能多管齊下的數碼方案:看AI如何解決零售業務痛點 | 聯合早報
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從困難重重到生活迴歸正軌
夫妻檔麥克·樂勤和蕭麗玉2018年創立線上品牌樂勤珠寶(LeCaine Gems),專門定製實驗室培育的鑽石戒指,隨着需求增加,2020年在美年徑(Millenia Walk)開設實體店。
雖然收入倍增,但行政工作和庫存整合變得異常艱鉅,蕭麗玉回憶起實體店開業的首半年道:“就連開發票都是‘困難重重’,我們80%的銷售來自定製首飾訂單,系統卻跟不上我們客製化的需求。”除了客服,她還得處理營銷和行政事務,“等我下班回家,孩子都睡着了”,錯過寶貴的親子時光。
不過,自從去年採用具備人工智能(AI)功能的新智能系統後,他們的生活總算歸回正常,蕭麗玉笑説:“每個週末終於能陪伴孩子們,還有時間為他們下廚,也不用擔心員工一直來電求助!”
有AI助力 事半功倍
令夫妻檔最滿意的是,新的零售點系統有AI功能,起到兩大重要作用:不僅精確掌握客户和業績數據,也可預測未來市場趨勢和制定銷售目標;它還能及時提醒補貨,讓這些繁瑣的工作精準度大為提升。
他們能為員工設定更現實的銷售績效指標,多虧了AI助公司詳細分析過去的交易記錄、季節性變化和每月的暢銷產品,預測市場趨勢和銷售目標。麥克指出:“以前,指標的準確率只有50%,有了AI相助,現在已提升至80%。而且只需幾分鐘就能搞定,以前還需花上幾天的時間。”
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“員工能夠更實際地達到業績目標,對自己的工作能力也更有信心。這不僅讓他們感到滿意,作為僱主的我們也更高興。”蕭麗玉補充道,這提高員工職場滿意度,也減少了員工流失的風險——沒想到AI間接解決了零售業中的另一大挑戰:人力資源短缺問題。
樂勤夫婦表示,有AI分析的幫助,他們能在更短時間內調整商業策略,制定更現實的銷售目標,並有更多時間傳授員工(左)珠寶和客服知識。(圖/新報業媒體)
系統升級 公司上下“怨聲”變讚揚
新的零售點系統不僅可以同步記錄銷量和庫存,還能無縫接收在線訂單,並將銷售數據同步到會計軟件中,取代了多個人工流程,行政效率大幅提升。
麥克表示滿意:“如今銷量記錄和庫存盤點的誤差大為減少。過去我只依賴Excel,而現在靠系統提供更準確的銷量預測,補貨準確率提升了50%至60%,減少了庫存過剩造成的浪費,節省了20%的成本。”麥克回憶起過去每週都得人工盤點庫存,其中包括未鑲崁的鑽石或戒指等小物件,他和員工都叫苦連天。“耗神耗時,也較多人為失誤!”
談到現在盤點庫存所需時間,員工張麗霞分享道:“節省了近70%時間!”張麗霞入職時是實習生,與公司一同成長,如今已升任設計師。最初,她也曾對人工智能功能的準確性表示擔心,不過AI的分析給予更精確的預測,讓她讚不絕口。
讓公司10名員工最滿意的是,他們再也無需擔心因發票問題而影響公司形象,也有更多時間學習更多珠寶、服務相關的知識。”蕭麗玉説:“發票相關失誤減少了90%,我們因此能投入更多時間為客户提供更加細緻的服務。”
麥克(右)笑説,他以往常向妻子抱怨點算商品耗神耗時,沒想到有了新系統,現在所花的時間一半都不到。(圖/新報業媒體)
經歷數碼化摸索期 夫妻:能“早知道”就好了
樂勤珠寶還使用了客户關係管理和數碼營銷等數碼化系統,來增強客户參與度和銷售,蕭麗玉大讚這些高效系統也更省時省力。
在順境前,公司經歷了一段數碼化“摸索期”,當時選用一個眼高手低的零售點系統供應商。這不僅無法解決原有的問題,反而帶來更多行政障礙,如發票與系統數據出現大誤差、無法及時向客户發送發票,操作系統狀況連連卻求助無門,提取數據也困難重重且錯誤百出。
回想那段“員工老公都怨聲載道”的時期,負責公司數碼化的蕭麗玉心有餘悸。夫妻倆異口同聲説,如果能早點得知資訊通信媒體發展局(IMDA,簡稱資媒局)的“首席科技官數碼諮詢服務”(Chief Technology Officer-as-a-Service,簡稱首席科技官服務),就能及早接觸到人工智能和其他零售業解決方案,還可獲免費的數碼專家諮詢服務,不需繞個大彎,花冤枉錢。
