如何在辦公室中比任何人都更高效地使用Gmail（以及Slack和Zoom）：19個簡單快捷方式 - 《華爾街日報》

Justin Pot

2023-06-09

正如科幻作家亞瑟·C·克拉克的名言，任何足夠先進的科技都與魔法無異。難怪你那些精通技術的同事總像魔法師般令人驚歎。我説的就是那些鎮定自若的人——他們能在爭論中瞬間調出證明自己正確的文件、郵件或聊天記錄，同時還能與質疑者保持眼神交鋒。

好消息是：你的工作電腦及其運行的軟件並非真正的魔法。計算機只是工具。和所有工具一樣，通過知識和練習就能駕輕就熟。那些讓你自愧不如的同事以獵豹般的速度完成的操作，其實大多簡單易學。但前提是，你必須敢於探索數字工作站最令人卻步的領域：設置菜單。

如果面對名稱晦澀的文件夾和神秘的功能開關令你望而生畏，請關注積極面。只要咬牙完成幾次設置調整，再掌握幾個精選快捷鍵，你就能像辦公室裏任何一隻"獵豹"那樣高效工作。這樣你就能騰出更多時間，在今年夏天做真正重要的事——比如徹底放空。以下是八款常用複雜軟件的高效使用指南。

探索與嘗試調整特定設置並掌握快捷鍵後，你的電腦操作會變得簡單許多。插圖：傑克·理查森### Gmail

避免重複勞動：別再一遍又一遍從頭編寫完全相同的郵件或某個版本的郵件。點擊右上角的齒輪圖標打開Gmail設置，然後選擇“查看所有設置”選項，找到“高級”標籤。在這裏，你可以啓用“模板”。然後，一旦你寫好了一封草稿，就可以將其保存為模板。找到三個點的圖標（在“發送”按鈕的右側），懸停在“模板”上並點擊“將草稿保存為模板”。這也是你以後需要使用模板時找到它們的地方。

節省時間：如果你學會了鍵盤快捷鍵，Gmail的一切操作都會更快，你可以在Gmail的“常規”設置菜單中啓用這些快捷鍵。一旦開啓了快捷鍵，你可以僅用“J”（跳到下一條消息）和“K”（返回）在收件箱中快速瀏覽郵件，並用“E”歸檔已打開的消息。更棒的是：如果你開啓了“自動前進”功能（位於“高級”標籤下），每次你歸檔一封郵件時，會立即看到下一條消息，讓你快速達到收件箱清零。

Slack

快速瀏覽頻道：左側邊欄中，有未讀消息的頻道會加粗顯示。你可以逐個點擊這些頻道來打開它們。或者，你可以使用快捷鍵。在PC上，按住“Alt”和“Shift”，然後使用上下箭頭快速在對話間跳轉。（在Mac上是“Option”和“Shift”。）這樣，你可以快速瀏覽工作區中所有有未讀消息的頻道。跳得太快錯過了什麼？在PC上按住“Alt”並按左箭頭——或者在Mac上按住“Command”並按左方括號——可以回到你上次打開的頻道。

Slack的界面可能看起來有些複雜，但它隱藏着各種實用功能。例如，將鼠標懸停在消息上時可以選擇“稍後處理”，這樣就能把軟件當作數字待辦清單使用。圖片來源：Slack保存待處理消息：懸停在任何消息上方，在彈出的工具欄中找到類似書籤絲帶的圖標。所有以此方式保存的內容會出現在左側邊欄頂部的“稍後處理”區域，形成數字待辦清單。您可將其標記為“已完成”或歸檔以便快速查閲。

追蹤提及消息：在同事們的閒聊中，專門@您的重要請求很容易被淹沒。建議養成定期檢查邊欄頂部“提及與反應”欄的習慣。這裏集中顯示所有提及您的消息，確保不會遺漏任何信息。

“提及與反應”標籤頁位於Slack窗口左上角。圖片來源：Slack一鍵已讀所有消息：若因休假積壓了大量未讀消息，與其徒勞追趕，不如按住“Shift”鍵同時按下“ESC”將所有頻道標記為已讀。瞬間輕鬆！

Windows系統

加速啓動技巧：在Windows 11中查找文件或應用可能令人困擾，不必浪費時間四處點擊。只需打開屏幕底部的開始菜單，直接輸入目標名稱，當結果出現時按回車鍵即可。休斯頓，我們已成功起飛。

點擊開始按鈕後，搜索欄將出現在屏幕中央。圖片來源：微軟快速訪問應用：將應用固定到屏幕左下角任務欄：右鍵點擊圖標選擇"固定到任務欄"。之後可通過單擊或按住Windows鍵+數字鍵快速啓動（“1"對應最左側固定項，“2"為下一項，依此類推）。

