《華爾街日報》：提升在線會議效果的六種方法，讓會議更精彩、互動性更強

Niina Nurmi

2024-02-16

如果你曾在視頻會議中強忍哈欠，別對自己太苛刻。大多數虛擬會議缺乏足夠的刺激性來保持人們的警覺。

這不僅是道聽途説或我們直覺感受到的現象。一項針對兩家跨國企業數百場線上線下會議的研究顯示，由於線上會議未能有效調動參與度——規模過大、耗時過長、單向灌輸多而互動少——許多人會打瞌睡或走神，導致工作效率大幅降低。

總體而言，參與者反饋虛擬會議的睏倦程度比面對面會議高出28%。

其他研究者也得出了相似結論：面對面交流能通過增強眼神接觸、面部信息處理和人際神經活動同步性，更有效地激活大腦。

我們的研究提出了重構遠程會議的策略，將重點從數量轉向質量——這是創建更高效且有益認知健康的工作環境的關鍵一步。

以下是讓虛擬會議更具吸引力並緩解Zoom疲勞"的幾種方法：

在許多工作場所，遠程會議已淪為信息通報的渠道，而非決策制定或思想碰撞的平台。這種模式導致會議變得乏味：我們的研究表明，被動參與會議會讓人昏昏欲睡，並使會後認知能力下降21%，嚴重影響工作效率。

避免枯燥信息轟炸的方法之一，是提前共享會議材料——這樣人們可以按照自己的節奏預先閲讀，而不必被動聆聽演示。這有助於將會議重點轉向互動討論，而非耗時費力的幻燈片演示和單向講解。同時，參會者也能提前消化材料，從而開展更具深度和協作性的討論。

試想一個戰略規劃會議場景。組織者可在會前分發上年度績效報告、戰略草案初稿及核心討論問題清單。鼓勵參與者預先研讀材料，帶着見解、問題和建議參會。這樣才能實現有準備的主動參與。

會前共享信息可避免枯燥的演示環節插圖：Zohar Lazar### 控制會議規模

防止參會者淪為被動旁觀者的另一要訣是精簡遠程會議人數。與其讓全員列席獲取信息，不如僅邀請核心成員參與，這樣能獲得最佳參與度與會議成效。事實上，研究顯示小規模團隊在協作解決問題方面通常優於大型團隊。

假設一個團隊為產品開發項目舉行每週例會，目的是跟蹤進度、解決問題並規劃下一步。會議只需關鍵團隊成員——如首席開發人員和工程師——進行進度彙報。在關鍵階段，高層管理代表或利益相關者可以參與，提供戰略意見。無需讓更多可能無實質性貢獻的人擠滿會議。

管理遠程會議的時長和結構以保持其高效性至關重要。我們的研究表明，人們通常在10分鐘內開始感到睏倦，30分鐘後睡意會顯著增加。

為保持參與度，會議應簡短、活躍幷包含討論環節，這樣人們才有理由積極參與而非被動傾聽。冗長的獨白或直接照讀幻燈片會讓人沮喪並導致注意力分散。被動聆聽長篇大論會使人遊離和睏倦。這種缺乏參與的情況導致睡意比鼓勵主動參與的會議增加了19%。

如果人們覺得會議與自己無關，他們可能會開始查看郵件或做其他事情，尤其是在攝像頭關閉的情況下。我們研究中，當參與者感到脱離——認為會議內容不需要他們投入時——他們進行多任務處理的概率增加了43%。當參與者看到經理同時處理多項任務時，他們自身的多任務行為會提升30%。

虛擬分組討論等互動元素有助於保持專注。插圖：佐哈爾·拉扎爾一項最新研究同時表明，頻繁的媒體多任務處理會加劇注意力分散和記憶問題。因此多任務操作具有雙重打擊：它降低參會者在會議中積極發言的可能性，並削弱他們在其他任務中的表現效率。

當然，最簡單的解決方法是直接要求人們不要多任務處理。為便於落實這一要求，可採用我們先前建議的策略：在會議中設置聊天室或分組討論等互動環節，以促進積極參與並幫助維持專注度。

在面對面交流中，面部表情等非語言線索對傳遞反饋至關重要。它們既能展示參與者的投入狀態和積極傾聽態度，也有助於解讀他人的想法、反應和意圖。若缺乏這些信號，人們會感到孤立並喪失共同體驗感。

因此，當視頻會議界面滿是關閉攝像頭的黑色方框時，會議效果可能極其糟糕。我們的數據分析顯示，與開啓攝像頭相比，當參會者關閉攝像頭時，會議參與度和警覺水平會下降23%。

應對這一問題的最佳方式是在虛擬會議期間保持攝像頭開啓，這樣發言者就能獲得非語言反饋——這是僅顯示姓名首字母的黑框無法實現的。同樣，反應表情符號能快速非語言地表達情緒，研究表明它們有助於彌補線下交流中缺失的社交線索。“舉手"功能也可作為提示信號，既能表明發言意願又不會打斷講話者。

凝視自己的影像會分散注意力並加劇自我意識。人們會過度關注自身形象和行為，從而產生焦慮和分心。這會破壞線上會議效果，當注意力從討論轉移時，有效參與能力也隨之下降。

關閉攝像頭或許能緩解，但其他參會者將失去視覺交流。解決方案是：利用虛擬會議軟件的功能僅隱藏自己的畫面（多數平台支持此設置），這樣既保持他人可見性，又能避免因自我形象產生的干擾或焦慮。

妮娜·努爾米是芬蘭阿爾託大學理工學院組織設計與領導力助理教授，薩圖·帕卡里寧作為芬蘭職業健康研究所首席研究員參與本文撰寫。聯繫方式：[email protected]。