《華爾街日報》：提升工作效率且避免過勞的13個科技技巧

科技能幫你規劃日程、專注手頭任務，並在需要時提醒休息。插圖：喬恩·克勞斯我們常因工作節奏過快而精疲力竭，或因拖延症導致效率低下，又或是不斷切換任務而無法專注完成一件事。

無論具體問題為何，科技都能幫我們找到最適合的工作節奏。選擇合適的技術工具及使用策略，能讓我們更高效地管理時間，並在節奏失衡時及時提醒。

根據不同的節奏調整需求，以下是我總結的最有效建議：

當你需要提高效率時

若低效是最大障礙——比如工作速度不足或時間管理不當——科技能幫你制定每日計劃，更高效處理瑣碎任務。例如：

• **設置分時段提醒。**面對冗長的待辦清單容易讓人望而生畏。我改用全設備同步的定時彈窗提醒，無論是重要事項（“審核年報數據表”）還是瑣事（“在登機包放AirTag”）。蘋果"提醒事項"、微軟To Do和Google Keep等工具都具備類似功能。

由於我的提醒現在全天候送達，我很少陷入長時間走神或拖延的狀態；如果提醒在我並未忙於有用之事時到來，我就會處理突然出現的任務。而若在通話或深思時收到提醒，我只需點擊“稍後提醒”按鈕將其延後。

• **使用基於位置的提醒。**除了定時提醒外，我還依賴基於位置的提示，在特定地點給我分配任務。只需對着手機説出指令，加上商家名稱或地址即可，例如：“當我到達花旗銀行主街分行時，提醒我更新工資信息”，或是“當我抵達Acme診斷實驗室時，提醒我起草關於最新營銷活動的備忘錄”（這是在候診室高效利用時間的絕佳方式）。

• **將工作日遊戲化。**如果你受積分或獎勵驅動，可以用專業任務管理應用將效率變成遊戲。例如Todoist設有因果點數，完成任務即可累積，讓你從“新手”晉升至“大師”等級（類似計步器的激勵原理）。若想完全沉浸於遊戲體驗，Habitica這款網頁和移動應用能將待辦清單轉化為角色扮演遊戲——完成任務即可升級並獲得虛擬獎勵。

• **在電量不足時處理厭惡的任務。**有人喜歡效仿馬克·吐温的思維儘早解決最討厭的工作：“如果必須吞下一隻青蛙，最好清晨第一件事就做。”而我選擇將“青蛙”留到設備電量僅剩10%-20%時，此時虛擬的牆壁已逼至身後。用筆記本續航時間作為硬性截止點能製造緊迫感，並讓我確信處理發票或積壓郵件等痛苦事務的折磨終會結束。

• 用日曆征服時間。 雖然一些效率專家不建議將任務填滿日曆，但我發現將特定類型的工作直接安排進日曆很有幫助，這樣我能明確知道何時處理有嚴格截止日期的任務，並制定計劃如何有效利用精力容易下降的時間段。比如，我可能會在每天上午11點到中午標記為處理郵件的時間，或每週五下午安排財務相關任務。

當你需要專注時

如果你最大的節奏障礙是干擾或分心，技術可以幫助你保持注意力，專注於一項具有挑戰性的任務。例如：

• 在計劃的工作時間段內增加專注時間。 選擇一些時段進行更深入的工作，比如將每天的前兩小時保留用於寫作或數據分析。你可以使用專注設置（Mac系統）或在專注助手（Windows系統）下創建規則，以觸發勿擾模式或其他有助於集中注意力的提示（如改變屏幕亮度或播放你喜歡的工作音樂）。

• 設置定時獲取郵件。 即使關閉郵件通知，全天候查看郵箱仍可能成為習慣，導致專注力不斷被打斷。與其讓郵箱保持“推送”模式（新消息隨時湧入收件箱），不如將郵件應用設為“獲取”模式（通常在郵件應用或賬户設置中可找到此選項）。在此模式下，只有當你主動刷新收件箱或按預設時間表時才會看到新郵件。另一種方法是連續數小時退出郵件和短信程序，確保注意力集中在需要深度投入的複雜任務上（同時需調整通知設置，即使關閉郵件應用也不會收到新消息提醒）。

• 使用番茄鍾進行間歇工作。 若明確的時間段比全天開放更能提升你的專注效率，可嘗試採用番茄工作法計時器（該方法得名於最初使用的番茄形狀廚房計時器）。設定25分鐘工作時段，鈴聲響起後休息5分鐘（多數番茄鍾應用會自動計時休息時間）。每兩小時後延長休息至20-30分鐘。可根據個人最佳狀態靈活調整工作與休息時長。

需要減速時

有時工作節奏管理最大的難點在於記得適時停止。若你難以主動減速，不妨用技術手段強制剎車。具體方法如下：

• 關閉網絡。 像對待一個不守規矩的青少年一樣對待你內心的工作狂，設置家庭Wi-Fi每晚在特定時間自動關閉。如果你想保持電視的網絡連接以便在Wi-Fi關閉後仍能觀看喜歡的流媒體節目，可以使用路由器上的家長控制功能，為需要始終保持連接的設備（如電視或智能燈開關）創建一個單獨的“成人”配置文件，而只需切斷筆記本電腦和手機的網絡。

• 運行系統更新。 當電腦提示你應用最新更新時，很容易想要推遲，因為更新過程通常需要重啓電腦，並可能使電腦在10到20分鐘內無法使用。因此，將這些更新提示視為一個黃金機會——不，視之為強制命令！——在晚上停止工作，開始更新過程，然後離開，這樣你的電腦可以整夜更新，而你也可以休息一晚。

• 創建一個週末分身。 另一種關閉工作的方法是創建電腦上的不同視圖（在Windows機器上稱為桌面，在Mac上稱為空間）以用於不同的活動。本質上，你將打開的文檔或應用程序分組到不同的視圖中，並根據當前想要做的事情切換視圖。你可以創建一個視圖，包含工作郵件、正在製作的幻燈片和季度報告的草稿；另一個下班後的桌面可以在網絡瀏覽器中加載Netflix，並在文字處理器中打開你正在寫的小説。

• 擁抱預約式電視。在錄像機、個人視頻錄像機和流媒體出現前的舊時光裏，人們有時會為了趕回家看最愛的節目而在特定時間停下工作。你可以通過參與與劇集相關的在線聊天來重現那些日子；如果你知道其他粉絲會在觀看時發帖到Threads或Facebook，這會激勵你同時觀看（併發帖）。

• 重新思考你的自動回覆。終於準備好真正休假了嗎？通過起草一個不承諾處理積壓工作的休假自動回覆，給未來的自己最好的禮物。相反，設置你的自動回覆，告訴聯繫人你何時回到辦公室，並請他們那時再聯繫。

亞歷山德拉·塞繆爾是一位技術研究員，也是《遠程公司：如何無論身在何處都能在工作中茁壯成長》的合著者。她的聯繫方式是[email protected]。