增強剪貼板功能：是否曾因意外覆蓋重要複製內容而懊惱？Windows內置剪貼板管理器可解決此問題。在"設置"中進入"系統”-“剪貼板”，開啓歷史記錄功能。此後按住Windows鍵+“V"即可查看最近25項複製內容。

獲取額外工具：PowerToys是微軟開發的工具集，提供電腦本應具備的基礎功能，包括快速調整圖片尺寸、無格式粘貼、添加字母特殊符號等。這些免費工具可在Windows應用商店獲取。

MacOS

加速搜索：無需通過啓動台或點擊Finder中的文件夾來搜索應用和文檔，只需點擊屏幕右上角菜單欄中的放大鏡圖標（或按下“Command”加空格鍵）啓動Spotlight搜索。輸入你要找的內容，按“回車”鍵即可打開。

啓動Spotlight後，你可以快速搜索所需的任何文件或應用。圖片來源：蘋果獲得更多屏幕空間：覺得屏幕太擁擠？與其直接購買第二塊顯示器，不如打開“系統偏好設置”，進入“顯示器”選項卡。在這裏，你可以調整顯示尺寸——“更多空間”選項會縮小所有內容，讓你能同時查看多個窗口。如果閲讀小文字有困難，這可能不太理想。但如果你經常在不同應用間切換，這簡直是救星。想要更多空間，可以回到“偏好設置”，找到“程序塢與菜單欄”選項卡，勾選“自動隱藏和顯示程序塢”。現在，程序塢只會在鼠標移到其原位置時才會出現。

谷歌瀏覽器

找回關閉的標籤頁：不小心關閉了標籤頁？按住“Ctrl”和“Shift”鍵（Mac上是Command-Shift-T），再按“T”鍵即可重新打開。剛關閉的標籤頁會立即恢復，比查看歷史記錄快多了。

快速創建文檔：要新建一個Google文檔，只需在地址欄輸入“docs.new”即可。同樣適用於Google表格（輸入“sheets.new”）、Google Meet（輸入“meet.new”）甚至Adobe Photoshop（輸入“photoshop.new”）。

Zoom

簡化邀請流程：是否曾在Zoom會議開始後苦等同事，結果發現根本沒發邀請？在設置菜單勾選"會議開始時自動複製邀請鏈接”，今後就能快速補救。啓動會議時，邀請鏈接會自動複製，可隨時粘貼到聊天軟件或郵件中。

Zoom"設置"菜單裏藏着許多實用功能圖片來源：Zoom隱藏自我視圖：會議室不裝鏡子是有道理的——看到自己容易分心。Zoom默認會顯示本人畫面，可通過設置→視頻→勾選"隱藏自我視圖"關閉。現在只有其他參會者能看到你了。如需臨時檢查光線或攝像頭角度（比如避免拍到未整理的牀鋪），右鍵點擊任意參會者畫面選擇"顯示自我視圖”，查看後記得再次關閉。

如果進入會議前忘記關閉自我視圖，只需在視頻畫面角落找到三個點，點擊即可選擇“隱藏自我視圖”。圖片來源：Zoom### Microsoft Word

語音轉文字功能：有需要轉換成文字的錄音嗎？使用Microsoft Word即可。只需點擊文檔上方主工具欄（微軟稱之為“功能區”）中“聽寫”按鈕下方的小箭頭，選擇“轉錄”。上傳任意音頻文件，稍等片刻，文字轉錄稿就完成了。轉錄結果可能不夠完美，但修改現有文本總比從頭開始打字輕鬆得多。注意：該功能僅限Windows和網頁版Word，Mac版本暫不支持。

Microsoft Teams

快速跳轉功能：PC端按住“Ctrl+E”，Mac端按住“Command+E”可快速跳轉至搜索欄。在這裏不僅能搜索消息，還能通過斜槓鍵觸發各種命令。例如輸入“/away”將狀態設為離開；“/mentions”顯示被@的歷史記錄；輸入“/call+人名”可直接呼叫對方。

在Microsoft Teams窗口頂部找到放大鏡圖標的搜索欄，既可搜索消息，也能通過輸入“/away”等指令更改狀態。照片：微軟限制消息提醒：通知太多？前往“設置”然後選擇“通知”，將提醒選項從“所有活動”改為“提及和回覆”。在這裏你還可以關閉郵件通知，避免浪費時間刪除那些Teams應用內已顯示過的消息通知郵件。