨機頭腦風暴。用筆和紙互動的過程讓我感受到進展,並最終完成。”
### StockX首席營銷官Deena Bahri
“我桌上始終放着一本StockX小記事本,非常享受在一天中不斷添加又劃掉事項的過程。新的一天就是新的一頁,即使有未完成事項需要結轉,也總能重新開始。”
### Beats By Dre首席營銷官Chris Thorne
“家裏的白板幫助我解決試圖攻克的大問題,迫使我時刻牢記。隨着問題解決或我兒子擦掉內容——無論哪個先發生,白板都會更新!”
——根據Rae Witte的採訪編輯整理
給康復中工作狂的4本海灘讀物
你已設法提高效率並提早下班。然後呢?如果難以徹底放鬆,不妨讀讀這些2023年新書。四本書都旨在幫你重新思考時間分配、尋找新出口並改變心態。
### 1. Jenny Odell所著《節約時間》
《如何無所事事》(2019年)的作者讓我們重新思考對每日時間的態度,最終幫助更好地把握當下。
### 2. 裏克·魯賓的《創造行為:一種存在方式》
這位曾為威瑟樂隊和Jay-Z等風格迥異藝人打造熱門單曲的製作人,將帶你走進他天馬行空的創作世界。合上書頁時,你必將靈感滿溢。
### 3. 格洛麗亞·馬克的《注意力跨度》
多數人都明白我們過度沉迷屏幕。本書不僅提供了理解這種危害的新框架,更給出瞭解決方案。
### 4. 亞當·奧特的《突破的解剖》
困於現狀的人們將從輕鬆的科研結論中找到多條前進路徑,更有眾多一線名人的軼事錦上添花。
本文節選自2023年6月10日刊《效率越高,放鬆越早》。