不過,也正是因為員工對那個系統越來越失望,讓他們更快地接受系統更換、全面數碼升級的必要性。這對夫婦檔也不斷鼓勵員工嘗試新科技,再加上順利選擇到更合適系統,並具有更好的系統售後服務,例如提供全面的現場培訓和提供WhatsApp羣聊,以便及時解決操作問題,過渡期也就順利無阻。
展望未來,他們認為數碼化是必然的大趨勢,AI已成為新術語。任何企業有意擴展甚至是生存,都必須搭上數碼化轉型的列車。蕭麗玉認為,不妨抱着開放的態度,向業界夥伴、機構或在線資源求援。

讓更有效的零售業解決方案助你走出困境
由資媒局推出的首席科技官服務,旨在協助本地中小企業便捷地開展數碼化轉型。服務包括提供經批准的零售業數碼解決方案,補貼高達50%。不知從何開始?就儘早報名獲取免費的數碼專家諮詢服務,助你開啓數碼化之旅,告別營運上的煩惱。

及早數碼化:年輕創業者贊很快見回報
乳酪精品店Cheeselads的三位創始人(左起)陳俊澔、李芷瑋和劉瑋良都表示慶幸員工們無需經歷系統改革,因為三人創業初期已嚐盡“未數碼化”的苦頭就決定儘早落實數碼化。(圖/新報業媒體)
不僅是犧牲家庭時間,Cheeselads的聯合創始人劉瑋良回憶道:“最初的一年半,我們就像埋頭苦幹的苦力,除了農曆新年以外,幾乎沒有休息或旅行時間。”
他與好友夫婦檔陳俊澔和李芷瑋,這三個未滿30歲的年輕人在疫情期間創辦了在線乳酪精品店Cheeselads。
創業初期儘管無比辛勞,但他們慶幸公司不需經歷業務擴大後的系統轉型和變更管理上的“陣痛”。數碼解決方案的採納幾乎與聘請全職員工同步,員工一任職就接受新數碼解決方案的培訓,因此避免了大家對系統改革的抗拒心理。
劉瑋良以過來人的經驗説:“數碼化是企業唯一生存法,也是員工必須接受的必經之路。不要猶豫,越早啓動數碼化越好!”
交了“學費”認清是時候改變
劉瑋良(右)透露,員工一入職就得學習如何操作智能零售點系統,不像創始人當初得用紙筆下單、用計算機算乳酪計重的價錢;人為失誤因此減少了九成。(圖/新報業媒體)
陳俊澔也分享道:“我們不懂自己不知道些什麼,只好把罰款當‘學費’,讓我們學會了不少……”
他説,創業之初,沒有外聘全職員工,簡單的小店線上營業,在線訂單、出貨、送貨、存貨、薪酬等是Excel這個基本工具能解決的。
在2022年,他們在惹蘭勿沙開設實體店,業務增加後,庫存單位從雙位數激增至近400種。用Excel處理的工作佔據越來越多的時間,三人幾乎天天工作,儘管如此,劉瑋良還發現道:“人工盤點問題多,貨品不是丟失,就是沒有開單記錄。”
更糟的是,因聘請了全職員工,薪酬和報税等細節都是未曾想過或處理過的。結果,因為少報一些公司税務而被罰款。負責公司財務的陳俊澔説:“那時才知道原來須要做這些事,如今新系統會自動提醒。”
靠數碼化解決運作痛點
不懂自己不知道些什麼,是初創企業一般面臨的考驗。他們曾考慮過外包記賬工作,但費用不菲,就寧可自己摸索處理。經過上網搜索查詢,他們最終採用新的零售點系統、人力資源系統以及自動化會計及銷售管理系統。商家可採用這些由資媒局預先批准的解決方案,並獲得補貼。
原本需兩三天才能完成的人力資源相關行政工作,陳俊澔指出現在僅需幾分鐘,讓他最滿意的是系統會自動提醒他及時報税等細節。有了新的零售點系統,點餐、進單備菜、庫存更新、銷量預期等都在一指鍵盤間。劉瑋良説:“我們以克重來售賣乳酪,稱重機現在連接到系統,盤點庫存時的誤差率不到5%,採購頻率和數量更準確了。”
此外,過去有發票遺失的情況,因此必須複查計算,每個月也需花一週的時間整理記錄不詳盡的交易。現在會計工作輕鬆多了,零售點系統自動把銷售數據同步到會計軟件裏。
李芷瑋強調,許多小企業擔心數碼系統的初始成本,也擔心後續申請政府補貼太麻煩,需要花費很多時間。但她鼓勵小企業主放膽嘗試:“不要害怕猶豫;這些數碼系統用了我們20%的資本,但我們很快在兩個月內看到回報。”
陳俊澔也贊同道:“首先要克服對變革的抗拒。政府提供了各種補助,你無須擔心,只要申請,有補貼就要敢敢拿!”
數碼化的諸多優點促使他們考慮採用更多適用於零售業的智能系統,並嘗試向專家尋求建議,打破“不瞭解自己所不知的”循環,持續優化零售業務流程。
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【本文由資訊通信媒體發展局呈獻】
